Klare Win-Win-Situation für Verkäufer und Käufer Gebrauchtsoftware und -hardware = Schätze der IT

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Sie wollen entdeckt und gehoben werden – versteckte Werte, die vor allem in ungenutzten Softwarelizenzen, aber auch in nicht mehr benötigter Hardware stecken. Insbesondere mittelständische Unternehmen können ihre fortschreitende Digitalisierung zum Teil mit fast vergessenen Assets finanzieren. So kann sich nicht mehr benötigte Software und Hardware als vorher nicht bedachte Liquiditätsquelle erweisen.

Aus den Augen, aus dem Sinn – dies gilt häufig für IT-Assets, die in Unternehmen dahin dümpeln, obwohl sie gar nicht mehr in Benutzung sind. Besonders ausgeprägt ist dieser Effekt bei Software. Denn hier bleiben Überkapazitäten praktisch unsichtbar.

Während der Fokus der Geschäftsleitung auf aktuellen und in die Zukunft gerichteten Projekten und den dafür erforderlichen Hardware- und Software-Werkzeugen sowie Diensten liegt, sind Altlizenzen in der Buchhaltung häufig schon abgeschrieben und damit schlicht nicht mehr auf dem Radar. So kann es leicht dazu kommen, dass nicht mehr aktiv genutzte Anwendungssoftware oder nach Umstrukturierungen überzählige Softwarelizenzen ungenutzt bleiben.

Solche Überkapazitäten beziehungsweise das Festhalten an Lizenzen für Software, die im Daily Business nicht mehr eingesetzt wird, ist Alltag in deutschen Unternehmen aller Größenordnungen. Das Ergebnis: Finanzielle Ressourcen, die das Unternehmen wesentlich sinnvoller einsetzen könnte, bleiben unentdeckt. Nicht selten ist es auch eine Umorientierung in der Softwarenutzung, die zu brachliegenden Lizenzen führt – etwa durch den Umstieg auf eine andere Softwareplattform oder wegen der Migration zu einer Cloud-basierten Lösung.

Rechtliche Unsicherheiten verhindern oft den Lizenzverkauf

Hinzu kommt ein weiterer Aspekt: Oft ist in der IT-Abteilung zwar bekannt, dass eine Überlizenzierung vorliegt. Doch wegen der als unklar empfundenen Rechtslage und zum Teil widersprüchlicher Aussagen in den Lizenzbestimmungen der Softwareanbieter setzt sich die Einstellung durch, dieses vermeintlich problematische Thema lieber unangetastet zu lassen.

Dabei ist die Rechtslage längst geklärt und eindeutig: Vertragsklauseln, die den Handel mit gebrauchten Lizenzen einschränken, sind nicht mit dem so genannten Erschöpfungsgrundsatz vereinbar – dies haben sowohl der Bundesgerichtshof in einem Urteil aus dem Jahr 2000 als auch der Europäische Gerichtshof im Jahr 2012 bestätigt. Mittlerweile hat auch die Rechtsabteilung beispielsweise von Microsoft keine Einwände mehr dagegen, dass Vorbesitzer nicht länger benötigte Softwarelizenzen aus Volumenlizenzverträgen weiterveräußern.

Wichtig bleibt in diesem Zusammenhang die Prüfung jedes Einzelfalls durch Lizenzspezialisten, damit zum Beispiel verlässlich festgestellt werden kann, ob es sich tatsächlich um erworbene Kauflizenzen oder doch um ein Mietmodell handelt. Zudem gilt es im Falle eines Verkaufs, den Prozess so zu gestalten, dass er alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und etwa auch alle erforderlichen Nachweise für mögliche spätere Audits vorliegen.

Des Weiteren stehen Verkaufsinteressenten vor der Herausforderung zu ermitteln, in welcher Höhe ein fairer und marktgerechter Preis für die überzähligen Lizenzen überhaupt liegt. Aus diesen und weiteren Gründen ist es sinnvoll, für den Verkauf mit einem erfahrenen und vertrauenswürdigen, auf das Thema spezialisierten Partner zusammenzuarbeiten.

