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Von Aktenbergen zur smarten Justiz Wie Videoprotokolle und Softwareroboter der Justiz das Leben leichter machen

Deutschlands Justizsystem arbeitet am Anschlag. Um Richter*innen, Staatsanwält*innen und Sachbearbeiter*innen wieder mehr Freiraum für ihre eigentlichen Aufgaben zu verschaffen, müssen aufwendige und fehlerträchtige manuelle Vorgänge digitalisiert werden. Umsetzen lässt sich das mithilfe einer Video-Protokollierung von Befragungen und Gerichtsverhandlungen sowie der Automatisierung von Abläufen und mit Softwarerobotern.

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Die Digitalisierung sorgt auch in der Justiz für effizientere Abläufe.
Die Digitalisierung sorgt auch in der Justiz für effizientere Abläufe.
(Bild: Sang Hyun Cho / Pixabay )

Digitalisierung ist nicht nur ein Thema für Unternehmen. Auch die öffentliche Hand setzt verstärkt auf digitale Angebote und Abläufe. Ein Beispiel ist das Finanzamt. Die elektronische Steuererklärung ist bereits seit etlichen Jahren Pflicht. Zudem hat ein beträchtlicher Teil der Kommunen digitale Services eingeführt. Bürger*innen können beispielsweise online ein Auto anmelden oder der Kommunalverwaltung nach einem Umzug die neue Adresse mitteilen.

Auch in der Justiz ist die Digitalisierung ein zentrales Thema. Das hat mehrere Gründe. So soll der Informationsaustausch zwischen den Bürger*innen und Gerichten verstärkt auf digitalem Weg erfolgen. Das ist nicht nur komfortabler. Die Corona-Pandemie hat deutlich gemacht, wie wichtig solche Online-Angebote sind. damit das Rechtswesen auch weiterhin funktioniert - ohne Gesundheitsrisiken für die Beteiligten.

Justiz am Limit

Hinzu kommt, dass Gerichte und Staatsanwaltschaften „am Limit sind“, wie der Deutsche Richterbund formuliert. Das ist darauf zurückzuführen, dass Verfahren wegen der wachsenden Detailtiefe der Gesetze immer aufwendiger werden. Eine Folge ist, dass die Zahl der eingestellten Verfahren in den letzten zehn drastisch zugenommen hat. Hinzu kommt, dass bis 2030 an die 41 Prozent der Richter*innen und Staatsanwält*innen in den Ruhestand gehen. Wegen der hohen Arbeitsbelastung und des vergleichsweise geringen Gehalts fehlt es jedoch an Nachwuchs.

Daher ist es notwendig, Mitarbeiter in der Justiz so weit wie möglich zu entlasten. Erste Schritte in diese Richtung sind die elektronische Akte (E-Akte) und digitale Archive statt Aktenordnern und Blattsammlungen. Diese Ansätze ermöglichen es Richter*innen, Staatsanwält*innen und Rechtspfleger*innen, schnell und effizient Dokumente aller Art zu erfassen, zu verwalten, zu übermitteln und zu archivieren. Dabei werden die Vorgaben der Technischen Richtlinie (TR) RESISCAN für das ersetzende Scannen von Dokumenten berücksichtigt. Fujitsu hat zusammen mit seinem Partner Satz Rechenzentrum (Satz Berlin) im Rahmen eines Co-Creation-Ansatzes eine solche Lösung entwickelt.

Lösungen für den digitalen Gerichtssaal

Digitale Technologien sind mittlerweile auch in weiteren Bereichen der Justiz anzutreffen. So hat Fujitsu mit ARCONTE bereits vor mehreren Jahren im Rahmen seines Public-Safety-Ökosystems eine integrierte Video- und Multimedia-Management-Lösung vorgestellt.

Das Trial-Recording-Solution-System (TRS) übernimmt die sichere und nachvollziehbare Aufzeichnung, Verwaltung, Speicherung und Verteilung von audiovisuellen Aufzeichnungen aus Gerichtsverhandlungen, Anhörungen und rechtlichen Prüfungen. Die Lösung wird bereits in rund 2.800 Gerichtssälen in Spanien eingesetzt. Seit 2009 ist das Videoprotokoll in Spanien für alle Verfahrensarten Pflicht, vor allem wegen der einfacheren Abläufe und der Kosteneinsparungen, die digitale Lösungen wie ARCONTE bringen.

