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SharePoint wirft neue Anforderungen an Datenarchivierung und –verwaltung auf

Die bestehende in SharePoint integrierte Backup-Lösung unterliegt gewissen Beschränkungen aufgrund der für ein Recovery benötigten Zeit (RTO), der fehlenden Fähigkeit zum Recovery einzelner Elemente und den hohen Hardwarekosten für Recovery. Die eingebauten SharePoint-Recovery-Tools benötigen eine separate Serverfarm für das Recovery, sowie Laufwerke, die in der Lage sind, bei einem Recovery Metadaten zu modifizieren. Zu diesen Metadaten zählen beispielsweise Datum, Zeitmarken und die ID des Benutzers, der das Dokument abgelegt hat.

Das Recovery ist ein zeitraubender Prozess in mehreren Schritten, da die Native Backup-Operation das Einlesen großer Datenmengen erfordert; wird sie regelmäßig benutzt, so kann dies die Systemleistung negativ beeinflussen und sogar den Userzugriff auf bestimmte Sites blockieren. Das vorhandene SharePoint Backup-Tool ist für Backup und Recovery von Windows SharePoint Services Webseiten auf oberster Ebene ausgelegt – nicht für ein Recovery einzelner Elemente.

Durch den verteilten Einsatz von SharePoint kann die Content-Menge nahezu ungehindert anwachsen. Es besteht die Möglichkeit, die Speichergröße durch Zuweisung von Speicherkontingenten auf Seitengruppen zu steuern. Dies kann jedoch die Produktivität der Enduser einschränken und mindert die Fähigkeit zur effektiven Steuerung des Informations-Lifecycles anhand der Größe und des Alters von Content. Genau das haben Unternehmen mit E-Mail versucht – und sind gescheitert.

Unternehmen, die MOSS (Microsoft Office SharePoint Server) einsetzen, sind in der Lage, Informationsmanagement-Strategien zu verwenden, aufgrund derer Content ablaufen kann. Deren Umsetzung ist jedoch in Umgebungen mit vielen Anwendungen bzw. SharePoint-Farmen sehr zeitaufwendig. Zudem speichern die SharePoint Document Version Libraries vollständige Kopien der Dokumentenversionen ab, was wiederum deutlich höhere Speicherkosten verursacht.

Die Umsetzung effektiver Aufbewahrungs- und Dispositionstrategien zur Reduzierung von Compliance- und eDiscovery-Risiken ist darüber hinaus sehr kompliziert. Dies liegt an der fehlenden zentralen Kontrolle über die verteilten Einsatzorte und der Schwierigkeit, Informationsmanagementstrategien in Unternehmen mit mehreren SharePoint-Farmen umzusetzen.

Zusätzlich besitzt SharePoint keine Schnittstelle bzw. keinen Workflow, mit dem IT Administratoren beispielsweise eine vereinheitlichte Suche über mehrere Einsatzorte oder eine Einfriermaßnahme ohne erneute Kopie des betreffenden Elements durchführen können oder Exporte von betreffenden Materialien kennzeichnen, überprüfen oder aufzeichnen können.

weiter mit: Kriterien für eine SharePoint Archivierungslösung

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