Gartner-Untersuchung: Warum dauert das so lange? Kaufentscheidungen der Öffentlichen Hand ziehen sich - im Schnitt 22 Monate

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Nach einer Umfrage von Gartner-Analysten dauert der Einkauf von Technik im öffentlichen Sektor mit durchschnittlich 22 Monaten im Vergleich zu anderen Branchen am längsten.

Im November und Dezember 2021 befragte Gartner rund 1.120 Führungskräfte, die für die Bewertung oder Auswahl von Technologie verantwortlich sind. Das Ziel der Umfrage war es herauszufinden, wie Organisationen umfangreiche Beschaffungsmaßnahmen für Unternehmenstechnologie tätigen. Unter den Befragten befanden sich auch 79 Führungskräfte aus dem öffentlichen Sektor.

Fast die Hälfte (48 Prozent) der Befragten berichtete von sechs oder mehr moderaten bzw. erheblichen Verzögerungen im Kaufprozess. Im öffentlichen Sektor kam es durch Änderungen des Umfangs im Durchschnitt zu sieben Monate Verzögerungen.

Dean Lacheca, VP Analyst bei Gartner, liefert eine der Erklärungen: „Die Beschaffung von Technik stellt den öffentlichen Sektor vor Herausforderungen, die es in anderen Branchen so nicht gibt“, hält sie fest. „Jede Gerichtsbarkeit hat ihre eigenen Beschaffungsprozesse und -vorgaben. Bestimmte Behörden und Abteilungen können dazu nochmal eigene Vorschriften befolgen. Eine Nichteinhaltung dieser kann schwerwiegende Folgen haben, etwa negative öffentliche Aufmerksamkeit, persönliches Risiko oder auch strafrechtliche Konsequenzen.“

Viele Beteiligte, wenig Verantwortung

Darüber hinaus sind die Beschaffungsteams im öffentlichen Sektor groß und komplex. So besteht ein typisches Beschaffungsteam aus zwölf Teilnehmern, die in unterschiedlichem Maße an dem Prozess beteiligt sind. Auch da gibt es Unterschiede zur Privatwirtschaft: Führungskräfte der öffentlichen Hand sind mit 41 Prozent in der Regel weniger als ihre Kollegen (55 Prozent) aus der Privatwirtschaft an Technikbeschaffungen beteiligt,

• 1. um nicht mit dem Prozess in Verbindung gebracht zu werden und

• 2. den Eindruck einer politischen Einflussnahme auf das Ergebnis zu erwecken.

Dies führt aber auch dazu, dass Führungskräfte auf Regierungsebene weniger bereit sind, den Prozess zu verteidigen, wenn er von erfolglosen Anbietern oder den Medien in Frage gestellt wird. So setzen sich die Einkaufsteams im öffentlichen Sektor deutlich häufiger als in anderen Branchen aus Mitarbeitern der unteren Ebene zusammen (46 Prozent); die vom Einkaufsprozess Betroffenen übernehmen die Rolle des Fachexperten.

Probleme vom Start an

Die am häufigsten genannten Faktoren, die zu erheblichen Verzögerungen führen, treten auf, bevor der offizielle Beschaffungsprozess beginnt. Zu diesen Faktoren gehören die Entwicklung des Business Case (74 Prozent), Änderungen des Umfangs, die zusätzliche Untersuchungen und Bewertungen erfordern (76 Prozent) und die Einigung über die Budgetierung (75 Prozent).

Auch hier liefert Lacheca eine Erklärung: „Obwohl die Beschaffungszyklen der Behörden lang sein können, ist es wichtig zu wissen, dass diese Zeitrahmen nicht festgelegt sind.“ Das führe dazu, dass ursprünglich geplante Zeitpläne sich aufgrund einer Kombination aus kontrollierbaren und unkontrollierbaren Faktoren verzögern könnten, insbesondere wenn keine externen Termine existierten.

Aber auch das gibt es: 68 Prozent der Befragten aus dem öffentlichen Sektor geben an, dass es zu einer mäßigen bis erheblichen Verzögerung komme, weil sie nicht in der Lage seien, von den Anbietern Details zu spezifischen Produkt- oder Implementierungsanforderungen zu erhalten.

Zudem legten Organisationen des öffentlichen Sektors deutlich mehr Wert auf Referenzen von bestehenden Kunden als Einkäufer des nicht-öffentlichen Sektors, was zum Teil darauf zurückzuführen ist, dass Organisationen des öffentlichen Sektors selten in direktem Wettbewerb stehen und oft gemeinsame Herausforderungen haben.

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