Kreislaufwirtschaft im Software-Bereich

Je nach Umfang und Erlös kann der Verkauf brachliegender Lizenzen durchaus relevante finanzielle Ressourcen freisetzen. Eine Daumenregel besagt, dass sich für Gebrauchtlizenzen marktgängiger Software wie etwa den „Office“-Paketen oder Server-Software von Microsoft bis zu 40 Prozent der ursprünglichen Lizenzausgaben erzielen lassen.

Tatsächlich hat sich im Softwarebereich bereits in ersten Ansätzen eine Kreislaufwirtschaft etabliert: Des einen nicht mehr benötigte Lizenzen sind des anderen vergünstigte Gebrauchtlizenzen. Zwar trägt der Weiterverkauf des virtuellen Werts Softwarelizenz nur begrenzt zu Nachhaltigkeit im engeren Sinne bei – doch er ist auf jeden Fall Ausdruck eines in immer mehr Unternehmen verbreiteten Grundgedankens: Muss es wirklich eine Neuanschaffung sein oder gibt es das Benötigte eventuell auch auf dem Gebrauchtmarkt?

Mehr Nachhaltigkeit mit Refurbished-Hardware

Diesem von Software beschrittenen Weg folgt im Übrigen zunehmend auch Hardware – in wachsender Zahl setzen Unternehmen für geeignete Anwendungsfelder wiederaufbereitete statt fabrikneue Geräte ein, die so genannte Refurbished-Hardware. Der feine Unterscheid: Bei physischer Technik ist der geleistete Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit eindeutig.

Dabei ist unbestritten, dass für Highend-Einsatz wie CAD-Konstruktion, Bildretuschen oder 3D-Visualisierung die neuesten und schnellsten Rechner meist gerade gut genug sind. Doch für viele Unternehmens- und Anwendungsbereiche bietet auch ältere, gebrauchte Hardware noch mehr als genug Leistung – etwa für den Einsatz konventioneller Bürosoftware in Sekretariaten, Buchhaltungsabteilungen, Callcentern oder im Bereich Support und Service.

Wo Budgetbegrenzungen sonst die Möglichkeiten der IT-Abteilungen beschränken, sind Refurbished-Systeme eine Überlegung wert. Dies gilt neben mittelständischen Unternehmen nicht zuletzt auch für die öffentliche Hand, die so gut wie immer Sparzwängen unterliegt.

Auch für diese Variante von Nachhaltigkeit haben sich spezialisierte Anbieter etabliert, die für Qualität und Zuverlässigkeit der wiederaufbereiteten Rechner garantieren. Sie handeln dabei grundsätzlich nur mit hochwertigen Markengeräten – bei schon im Erstverkauf billigen No-Name-Produkten lohnt weder der Aufwand der Wiederaufbereitung noch der Wiederverkauf.

Zudem könnte die begrenzte Qualität von Billigprodukten häufig Einschränkungen und Probleme verursachen. Das Angebot an hochwertigen Gebrauchssystemen namhafter Marken umfasst dabei nicht nur Notebooks und Desktop-PC, sondern reicht bis hin zu Einstiegs-Workstations und Low-Entry-Servern.

Ein sehr aktueller Aspekt, der ebenfalls zum Erstarken der Kreislaufwirtschaft mit gebrauchter IT-Hardware beiträgt, sind außerdem die von der internationalen Lieferketten- und Chip-Krise verursachten Lieferengpässe. Wenn neu bestellte Rechnersysteme oft mehrere Monate Lieferzeit haben, kann der Griff zu ausreichend leistungsstarker Refurbished-Hardware eine schnelle und pragmatische Alternativlösung sein.

* Über den Autor

Ernesto Schmutter, Jahrgang 1966, ist CEO von MRM Distribution, einem auf den Ankauf und Wiederverkauf von Gebrauchtlizenzen spezialisierten Software-Handelsunternehmen. Er studierte an der J.W.-Goethe Universität in Frankfurt, an der University of California, der Stanford University Graduate School of Business und der Business School St. Gallen. Frühere berufliche Stationen umfassen Microwarehouse Deutschland, Macrotron und Ingram Micro. Zu seinen Spezialgebieten zählen Change Management, Digitale Transformation sowie Strategy und Management Consulting.

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