Besser man weiß, welche IT-Assets im Haus sind Automatisches Re-Harvesting von Lizenzen spart enorm

Ob für kurze Projekte oder einzelne Spezialaufträge – Software wird in Unternehmen oft sehr kurzfristig eingesetzt. Doch was geschieht mit den Lizenzen, wenn die Produkte nicht mehr benötigt werden? Dann bleiben Anwendungen oft ungenutzt auf den Rechnern zurück, die Lizenzen sind aber vergeben und die Wartung wird fortgesetzt.

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Die These: Gelingt es, ungenutzte Software zu identifizieren, lassen sich durch eine Neuverteilung enorme Kosten einsparen. Im Englischen spricht man dabei vom “Re-Harvesting” der Software: Lizenzen werden hinsichtlich ihrer Nutzung überprüft, wenn möglich, wieder freigegeben und bei Bedarf neu vergeben.

Damit lässt sich der Verwendung von Softwarelizenzen innerhalb eines Unternehmens deutlich effizienter gestalten. Wie in jedem gutem Haushalt bleibt so auch in der IT nichts ungenutzt, alle Assets werden genutzt und wenn möglich wiederverwendet.

Eine solche Um- oder Neuverteilung von IT-Assets wird häufig noch manuell und im Rahmen entsprechender Projekte durchgeführt, bei denen das besondere Augenmerk auf kostenintensive Anwendungen liegt. Grundsätzlich verläuft das Re-Harvesting jedoch in fünf Schritten:

Schritt 1: Lizenznutzung erfassen

Kann die genutzte Software nicht erfasst werden, lässt sich auch der tatsächliche Bedarf an Lizenzen nicht ermitteln und entsprechend reduzieren. Zunächst ist deshalb eine detaillierte Bestandsaufnahme für ein wirkliches Software Asset Management (SAM) notwendig. Nur dadurch erhält man den nötigen Überblick, wer wo und auf welchen Geräten über eine Softwarelizenz verfügt.

Eine Softwarelizenzierung ist komplex. Anbieter bieten in der Regel mehr als nur einen Lizenzierungstyp an. Zu den gängigsten Typen für Endanwender-Software zählen die gerätebasierte oder die nutzungsbasierte Lizenzierung. Bei einer gerätebasierten Lizenz sollte auch der Nutzer des Geräts erkannt werden können. Bei einer nutzungsbasierten Lizenzierung sollte es wiederum möglich sein, das Gerät, auf dem die Anwendung genutzt wird, zu ermitteln.

Schritt 2: Nutzung messen

Sind die vergebenen geräte- und nutzungsbasierten Lizenzen bekannt, gilt es herauszufinden welcher Kandidat für eine Um- oder Neuverteilung (überhaupt) in Frage kommt.

Üblicherweise werden Anwendungen, die in einem bestimmten Zeitraum– in der Regel 90 Tage genutzt wurden, ausgeschlossen. Die festgelegte Zeitspanne hängt jedoch immer auch von der Anwendung selbst ab. Auch sollten personelle Auszeiten wie Elternzeit, Sabbaticals & Co. berücksichtigt werden, um unschöne Überraschungen auf Mitarbeiterseite zu vermeiden.

Schritt 3: Nutzer auswählen und benachrichtigen

In manchen Unternehmen mit einer „autoritären“ IT werden Anwendungen von einem Rechner schlichtweg deinstalliert, wenn sie nicht mehr genutzt werden. In der Realität empfiehlt es sich jedoch, mit dem Endnutzer über eine Deinstallation Rücksprache zu halten. In vielen Fällen reicht dabei oft schon eine E-Mail an die betroffenen Mitarbeiter. Dabei kann oft sehr schnell geklärt werden, ob die Anwendung in Zukunft noch gebraucht wird.

