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Musterdokumente für Managed Services zum Festpreis

| Autor / Redakteur: Stefan Wendt* / Ulrike Ostler

Vor allem im Mittelstand fehlt zumeist das rechtliche Wissen für wasserdichte Verträge zu Managed Services sowie das Budget für adäquate Beratung.
Vor allem im Mittelstand fehlt zumeist das rechtliche Wissen für wasserdichte Verträge zu Managed Services sowie das Budget für adäquate Beratung. (Bild: vege/Fotolia.com)

Auch wenn einem Studien wechselweise sagen, dass Outsourcing in der Beliebtheit entweder steigt oder sinkt: Es bleibt ein Dauerthema. Das liegt auch an neuen Bereitstellungsmodellen – typischerweise Managed Services – , die ehemals typische Großkonzern-Outsourcings auch für mittelständische Unternehmen interessant machen.

Managed Services versprechen einen einfachen, fast risikolosen Einstieg in den Ausstieg aus intern bereitgestellten IT-Services. Dazu gehört auch, dass sie den Wechsel so einfach wie möglich machen, indem die Provider alle notwendigen Unterlagen wie Verträge und Leistungsbeschreibungen praktisch unterschriftsreif zur Verfügung stellen.

Gerade für eine kleinere IT-Organisation bedeutet das aber auch, sich auf dünnes Eis zu begeben. Im Konzernumfeld kümmern sich in der Regel erfahrene Teams um Auslagerungsprojekte, flankiert von einer Rechtsabteilung mit Outsourcing-Fachwissen. Dieses Know-how fehlt in kleineren Unternehmen oder auch in Fachabteilungen, die einzelne Services zukaufen wollen (und dürfen).

Diese Lücke mit mehr Beratung zu schließen, scheint oft zu teuer. Die scheinbar paradoxe Folge: Genau diese Sparsamkeit kostet nicht selten bares Geld. Der Provider ist allein durch seine Erfahrung von Anfang an im Vorteil und kann so – durchaus legitim – die Bedingungen zu seinen Gunsten gestalten. In seinen eigenen Standard-Dokumenten wird er nur den kleinsten gemeinsamen Nenner der Anforderungen abbilden können und nicht die spezifischen Anforderungen einzelner Unternehmen und Projekte.

Wissenslücken bei den kleinen und mittelständischen Firmen

Ohne ausreichendes Know-how auf Kundenseite lassen sich dadurch lückenhafte Verträge, oberflächliche Leistungsbeschreibungen, falsche Prämissen kaum vermeiden. Angesichts der oft langen Laufzeiten von Outsourcing-Verträgen können sich die Kosten oder operativen Nachteile aus für den Kunden unvorteilhaften Auslagerungsprojekten enorm summieren.

Ein anderer Fall sind die auch im Mittelstand inzwischen zahlreichen Outsourcings in der zweiten oder sogar dritten ‚Generation‘. Hier haben die IT-Führungskräfte im Unternehmen die notwendige technische Erfahrung sammeln können. Ein umfangreiches Beratungsprojekt erscheint deshalb überdimensioniert.

Woran es allerdings noch immer fehlt, sind Standardinstrumente, mit denen sich Anforderungen in solide Projekte umsetzen lassen. Und so kommen dann doch wieder die Dokumentvorlagen des Providers zur Anwendung, mit den genannten Risiken und Nebenwirkungen.

Provider-Verhandlungen auf Augenhöhe

Bislang gab es keinen Mittelweg zwischen der Investition in klassische Beratung und „Trial and Error“. Jetzt reagiert die Beraterbranche. Microfin hat die ersten Musterdokumente als Produkt zum Festpreis und zur eigenen Weiterverwendung auf den Markt gebracht. Typischerweise sind das etwa Ausschreibungsdokumente, Servicebeschreibungen und Muster-Verträge – also genau die Dokumente, in denen sich die Erfahrung aus früheren Vorhaben widerspiegelt, oder eben auch nicht.

Diese Dokumente wurden aus Best Practices aus über einem Jahrzehnt entwickelt – ein Wissen, das üblicherweise nur als Beratungsleistung verfügbar ist. Drei Kategorien von Musterdokumenten sind dabei relevant:

  • Ausschreibungsdokumente für NDA, RfI und RfP; wichtig ist dabei auch die Wirtschaftlichkeitsberechnung der Anbieterangebote und die Bewertung fachlich-technischer, kaufmännischer, vertraglicher sowie „weicher“ Aspekte
  • Servicebeschreibungen: serviceorientierte Definitionen der typischen Anforderungen und Aktivitäten einschließlich Service Level; Zuweisungen von Verantwortlichkeiten
  • Muster-Verträge: kombinierbare Einzelverträge zur Vorlage an Rechtsabteilungen und Vorbereitung der Vertragsverhandlungen

Werden klassische Beratungsprojekte demnächst hinfällig? Keineswegs. Wer hoch spezifische Anforderungen hat und entsprechende Outsourcings durchführt, braucht die Berater weiterhin. Wer aber mit Standardlösungen auskommt, kann damit auf die Standard-Fehler verzichten.

* Stefan Wendt ist Partner der Microfin Unternehmensberatung.

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