Das Indikatoren-Modell als Basis für Konsolidierungsentscheidungen

IT-Konsolidierung mit Nebenwirkungen

| Autor / Redakteur: Jan Alexander Linxweiler und Axel Keller* / Susanne Ehneß

Innovationsprozesse sind in aller Regel kostspielig, aber ihre Resultate spiegeln sich finanziell oft nicht unmittelbar wider
Innovationsprozesse sind in aller Regel kostspielig, aber ihre Resultate spiegeln sich finanziell oft nicht unmittelbar wider (Bild: Konstantin Hermann/ Fotolia.com)

Neben aktuellen Entwicklungen in der IT wie Digitalisierung, Internet of Things und Industrie 4.0 ist ein weiteres Trendthema auf der Tagesordnung, in der Privatwirtschaft ebenso wie in der Öffentlichen Verwaltung: die IT-Konsolidierung.

Auf den ersten Blick scheinen IT-Konsolidierungsprojekte praktisch nur Vorteile zu eröffnen. Sie ­versprechen beispielsweise ein ­besseres Nutzererlebnis, mehr Sicherheit und Zuverlässigkeit, eine erhöhte Effizienz, weniger Lizenzkosten und einen reduzierten Support-Aufwand. Eine nähere Betrachtung zeigt, dass eine IT-Konsolidierung zwar oft, aber durchaus nicht immer sinnvoll ist. Sie ist kein Allheilmittel.

Angesichts des Hype um das Thema wird die Notwendigkeit, durchdacht vorzugehen, aber nicht selten ignoriert. Letztlich gilt, dass ein IT-Konsolidierungsvorhaben nur dann sinnvoll ist, wenn es einer kritischen Überprüfung anhand konkreter Bewertungsparameter, sogenannter Indikatoren, standhält. Solch ein Indikatoren-Modell bewahrt davor, dass IT-Konsolidierung zum Selbstzweck wird.

Trendthema

In der Wirtschaft ist das Thema IT-Konsolidierung schon viel länger präsent, etwa im IT-Outsourcing, beim Merger von Unternehmen oder im Rahmen der Zentralisierung der IT innerhalb größerer Unternehmensgruppen. Aber auch in der Bundesverwaltung, in Ländern und Kommunen gewinnt IT-Konsolidierung an Bedeutung – wobei die Herausforderungen und Vorteile denen in der Wirtschaft stark ähneln.

Auf Bundesebene beispielsweise wird die IT-Konsolidierung derzeit im Rahmen der Digitalen Agenda vorangetrieben, auf Länder- und kommunaler Ebene gibt es wettbewerbsorientierte IT-Dienstleister, die sich ihren Auftraggebern bereits erfolgreich als Betreiber ­einer konsolidierten IT anbieten. Ob in Unternehmen oder Behörden: In der Regel ist die Motivation für eine IT-Konsolidierung, dass man sich davon eine Optimierung der IT-Organisation bezüglich Aufbau und Ablauf verspricht – und dabei insbesondere Kosteneinsparungen im Blick hat.

Die Vor- und Nachteile

In der Öffentlichen Verwaltung wie auch in der Wirtschaft kommen üblicherweise dieselben Vor- und Nachteile einer Konsolidierung von IT zum Tragen – und sehr oft überwiegen die Vorteile.

Typische Vorteile einer IT-Konsolidierung:

  • Einfacheres Management und stringentere Steuerung
  • Bessere Nutzung der Ressourcen, das heißt: Effizienzsteigerung und Reduzierung der Kosten
  • Skalierbarkeit: technisch und betrieblich
  • Zentralisierte und einheitliche Beschaffung von Soft- und Hardware
  • Funktionale Entflechtung
  • Bessere Abbildung von IT-Modernisierungsbedarfen
  • Datenschutz und Datensicherheit werden besser umsetzbar
  • Eine konsolidierte IT erscheint als attraktiverer Arbeitgeber und adressiert zugleich den Fachkräftemangel

Typische Nachteile:

  • Risiko einer monolithischen Software-Architektur
  • Gestiegenes Fehlerpotenzial in der Dimensionierung der IT-Systeme
  • Migration birgt das Risiko von Datenverlusten in der Phase der Konsolidierung
  • Zentralisierung führt zu höherem Angriffspotenzial aus der Perspektive der IT-Sicherheit
  • Standortspezifische Applikationen verlieren bei einer Zentralisierung gegebenenfalls ihren Sinn
  • Zentralisierung der IT-Systeme – und damit der Expertise – verlängert Support-Reaktionszeiten und führt zu höheren Aufwendungen in den Fachabteilungen
  • Abhängigkeit vom Rechenzen­trumbetreiber und gegebenenfalls reduzierter oder fehlender Wettbewerb