Schritt 4: Deinstallation der Software durch Deployment Administratoren

Nach diesen drei Schritten haben Unternehmen einen guten Überblick an welchen Geräten oder bei welchen Endanwendern ein Re-Harvesting durchgeführt werden kann. Die für die Software-Implementierung zuständigen Administratoren erhalten eine Aufstellung über die nicht-genutzten Anwendungen um die Deinstallation vorzunehmen. Eine enge Absprache untereinander lässt zudem genügend Zeit, um Prioritäten zu setzen, den Arbeitsaufwand der IT zu minimieren, Abläufe zu terminieren und den Geschäftsbetrieb so wenig wie möglich zu stören.

Schritt 5: Ergebnisse überprüfen

Um den Erfolg und die Auswirkungen des Re-Harvesting zu ermitteln, sollte jede Aktion im Nachgang genau betrachtet werden. Systeme für das Software Asset Management zeigen, inwieweit der Verbrauch von Lizenzen reduziert werden konnte und welche Kostenersparnis damit verbunden ist.

SAM ist keine Insellösung

Auf den ersten Blick scheinen diese Schritte auf der Hand zu liegen. Dem traditionellen, manuell durchgeführten Ansatz fehlen jedoch eine effiziente Datenerhebung der Nutzer sowie eine entsprechende Koordination mit dem Software Deployment Team. Zudem basiert das Vorgehen auf vielen Einzelaufgaben, die von der IT koordiniert werden müssen. Wird das Re-Harvesting manuell durchgeführt, erlaubt der immense Arbeits- und Zeitaufwand maximal eine Überprüfung pro Jahr – die Chance kontinuierlich Kosten zu sparen wird damit verpasst.

Ein isoliertes, als Insellösung arbeitendes SAM-Systemreicht nicht aus. Damit Re-Harvesting von effektiv ist, muss SAM in ein umfassendes Programm für Softwarelizenzoptimierung integriert sein, um einen nahtlosen Austausch mit Software-Deployment-Systemen zu ermöglichen und die Interaktion mit dem Endanwender zu automatisieren. Damit ist die Neu- und Umverteilung von ungenutzter Software nicht mehr nur eine Reihe von Aufgaben, sondern wird fest in die IT-Strategie als kontinuierlicher Prozess verankert.

Die fünf Schritte des Re-Harvesting bleiben dabei im Kern bestehen. Ihre Automatisierung bringt die Umverteilung jedoch auf ein völlig neues Effizienz-Level. Eine automatisierte Lösung zur Neu- und Umverteilung von Software-Assets ist durch folgende Eckpunkte gekennzeichnet:

• Automatisches Überprüfen von Geräten mit Softwarelizenzierungen innerhalb des SAM-Systems, um tatsächliche Nutzung der Anwendung zu ermitteln.

• Automatische Benachrichtigung der Endanwender über ungenutzte Anwendungen sowie Abfrage des weiteren Bedarfs.

• Einfache Feedback-Funktion für Endanwender, um die Lizenz der entsprechenden Anwendung beizubehalten und/oder bei Bedarf in Zukunft neu anzufordern.

• Automatische Deinstallation durch Anbindung an Software Deployment Systeme sowie Monitoring der Ergebnisse.

• Konfiguration von Richtlinien zur Rückforderung von Softwarelizenzen für jede Anwendung, einschließlich Fristen für inaktive Software, zum Beispel 90 Tage, und Frequenz/Häufigkeit von Benachrichtigungen der Endnutzer.

• Softwareprojekte verschlingen bis zu 30 Prozent des gesamten IT-Budgets im Unternehmen. Unternehmen sind daher gut beraten, die Um- und Neuverteilung von nicht genutzten Anwendungen auf Basis von SAM zu automatisieren und in gängige Praktiken zu verwandeln – so lassen sich nicht nur Kosten sparen, sondern auch alle vorhandenen IT-Assets sinnvoll und effizient einsetzen.

* Anton Hofmeier ist Regional Vice President in der Region Deutschland, Österreich und der Schweiz bei Flexera.

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