Zunächst ein Blick auf die Technik. Bei ARCONTE kommen zwei Hauptkomponenten zum Einsatz. Eine handliche Video-Box mit einem kleinen Server und einem Verarbeitungsmodul zeichnet die Video- und Audiodaten vor Ort im Gerichtssaal oder im Befragungsraum auf.

Diese Aufnahmen werden anschließend in das Rechenzentrum der Justizbehörde übermittelt. Dort "übernimmt" die ARCONTE-Software. Sie stellt die Aufnahmen den dazu Berechtigten zur Verfügung. Zudem übernimmt ARCONTE die Katalogisierung der Mitschnitte. Dies ist die Grundlage für ein Archiv, das Richter*innen und andere Befugte nach Informationen durchsuchen können.

Einfaches "Handling"

Die Bedienung von ARCONTE ist komfortabel:. Richter*innen und Mitarbeiter*innen der Justizbehörden legen beispielsweise über eine intuitive Bedieneroberfläche neue Verhandlungen an, erstellen Dokumente und hinterlegen eine Aufstellung mit den Verfahrensbeteiligten. Die Aufzeichnung lässt sich über die Bedienoberfläche per Knopfdruck starten, etwa auf einem Tablet.

Wer auf die Informationen zugreifen darf, steuern Berechtigungen, die sich an der Rolle der Beteiligten orientieren, etwa Richter*in oder Anwält*innen. Nach Abschluss einer Aufnahme lässt sich die Aufnahmen digital oder mithilfe biometrischer Verfahren wie PalmSecure von Fujitsu signieren. Dadurch sind Manipulationen ausgeschlossen.

Im Büro können Berechtigte die Videos direkt aus den Fachanwendungen laden. Die Lösung von Fujitsu stellt die entsprechenden Schnittstellen zur Verfügung. Auch ein geschützter Fernzugriff auf die Aufnahmen, etwa vom Homeoffice aus, ist möglich. Dadurch haben Richter*innen und Anwält*innen die Möglichkeit, unabhängig von Ort und Zeit auf die Informationen zuzugreifen. Auch Dritten, etwa Nebenklägern, stehen Kopien der Aufnahmen zur Verfügung.

Vorteile von ARCONTE

Ein Vorteil von Ansätzen wie ARCONTE ist, dass sich die Videoaufnahmen künftig direkt in die elektronische Akte zu einem Fall einbinden lassen. Dies ist ein wichtiger Schritt in Richtung eines 'Gerichtssaales 4.0', der die Transparenz von Verfahren erhöht. Missverständnisse und Ungenauigkeiten, etwa durch eine lückenhafte Protokollierung durch den Gerichtsstenografen, sind dadurch ausgeschlossen.

Außerdem lassen sich Aufnahmen, die zuvor aufgezeichnet und elektronisch signiert wurden, sowie Live-Videos von Befragungen direkt in den Gerichtssaal übermitteln. Das Gericht muss sich daher nicht an den Ort der Befragung begeben. Auch eine Verhandlung per Videokonferenz ist möglich. Das spart Zeit und verringert die Kosten. Um den Schutz von Zeug*innen gemäß der Strafprozessordnung sicherzustellen, können außerdem Ausschnitte der Aufzeichnungen 'verpixelt' werden.

Kommt Robotic Process Automation zum Einsatz, sparen Gerichte beim Ausstellen eines Erbscheins bis zu 150 Arbeitsstunden im Jahr, also rund 40 Arbeitstage.
Kommt Robotic Process Automation zum Einsatz, sparen Gerichte beim Ausstellen eines Erbscheins bis zu 150 Arbeitsstunden im Jahr, also rund 40 Arbeitstage.
(Bild: Fujitsu)

Gleichzeitig ist ARCONTE ein digitaler Protokollführer. Dadurch kann sich ein Richter voll und ganz auf die Verhandlungsführung konzentrieren. In Kombination mit künstlicher Intelligenz (KI) ist ARCONTE sogar in der Lage, audiovisuelle Aufzeichnungen in schriftliche Protokolle umzuwandeln.