Innovationsdilemma

Bleibt die Frage: Wie weit darf eine IT-Konsolidierung gehen? Sich einzig auf mögliche Kostenreduktionen zu fokussieren, ist keinesfalls zielführend. Als problematisch erweist sich dabei nicht zuletzt das so genannte „Innovationsdilemma“ der IT-Branche. Oft wird die Konsolidierung bloß als besonders leichter Weg gesehen, Kosten zu reduzieren und damit kurzfristig Unternehmensgewinne zu steigern.

Nur bewahrt dies nicht vor besagtem Dilemma, mit dem sich letztlich alle Technologiebranchen konfrontiert sehen: Innovationsprozesse sind in aller Regel kostspielig, aber ihre Resultate spiegeln sich im Unternehmensgewinn oft nicht unmittelbar wider. Während die Effekte einer IT-Konsolidierung meist schnell messbar sind, wirken sich Innovationsanstrengungen häufig langsamer aus. Dennoch haben gerade Innovationen entscheidenden Einfluss auf den langfristigen Unternehmenserfolg und Unternehmensgewinn.

Wer nur auf die kurzfristige Kostenreduktion sieht, wird immer dazu tendieren, der leicht messbaren und einfachen Konsolidierung den Vorrang vor der nur schwer abbildbaren Innovation einzuräumen. Die langfristige, positive Wirkung der Innovationen für den Gesamtwert der Organisation lässt solch eine Sicht ebenso außer Acht wie die langfristigen Kosten einer IT-Konsolidierung.

Die ­Entscheidungsparameter

  • Wie wägt man also sinnvoll zwischen den Vor- und Nachteilen einer IT-Konsolidierung ab?
  • Wie bestimmt man, in welchem Umfang sie sinnvoll ist?
  • Und wie bewahrt man trotz effizienzgetriebener, kurzfristiger Konsolidierung die langfristige Innovationsfähigkeit der Organisation?

Um dies zu klären, ist eine ganzheitliche Betrachtung der Unternehmung unabdingbar. Neben der reinen Personal- und Kostenperspektive müssen für die Entscheidung darum weitere Parameter herangezogen werden.

Eine reine Türschildlösung bringt die Organisation nicht weiter. Es sind insbesondere die Rolle der IT im Unternehmen und ihr jeweiliger Wertebeitrag für das Unternehmen relevant. Bei der Abwägung, ob ein bestimmter Bereich oder eine bestimmte IT-Funktionalität konsolidiert werden sollte, kann es dann zu sehr unterschiedlichen Ergebnissen kommen – abhängig davon, ob die IT markt­differenzierenden Charakter hat, also für Unternehmen oder die ­Verwaltung ein Wettbewerbsfaktor ist, ob sie als geschäftskritische IT essenziell wichtige Geschäftsprozesse unterstützt oder ob sie als fachseitige IT dazu dient, spezifische fachliche Anforderungen abzudecken.

Indikatoren-Modell

Das nachfolgend beschriebene Indikatoren-Modell soll das Blickfeld weiten und dazu dienen, die Entscheidung für oder gegen eine IT-Konsolidierung in einem konkreten Fall sachgerecht treffen zu können. Dazu werden fünf Indikatoren herangezogen – diese fünf Dimensionen gilt es in ihrer Bedeutung für die jeweilige Organisation einzuschätzen.

