Enge Zusammenarbeit trotz Distanzierung Neues Arbeitsmodell für agile Teams

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RITTAL GmbH & Co. KG

VON ZUR MÜHLEN'SCHE GmbH

Viele agile Prinzipien basieren darauf, dass Team-Mitglieder am gleichen Ort arbeiten. So sind heute Arbeitsmodelle nötig, die Homeoffice, Metriken zur Erfolgsmessung und Change Management berücksichtigen.

Laut einer aktuellen Studie setzen 43 Prozent der Unternehmen aufgrund aktueller Anforderungen verstärkt auf die agile Entwicklung von Anwendungen. 55 Prozent wollen in den nächsten 12 bis 14 Monaten mehr agile Methoden nutzen. Die Ziele sind klar: neue Angebote deutlich schneller einführen, höhere Produktivität und bessere Wettbewerbsfähigkeit.

Die meisten agilen Entwicklungsmethoden laufen bei geografisch verteilten Teams aber nicht mehr synchron. Denn die Team-Mitglieder müssen sich intensiv austauschen, um auf einem einheitlichen Stand zu bleiben. Agile schreibt auch vor, dass das Team eng mit den Kunden zusammenarbeiten muss, um Feedback einzuholen und das Produkt zu verbessern.

In der gegenwärtigen Situation ist es aber häufig nicht möglich, den Kunden das Produkt persönlich und physisch vorzuführen. Daher müssen Teams aktuelle technologische Lösungen wie voll funktionsfähige, virtuelle Arbeitsumgebungen nutzen.

Vier wichtige Punkte

Entsprechend sind neue Arbeitsmodelle für agile Teams notwendig, welche die heutigen Anforderungen erfüllen. Dabei sollten folgende wichtige Punkte berücksichtigt werden:

1. Die Menschen

Heute arbeiten viele Team-Mitglieder im Homeoffice, oft ohne größere Vorbereitung. Sie nutzen häufig Videokonferenzen, um die Intimität von persönlichen Gesprächen nachzubilden. Dies beeinträchtigt jedoch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in agilen Projekten. Daher müssen Unternehmen über ein gezieltes Change Management die Mitarbeiter dazu bringen, moderne Collaboration Tools zu nutzen, die beide Anforderungen miteinander verbinden.

2. Die Prozesse

Nicht jedes Unternehmen verfügt über Prozesse, die eine agile Entwicklung steuern und gleichzeitig den Erfolg in einem verteilten Team überwachen. Beispielsweise besitzt ein Unternehmen ohne Homeoffice-Erfahrung meist keine Metriken, um den Fortschritt im aktuellen Szenario zu verfolgen. Dies beeinträchtigt jedoch das Vertrauen und die Nachhaltigkeit. Nur die Einführung entsprechender Prozesse und Metriken kann die Produktivität des Teams erheblich steigern.

3. Die Technologie

Durch Homeoffice hat die Abhängigkeit von der Technologie um ein Vielfaches zugenommen. So sind moderne Tools zur Kommunikation über die Cloud und Videokonferenzen mit geringer Latenzzeit zu einem festen Bestandteil des Arbeitsablaufs geworden. Agile Teams müssen daher analoge Arbeitsplatz-Elemente wie Whiteboards für Brainstormings oder Meeting-Räume für tägliche Stand-ups durch eine digitale Alternative ersetzen.

4. Das Talent-Management

Die meisten Personalprozesse – vom Bewerbungsgespräch bis zur Höherqualifizierung – erforderten bislang persönlichen Kontakt. Jetzt müssen die Teams digitale Kanäle nutzen, um dokumentiertes und informelles Wissen zu speichern, weiterzugeben und zu verwalten. Die Personalabteilungen können agile Teams beim Aufbau einer anpassungsfähigen, Remote-basierten Kultur über Change Management unterstützen.

Vier zentrale Maßnahmen

Für die Einführung eines neuen Arbeitsmodells benötigen Unternehmen einen klar definierten Rahmen. Dabei sollten sie folgende Best Practices nutzen:

• Aktives Change Management durchführen: Wichtige Entscheidungen wie die Einstellung neuer Mitarbeiter oder die Implementierung neuer Lösungen sollten nicht aufgeschoben werden, da dies später zu Risiken führen kann. Die Integration einer Strategie für das Change Management erleichtert es, bevorstehende Veränderungen bewusst anzugehen und sicherzustellen, dass das Unternehmenswachstum auf Kurs ist.

• Synchrone und asynchrone Kommunikation nutzen: Lösungen für die synchrone Kommunikation wie ein digitales Whiteboard gewährleisten, dass die Team-Mitglieder gemeinsam Engpässe auflösen oder eine Idee schnell verwirklichen. Für ein großes verteiltes Team kann es jedoch schwierig sein, ständig in Echtzeit zu kommunizieren. Hier spielt die asynchrone Kommunikation eine große Rolle. Zum Beispiel ist ScrumGenius von Microsoft ein praktisches Tool für asynchrone Stand-ups. Es fasst die Kommunikation von verteilten Team-Mitgliedern schlüssig zusammen.

• Technologien und Prozesse integrieren: Homeoffice erfordert digitale Anwendungen für Kommunikation, Zusammenarbeit, Workflow-Planung, Projektmanagement oder Brainstorming. Wenn aber verschiedene Team-Mitglieder unterschiedliche Tools nutzen, führt dies zu unnötigen Reibungsverlusten. Hier hilft ein zentraler Ansatz für die Auswahl, Implementierung und Wartung von Technologien. Sie bildet eine solide Grundlage, um Nachhaltigkeit zu gewährleisten, bevor strukturelle und technologische Veränderungen durchgeführt werden.

• Sicherheit priorisieren: Cybersecurity-Gefahren und unzureichendes Identitäts-basiertes Zugangsmanagement sind große Herausforderungen im Homeoffice-Umfeld. Die bestehenden Sicherheitsmaßnahmen sind möglicherweise nicht auf die neuen Bedrohungen abgestimmt. Daher sollten Unternehmen Sicherheitsschulungen für die Team-Mitglieder anbieten und neue Security-Metriken einführen.

Fazit

Das neue Arbeitsmodell für die agile Entwicklung muss sicherstellen, dass die Unternehmenskultur auch während der Homeoffice-Zeit intakt bleibt. Zudem sollte es dafür sorgen, dass die Prozesse auf die aktuellen Notwendigkeiten ausgerichtet sind, und die Produktivität erhöhen. Unterstützend kann eine Lösung wie „Virtual Distributed Agile“ eingeführt werden. Dann können Unternehmen trotz schwieriger Situationen innovativ, erfolgreich und langfristig krisensicher sein.

* Ananth Subramanya ist Vice President Digital & Analytik bei HCL Technologies. Als Gründungsmitglied des Bereichs „Digital Platforms“ bei HCL verfügt er über eine fundierte Expertise in den Bereichen Lösungsarchitektur und digitale Plattformen.

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