Die Erfahrung spanischer Gerichte mit ARCONTE sind durchweg positiv. Die Justiz in dem EU-Land arbeitet effektiver, effizienter und kostensparender. Befürchtungen, dass sich durch den Einsatz digitaler Technologien Verfahren verzögern könnten, haben sich nicht bestätigt. Vielmehr ist das Gegenteil der Fall: Verfahren laufen transparenter und schneller ab – zur Freude von Gerichten, Staatsanwaltschaften und Anwält*innen.

Kollege Roboter – übernehmen Sie!

Eine weitere Entlastung der Mitarbeiter*innen in der Justiz kann eine Technologie bringen, die derzeit im Rahmen der Digitalisierung in vielen Unternehmen Einzug hält: Softwareroboter (Bots), die Anwender*innen im Rahmen von RPA-Projekten (Robotic Process Automation) einsetzen. Mit RPA lassen sich zeitraubende Routineaufgaben automatisieren. Der entscheidende Punkt dabei: Die Aufgabe von "Bots" besteht nicht darin, Beschäftigten im Rechtswesen den Job streitig zu machen., Vielmehr entlasten sie die Mitarbeiter*innen und verschaffen ihnen mehr Zeit für wichtigere, wertschöpfende Tätigkeiten.

Die "virtuellen Mitarbeiter*innen" imitieren zu diesem Zweck die Arbeitsweise der menschlichen Kolleg*innen. Dafür eignen sich vor allem drei Bereiche. Der erste ist das Automatisieren von Arbeitsabläufen. Der Softwareroboter interagiert in diesem Fall auf Basis einfacher, vorgegebener Regeln mit Programmen wie Excel oder einem E-Mail-Programm wie ein Mensch. Er nimmt aber keine Änderungen am System oder an Fachanwendungen vor.

Bei der durchgehenden Datenverarbeitung wiederum schlägt RPA eine Brücke zwischen zwei Anwendungen. Ein Beispiel: Eine Justizbehörde erhält per E-Mail ein Dokument, das in eine Fachanwendung übertragen werden muss. Diese Aufgabe können virtuelle Assistent*innen übernehmen.

Die dritte Ebene ist die weitgehende Automatisierung von geschäftlichen Abläufen. In diesem Fall arbeitet der Bot entweder mit Kolleg*innen aus Fleisch und Blut zusammen, oder er agiert selbstständig. Doch das bedeutet nicht, dass für den Softwareroboter keine Regeln existieren. Was er tun darf, legen Spezialist*innen des Anwenders im Vorfeld fest. Um Fehler um vermeiden, empfiehlt es sich dabei, auf die Unterstützung von Fachleuten von IT-Dienstleistern wie Fujitsu zurückzugreifen.

Einsatzfelder von Prozessautomatisierung in der Justiz

Im Justizwesen gibt es eine ganze Reihe von Prozessen, die und sich mithilfe von Softwarerobotern effizienter gestalten lassen. Dazu zählen das Abgleichen und Bereinigen von Datenbanken, etwa digitalen Asservatenkammern. Bots können die zuständigen Fachleute dabei unterstützen, Löschfristen zu erfassen und einzuhalten.

Zu den klassischen Einsatzgebieten von Bots gehört der Datentransfer zwischen mehreren Systemen. Beispiele dafür sind Fachanwendungen beziehungsweise Fachverfahren wie ForumSTAR, MESTA und SoluStar. Bis spätestens 2026 kommt noch die E-Akte hinzu. Statt solche Systeme von Hand mit Daten zu befüllen, können das Softwareroboter übernehmen. Außerdem unterstützen automatisierte Prozesse die Justiz dabei, aufwendige Verfahren fristgerecht durchzuführen. Dies verhindert, dass Verfahren verjähren.

