IT Infrastruktur – Wer will schon als Kostentreiber dastehen?

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Behinderungen durch historische Kostenstellenpläne

Wenn dieses schon vollständig in einem ERP-System, zum Beispiel SAP, abgebildet ist, wartet man besser eine Großrevision dieses Systems ab. Das kann aber Jahre dauern. Dann muss man für die Zwischenzeit einen eigenständigen Kostenstellen-Plan nur für die IT einrichten, von dem nur die Endergebnisse in den Unternehmens-Kostenplan eingehen. Schon hieraus folgt, dass dieses Vorgehen nur in engster Abstimmung mit der Unternehmensleitung und dem Controlling erfolgen kann.

Hat man nun auf die eine oder andere Weise die oben aufgezeigten Kostenstellen eingerichtet, so verläuft der Wertefluss nach den altbekannten Regeln:

• In den Sourcing-Kostenstellen fallen die ständig entstehenden Kostenarten an und werden dort gesammelt, wo sie nach ihrer Natur hingehören.

• Wenn man einzelne Kosten nicht kennt, sollte man sie zunächst erfassen.

Hierzu empfiehlt sich der bewährte „BAB des Rechenzentrums“. Folgende Kostenarten müssen bekannt sein: Grundstücke, Gebäude, Reinigung, Klimatechnik, Energieverbrauch, Rechner, Speicher, Klima-Anlage, Personal, externe Berater, sonstige Hardware, Netzanbindung, RZ-Software wie Betriebssysteme, Systemsoftware, Middleware und Datenbanksoftware, Support-Leistungen, Updates, Herstellerservice, Zugangssicherung, Informationen aus Zeitschriften, dem Internet, aus Schulungen, Kursen und On-line-Weiterbildung, Reisen etc.

IT als Business-Partner oder Kostentreiber?

Wird die Durchgängigkeit der Struktur von der Beschaffung (Sourcing) bis zur Auslieferung und Vorhaltung der Produkte und Services durchgehalten, so ergibt sich eine Datenbasis, die sowohl zu Entscheidungsfindung als auch zur Darstellung der IT Mehrwerte und Effizienzsteigerung hervorragend nutzbar ist.

Vergleiche mit externen Angeboten, beispielsweise Cloud-Services, bei denen häufig mit diversen Annahmen hin und her gerechnet werden muss, können einfach ad hoc angestellt werden. Der Nutzen eines durchgängigen IT Kostencontrollings wird sofort sichtbar.

Die Verständlichkeit auf Business-Seite wird wesentlich erhöht, da die Diskussionen über IT-Kosten die technische Ebene komplett verlassen können und eine geschäftsorientierte Sicht in einer verständlichen Form präsentiert werden kann. „Was-wäre-wenn“-Betrachtungen können einfach in „Euros“ angestellt werden.

Eigeninitiative ist gefragt

Der IT-Verantwortliche kann die Kostenentwicklung auf Geschäftsprozessebene darstellen und von sich aus Vorschläge für Kostensenkungen machen. Darüber hinaus sind Aufwende für Innovationen im Vorhinein allokierbar und können so auf Grund des Businessnutzens entschieden werden.

Doch, was passiert eigentlich, wenn man eine derartige Struktur nicht aufbaut? Die Antwort ist praktisch schon gegeben: Durch mehr Automation und Effizienzsteigerung wird der IT-Betrieb kostengünstiger. Durch das gleichzeitige exponentielle Wachstum der benötigten Mengen bleibt aber der Gesamtaufwand für das „in-Betrieb-halten“ nahezu konstant.

Die IT kann hierdurch als untätiger Kostentreiber im Unternehmen wahrgenommen werden. Welcher IT Verantwortliche möchte schon diese Rolle ausfüllen?

Die Autoren:

Dipl.-Ing. Jochen K. Michels ist selbständiger Unternehmensberater (www.jomi1.com) und berät seit 1985 zum IT-Finanz-Management. In Analysen, mehreren Büchern und aktuellen Fachbeiträgen äußert er sich zu verschiedenen Bereichen des IT-Finanz-Management.

Diplom-Mathematiker Michael Prinz ist freier Management-Berater für „Nachvollziehbare IT Strategien mit kurzfristiger Umsetzung“. Schwerpunkte liegen im Management von IT-Beschaffung und Leistungserbringung/-verrechnung.

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