Volle Kontrolle über SharePoint

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Kriterien für eine SharePoint Archivierungslösung

Da diese entscheidenden Punkte zur Verwaltung der Inhaltsflut über SharePoint nicht umfassend abgedeckt werden, ist der Einsatz einer Archivierungslösung zur optimierten Datenverwaltung, -speicherung und -vorhaltung empfehlenswert. So wird garantiert, dass die Vorteile der Kollaborationsplattform nicht durch einen ausufernden Verwaltungs- und Speicherkostenaufwand wett gemacht werden.

Bei der Auswahl einer passenden Lösung für ein Unternehmen helfen die folgenden Fragen:

• Welcher Umfang an SharePoint-Content und Metadaten wird aufgezeichnet? Einige Lösungen zeichnen lediglich einen Teil des SharePoint-Contents auf, zum Beispiel einzelne Dokumente und Sammlungen von Dokumenten. Diese Art von Capture unterstützt ein feinkörniges Recovery. Andere zeichnen nicht nur dokumentenartigen Content auf, sondern auch die gesamten Kontextdaten der Umgebung. Diese reichhaltigen Daten, wie Listen, Blogs und Wiki-Einträge, Front-end Webserver-Informationen machen eine SharePoint-Site interaktiv. All dieser Content und die Metadaten sind wichtig für eDiscovery, Compliance und Recovery. Eine Archivierungslösung muss all das aufzeichnen und abspeichern. Die Aufzeichnung von Content und Kontext ermöglicht ein feinkörniges Recovery, um komplette SharePoint-Umgebungen wiederherzustellen oder zu migrieren.
• Wie wird der SharePoint-Content aufgezeichnet? SharePoint ist in der Lage, Content kontinuierlich oder periodisch aufzuzeichnen. Eine kontinuierliche Aufzeichnung des gesamten Contents einzelner Abteilungen garantiert die Erfüllung der Anforderungen an Compliance und eDiscovery.
• Bietet die Lösung mehr als nur kostengünstigeren Speicherplatz?Archive bieten einen hohen Wert durch die Verschiebung von Content von Produktionssystemen auf günstigeren Speicherplatz. Noch wertvoller ist jedoch ein Archiv, das auch Recovery ermöglicht. Die Kombination aus Archivierung und Recovery in einer einzigen Lösung bedeutet weniger Komplexität bei der IT-Verwaltung, höhere Effizienz und Kosteneinsparungen.
• Wie können Enduser auf SharePoint-Content zugreifen? Wenn Enduser auf SharePoint gehen, um ihren Content abzuholen, wünschen sie keine Umleitungen und möchten auch keine zwei Repositories nach Daten absuchen müssen. Die richtige Lösung erlaubt daher den nahtlosen Zugriff mit direkt zugänglichem Content über die SharePoint-Schnittstelle. Eine solche Lösung integriert sich nahtlos in den SharePoint Suchindex und erlaubt so die gleichzeitige Suche nach archiviertem und aktivem Content. Es sollte geprüft werden, ob die Archivierungslösung einen nahtlosen Enduser-Zugriff gestattet, damit die Benutzer keine Schulung für neue Zugriffsarten auf ihre Informationen benötigen.
• Wie ermöglicht die Lösung eDiscovery und Aufbewahrungsmanagement? Seit dem Inkrafttreten der Änderungen im Zivilprozessrecht 2006 kämpfen die Unternehmen damit, rechtlich zulässige Einfriermaßnahmen umzusetzen, besonders für hochvolumige Content-Quellen wie SharePoint. Eine gute Archivierungslösung erlaubt eine engmaschige Steuerung der Aufbewahrung durch umfassende Aufzeichnungsfähigkeiten und flexible Aufbewahrungsregeln. Ein vereinheitlichtes Content-Archiv erlaubt Unternehmen die schnelle Umsetzung von Einfriermaßnahmen für einzelne Elemente und die Durchführung von eDiscovery mit Hilfe einer einfachen Schnittstelle.
• Ist die Lösung Teil einer integrierten Content-Archiving-Plattform? Die wirkungsvollste Archivierungslösung vereint die Archivierung von E-Mail, Dateien und SharePoint. So können nicht nur rechtliche Untersuchungen schneller und einfacher durchgeführt werden, sondern auch Speicherkosten durch Bereitstellung einer Single-Instance Storage über alle Content-Quellen erzielt werden.

Um all diese Aufgaben möglichst effizient für den Administrator und Anwender zu adressieren, bietet sich eine holistische Lösung zur Steuerung von SharePoint-Daten mit integrierter Archivierung, Recovery und eDiscovery an.

Die Vorteile einer solchen Lösung liegen in der stärkeren Kontrolle und besseren Steuerung von SharePoint-Content und Speicherplatz, besserem Risk-Management mit zentralen Aufbewahrungsstrategien und Einfriermaßnahmen.

Darüber hinaus ermöglichen sie dem IT-Administrator einen ruhigeren Schlaf, da sichergestellt ist, dass Recovery bis ins kleinste Detail jederzeit möglich ist und Datenverlusten dadurch wirkungsvoll vogebeugt wird.

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