Informationen suchen und Unterlagen überprüfen

Softwareroboter lassen sich außerdem zur Suche nach Informationen einsetzen. Ein Beispiel ist der Abgleich von Adressinformationen der Beteiligten vor der Eröffnung eines Verfahrens. Mit XMeld steht ein standardisiertes digitales Datenaustauschformat für Geschäftsvorfälle des Meldewesens zur Verfügung. Fehlen Adressdaten, etwa der Geburtsort von Beteiligten, kann ein Softwareroboter bei XMeld anfragen und die fehlenden Informationen automatisch in die Unterlagen einfügen.

Robotic Process Automation und entsprechende Bots sind zudem bei Vorgängen eine wertvolle Hilfe, bei denen Bürger*innen Unterlagen einreichen. Ein Beispiel ist das Beantragen eines Erbscheins beim Nachlassgericht.

Ein Softwareroboter kann dabei mehrere Aufgaben übernehmen: Er prüft beispielsweise, ob alle erforderlichen Dokumente beigelegt wurden, etwa die Sterbeurkunde der Erblasserin beziehungsweise des Erblassers sowie Personenstandsurkunden wie das Familienstammbuch. Fehlen Dokumente, nimmt das System automatisch erneut Kontakt zu den Antragsteller*innen auf. Auch die Eingabe der Daten in die Fachanwendungen kann ein Softwareroboter durchführen.

Spürbare Entlastung

Nach Erfahrungswerten von Fujitsu können Gerichte und Rechtspfleger*innen mithilfe von RPA bei Prozessen, bei denen Dokumente eingereicht werden, bis zu 65 Prozent der Zeit einsparen. So benötigt eine Fachkraft etwa 20 Minuten, um Informationen in ein Fachsystem einzupflegen, ein Roboter nur wenige Sekunden. Hinzu kommt, dass die Fehlerquote sinkt, wenn solche Prozesse automatisiert werden. Das Ergebnis: eine spürbare Entlastung der Mitarbeiter*innen im Justizbereich und weitgehend fehlerfreie Unterlagen und Abläufe.

Doch damit die Einführung von RPA und Softwarerobotern reibungslos funktioniert, sollten IT-Fachleute und Fachbereiche folgende Punkte beachten:

Klären, wo der Einsatz von RPA und Softwarerobotern Sinn macht: Denn nicht alle Fachanwendungen kommen dafür in Betracht, etwa weil es noch an digitalen Schnittstellen fehlt.

Nicht nur IT-Spezialist*innen, sondern auch die Fachanwender*innen in die Planung mit einbeziehen: Mitarbeiter*innen in den Fachbereichen können wertvolle Hinweise geben, bei welchen Prozessen sich Softwareroboter einsetzen lassen und über welche Funktionen diese verfügen sollten.

Synergien nutzen: Prüfen, in welchen Abteilungen vergleichbare Vorgänge anfallen und dafür gegebenenfalls eine gemeinsame Lösung für RPA entwickeln.

Das Operating-Modell anpassen und optimieren: Das heißt, zunächst wird ein Prototyp eines Softwareroboters erstellt. Dieser lässt sich dann sukzessive verbessern.

Implementierung planen und eine Road Map festlegen: Zu klären ist beispielsweise, zu welchem Zeitpunkt welche Personen in den Roll-out-Prozess eingebunden werden. Außerdem sollte klar sein, in welchen Bereichen die Prozessautomatisierung vorangetrieben werden kann.

Mit einem kompetenten Partner zusammenarbeiten: Um die IT-Abteilungen von öffentlichen Einrichtungen nicht zu überlasten, empfiehlt es sich bei der Einführung von Robotic Process Automation, auf die Kompetenz und Unterstützung erfahrener Spezialisten wie Fujitsu zurückzugreifen. Das verkürzt den Aufwand und die Zeiträume, bis Softwareroboter einsatzbereit sind. Wichtig ist bei der Wahl des Partners außerdem, dass dieser eine profunde Erfahrung mit IT-Projekten bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland vorweisen kann. Auch das ist bei Fujitsu der Fall.

* Bernd Reder ist freier Autor und hat den Beitrag im Auftrag von Fujitsu erstellt.

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Über den Autor

 Bernd Reder

Bernd Reder

Freier IT- und Netzwerk-Fachjournalist