Change-Management und Center of Excellence Vier Best Practices für die SAP-Automatisierung

Anbieter zum Thema

SAP Deutschland SE & Co. KG

SAP SE

Rittal GmbH & Co. KG

Schneider Electric GmbH

VON ZUR MÜHLEN'SCHE GmbH

Der Automatisierungsprozess, auch von SAP-Systemen, ist eine detail- und facettenreiche Angelegenheit und ein organischer Vorgang, zu dem viele Micro-Mechanismen gehören. Bei einer erfolgreichen Umsetzung ist die Einhaltung von vier Punkten unabdinglich. Hier ein Einblick:

Für Automatisierungs- und Rationalisierungsprozesse setzen Unternehmen diverse Technologien ein. Neueste Studien rechnen mit hohen Investitionen in diesem Bereich. Gartner schätzt, dass Unternehmen bis 2026 jährlich mehr als 1 Billion Dollar für Hyperautomatisierung ausgeben werden.

Die Gartner-Studie stellt außerdem fest, dass 45 Prozent der Unternehmen, die SAP einsetzen, bereits in irgendeiner Weise die Automatisierung mit ihren ERP-Systemen nutzen. Mit einem proaktiven Ansatz für die Datenqualität wollen Unternehmen Ineffizienzen verringern und eine größere Genauigkeit gewährleisten.

Die Automatisierung kann dazu beitragen, die Datenqualität erheblich zu verbessern und gleichzeitig die Notwendigkeit der Überprüfbarkeit zu erfüllen, wodurch das Risiko und die Compliance-Kosten gesenkt werden. Wenn ein Unternehmen „SAP S/4 HANA“, „ECC“ oder eine ältere Version des SAP-Flaggschiffs unter den ERP-Systemen einsetzt, ist die Arbeit mit komplexen, weitreichenden Systemen und Herausforderungen verbunden. Es stellt sich die Frage, wie erfolgreiche SAP-Automatisierungsinitiativen entworfen und umgesetzt werden können.

In der Digitalisierung und Automatisierung von SAP-Geschäftsprozessen ist eine erfolgreiche Transformation zwischen menschlichen Prozessen und Technologie erforderlich. Im Folgenden wird auf jeden dieser Bereiche näher eingegangen und Best Practices für die SAP-Automatisierung vorgestellt.

1. Die richtige Teamkonstellation

Grundlegend für den Erfolg des Projektes ist ein Team von Mitarbeitenden zusammenzustellen, das die Interdependenz von Geschäft, Technologie und den zugrunde liegenden Daten genau versteht. Hier spricht man von einem „Center of Excellence“ (CoE), das ein kluger Mix aus Mitarbeitenden mit interdisziplinären Fähigkeiten ist.

Dazu können Mitarbeitenden aus der IT-Abteilung des Unternehmens und Experten aus dem Daten-Management-Team eines Unternehmens gehören. Es ist hilfreich, Mitarbeitende der jeweiligen Geschäftsbereiche oder Vertreter von Shared Services einzubeziehen, da sie in der Regel die aktuellen Geschäftsprozesse, Lücken und gewünschten Ergebnisse am besten kennen.

In jedem Fall ist es wichtig, dass Experten in den Transformationsprozess einbezogen werden. CoE-Mitglieder sind dafür verantwortlich, dass eine enge Verbindung zwischen Digitalisierungsinitiativen und dem nachgelagerten geschäftlichen Nutzen der Initiative hergestellt werden können.

2. Prozessoptimierungen

Die Transformation beginnt mit dem Verständnis der Umstände – wie die Dinge aktuell sind und wie sie letztendlich sein sollten. Denn läuft ein Geschäftsprozess anfänglich mangelhaft, ist es unwahrscheinlich, dass die Automatisierung dieses Prozesses zu optimalen Ergebnissen führt.

Stakeholder müssen angehört werden, um deren Anforderungen und Ziele zu verstehen. Eine genaue Untersuchung der Geschäftsprozesse wird unweigerlich zu Fragen über Geschäftsregeln und Daten führen. Stakeholder müssen passende Geschäftsregel definieren und Verantwortliche gefunden werden.

Auch die Benutzer müssen miteinbezogen werden, um zu definieren, wie Erfolg aussieht und wie er messbar wird. Letztendlich wird das CoE die Ziele und Messgrößen festlegen, aber der Beitrag der Anwender gibt eine klare Richtung vor und hilft bei der Überprüfung, ob sich das Team auf die relevanten Ziele konzentriert.