  • 1. Innovationsnotwendigkeit: Handelt es sich um IT-Funktionalitäten mit kurzen Innovationszyklen, ist anzunehmen, dass diese im Ergebnis einer IT-Konsolidierung gegebenenfalls nicht mehr abbildbar sind oder einer Standardisierung entgegenstehen.
  • 2. Fachlich geprägte Funktionalität: Wenn es ein hohes Maß an fachlicher Expertise in den IT-Funktionalitäten gibt, ist auch die Nähe zu eben diesen Fachexperten notwendig. Im Ergebnis kann eine IT-Konsolidierung aber dazu führen, dass diese ­Nähe nicht mehr gegeben ist.
  • 3. Flexibilität in Entwicklung und Bereitstellung: Wenn Rahmenbedingungen vorliegen, die einen hohen Grad an Flexibilität erfordern, wenn es darum geht, IT-Funktionalitäten zu entwickeln und bereitzustellen, besteht die Gefahr, dass diese Flexibilität durch eine IT-Konsolidierung verloren geht.
  • 4. Spezifische Nutzergruppen: Handelt es sich lediglich um eine spezifische Zielgruppe, wird sie tendenziell eher klein sein. In solch einem Fall kann eine IT-Konsolidierung kaum zu positiven Skalierungseffekten führen.
  • 5. Bedarfskontinuität: Wenn Nut­zerzahlen stabil und auch Ressourcen bereits allokiert sind, ergibt sich kaum die Notwendigkeit für eine Skalierung. Auch dann ist gegebenenfalls die Fortsetzung des bestehenden Betriebs sinnvoller als eine Konsolidierung.

Vorgehen und Auswertung

Im Indikatoren-Modell wird die Relevanz der genannten fünf Dimensionen beurteilt, indem man ihnen einen Wert zwischen 0 und 5 zuweist. Sollten einzelne Indikatoren stark ausgeprägt sein (wie es in der Grafik beim Konsolidierungsgegenstand 1 durchgehend der Fall ist), besteht jedenfalls weiterer Untersuchungsbedarf. Erst tiefergehende Analysen werden in solch einem Fall abschließend klären können, ob eine Konsolidierung wirklich sinnvoll ist oder nicht.

Denn die Indikatoren weisen hier zunächst auf ein Risiko hin: Eine Konsolidierung könnte zur Bremse der IT-Entwicklung werden, und es wäre gegebenenfalls besser, die betroffenen IT-Funktionalitäten weiterhin dezentral zu entwickeln und zu betreiben.

Eine solche erste Bewertung der fünf Dimensionen im Indikatoren-Modell sollte idealerweise zweifach erfolgen, aus verschiedenen Perspektiven: einmal aus Sicht der potenziell zu konsolidierenden IT und einmal aus Sicht der Ziel-IT-Verantwortlichkeiten. Wenn die Einschätzungen zu den einzelnen Indikatoren aus diesen beiden Perspektiven heraus stark differieren, ist dies jedenfalls ein Hinweis auf weiteren Analysebedarf.

Sachgerechte ­Entscheidung

Erst aufgrund dieses Vorgehens – also erst nach einer ersten Risiko-Einschätzung mithilfe des Indikatoren-Modells und gegebenenfalls nach einer weiteren, tiefergehenden Analyse – ist eine sachgerechte Entscheidung darüber möglich, ob die IT-Konsolidierung sinnvoll ist. Diese Ergebnisse lassen sich darüber hinaus auch für strategische Überlegungen mit Blick auf die IT nutzen. Denn sie werden Hinweise darauf geben, ob die IT-spezifischen Strategien tatsächlich mit der grundsätzlichen strategischen Ausrichtung der Organisation deckungsgleich sind.

IT-Konsolidierung ist für viele Unternehmen und auch in der Öffentlichen Verwaltung ein wichtiges Instrument, insbesondere, wenn es darum geht, Synergien und Skalierungseffekte zu nutzen und Kosten zu reduzieren. Es wäre völlig unangebracht, wollte man die IT-Konsolidierung verteufeln. Für den Großteil der IT-Funktionalitäten ist sie unbestreitbar sinnvoll. Aber dennoch kann es sehr unangenehme Folgen haben, dem aktuellen Trend völlig blind zu folgen.

Die Konsolidierung ist kein Allheilmittel, und es gilt, alle Auswirkungen einer Konsolidierung zu durchdenken. Es ist wichtig, sich über die Konsequenzen in jedem konkreten Fall im Klaren zu sein und auch die konzeptionelle Vereinbarkeit mit der Unternehmensstrategie zu prüfen. Hier gestattet das Indikatoren-Modell eine erste Bewertung. Es hilft, einen sinnvollen Umfang zu bestimmen und insbesondere Einschränkungen zu identifizieren. Auf dieser Grundlage wird eine IT-Konsolidierung tatsächlich die beabsichtigten Effekte entfalten – ohne unerwünschte Nebenwirkungen.

* Die Autoren: Jan Alexander Linxweiler, Consultant, und Axel Keller, Management Consultant, Cassini Consulting

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