OBI vertraut auf Business Process Management mit BPM inspire

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Einfache Integration und Datenbankanbindung

BPM inspire überzeugt darüber hinaus durch die einfache und flexible Anpassungsfähigkeit an die spezifischen Anforderungen von OBI. Die Lösung deckt die meisten Prozesse bereits im Standard ab – darunter Funktionen für das Auslesen und Erkennen von Dokumenten, individuelle Protokolle und die Anbindung an das ERP-System.

Darüber musste bei OBI die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips im Rahmen der Rechnungsfreigabe gewährleistet werden. Erst nach erfolgter sachlicher Prüfung durch einen Mitarbeiter wird durch einen anderen Mitarbeiter die Freigabe erteilt.

Durch die flexibel anpassbare Oberfläche konnte zudem eine Assistentenfunktion problemlos integriert werden. Um zu ermitteln, welche Freigabehierarchie einzuhalten ist, hat BPM inspire den Zugriff auf die von OBI selbst entwickelte Unterschriften-Datenbank integriert, in der die Freigabegrenzen und Vertreter der Kostenstellenverantwortlichen hinterlegt sind.

Die für den Eskalationsprozess erforderliche Ermittlung des Vorgesetzten sowie des Assistenten erfolgt durch Abgleich mit der Lotus Notes-Datenbank. Sowohl die Plausibilitätsprüfungen als auch die definierten Eskalationsszenarien wurden von BPM inspire Schritt für Schritt den Erfordernissen von OBI entsprechend kundenspezifisch modelliert und umgesetzt.

„Wenn sich Prozesse in der Praxis anders darstellten als ursprünglich angedacht, konnte BPM inspire jederzeit nachträglich durch ein entsprechendes Re-Design an die tatsächlichen Abläufe angepasst werden“, sagt Lindner. Weitere Vorteile: erweiterte Zugriffsmöglichkeiten, etwa über einen VPN-Zugang, sowie die flexible Rechnungsbearbeitung auch von zu Hause aus oder während einer Geschäftsreise.

BPM inspire wurde vollständig in das OBI Intranet integriert und ist so von allen Mitarbeitern einfach zu nutzen. Die Anwendung unterstützt derzeit neben Deutsch auch Englisch und Tschechisch und kann mit relativ geringem Aufwand auf weitere Sprachen ausgebaut werden. So ist OBI gerüstet, das System in allen Ländern ohne sprachliche Barriere einsetzen zu können.

„BPM inspire hat unsere Erwartungen an eine automatisierte Rechnungsbearbeitung voll und ganz erfüllt“, meint Lindner. „Wir konnten durch den Kostenrechnungsworkflow die Rechnungsbearbeitung beschleunigen und qualitativ optimieren – Terminüberschreitungen und Skontoverluste gehören der Vergangenheit an. Neben der Zeit- und Kostenersparnis profitieren wir vor allem von der neu gewonnen Transparenz aller Rechnungs- und Planungsprozesse. Dank BPM inspire können wir für jeden einzelnen Vorgang immer den aktuellen Status einsehen und abgeschlossene Prozesse einfach nachvollziehen.“

Durch die offene Schnittstellen-Architektur von BPM inspire hat OBI nun eine zukunftssichere BPM-Lösung mit vielen Möglichkeiten (z.B. HR-Prozesse, Automatisierte Posteingangsverarbeitung, Beschwerdemanagement, usw.), die der weiteren europäischen Expansion der führenden Bau- und Heimwerkermarktkette gewachsen ist.

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