3. Akkurates Suchen und Finden von Techniken

Schließlich müssen die richtige Technologie und die passenden Partner gefunden werden, die bei der Einführung der Automatisierung Ihrer SAP-Systeme unterstützen können. Dies ist ein besonders wichtiger Teil des Gesamtkonzepts für die digitale Transformation, weil es eine Bindung von Ressourcen bedeutet und weil die richtige Technologie einen enormen Unterschied bei der Förderung positiver Ergebnisse für Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte ausmachen kann.

Die Plattform muss über umfassende SAP-Integrationsfunktionen verfügt, einschließlich der Automatisierung von Prozessen über mehrere Abteilungen und SAP-Module hinweg. Ist sie flexibel genug, um unterschiedliche Prozess- und Datenanforderungen für verschiedene Regionen, Vertriebsorganisationen, Werke oder Produktlinien zu erfüllen?

Wenn ECC eingesetzt wird und die Automatisierungsinitiativen auch nach dem Upgrade auf S/4 HANA weitergeführt werden sollen, wird eine Software benötigt, die mit beiden Plattformen zusammenarbeiten kann. Falls mehrere SAP-Instanzen betrieben werden, einschließlich hybrider Cloud-Lösungen, ist diese Art von tiefer SAP-Integration entscheidend.

Die Beschaffenheit der Tools

Die besten SAP-Automatisierungs-Tools ermöglichen eine automatische Prozessplanung und sollten Funktionen wie Abwesenheitsdelegationen, Neuzuweisung von Aufgaben und das Sperren von Aufgaben für Gruppenzuweisungen bieten.

Es wird eine hohe Benutzerfreundlichkeit erwartet, einschließlich Systemen und Prozessen, die nahtlos mit SAP zusammenarbeiten. Eine gute Automatisierungslösung sollte es ermöglichen, die Benutzererfahrung für das Unternehmen so anzupassen, dass alle - routinierte Anwender und SAP-Experten - mit dem Umgang vertraut sind. Sie sollte es ermöglichen, Daten über rollenbasierte Formulare bereitzustellen, zu aktualisieren oder zu genehmigen. Den Anwendern sollte es möglich sein, Datensätze mit Hilfe von SAP-fähigen Excel-Arbeitsmappen zu bearbeiten.

• Anwender mit technischem Know-How präferieren SAP-orientierte Funktionen wie schnellen Datenaustausch mit BAPIs, integrierte SAP-Sicherheit und die Möglichkeit, die SAP-GUI zu umgehen, um die Dateneingabe zu beschleunigen.

• Datenverwalter hingegen spezialisieren sich auf Funktionen, die die Bearbeitung und Umwandlung von Daten erleichtern. Dazu gehören eine Validierung von Daten vorab anhand der Live-Geschäftsregeln des SAP-Systems, die Standardisierung von Datenformaten und die automatische Erkennung von Wiederholungsfehlern. Die Daten werden durch die Verbindung mit anderen Systemen über APIs verbessert, zum Beispiel durch Adressvalidierung, Standortdaten und Einbeziehung von Daten aus Systemen wie CRM.

4. Management zwischen Mensch und Maschine

Viele Projektleiter übersehen das organisatorische Change-Management. Das kann ein großer Fehler sein. Denn wird die Art und Weise, wie Dinge erledigt werden, geändert, bedeutet das in der Regel auch eine Verschiebung der Rollen und Verantwortlichkeiten.

Die natürlichen Ängste, Vorlieben, Bestrebungen und tief verwurzelten Gewohnheiten der Nutzer können sich oft als Hindernisse für den Erfolg des Projekts erweisen. Organisatorisches Change Management entschärft diese Herausforderungen, indem es den Menschen hilft, den Zweck der Initiative zu verstehen, was sie erwarten können und wie die Dinge nach Abschluss des Projekts aussehen werden.

Das CoE sollte über Teammitglieder verfügen, die über ausreichende Erfahrung im Change Management verfügen. Transformationsinitiativen stoßen fast zwangsläufig auf einen gewissen internen Widerstand. Es ist wichtig, dass das Änderungs-Management integraler Bestandteil des Ansatzes zur Automatisierung und Digitalisierung ist.

(ID:50414602)