Digitale Akten als Basis elektronischer Prozesse im Personalwesen

Anbieter zum Thema

Rosenberger-OSI GmbH & Co. OHG

Kentix GmbH

Data Center Group – Büro Köln

Nextevolution AG

Dass es nicht immer SAP sein muss, zeigt das Beispiel der Köln-Düsseldorfer Deutsche Rheinschiffahrt AG, die als ERP-System Microsoft DynamicsNAV einsetzt und dieses mit dem ECM-System windream verknüpft hat. Die dort verwalteten Dokumentarten sind sehr heterogen: Verträge, Lizenzen und Zertifikate der Mitarbeiter, Versicherungspolicen, Visa, Pässe oder auch Schifferdienstbücher.

Zur Administration des Mitarbeiterstabs stellt DynamicsNAV eine eigene Registerkarte zur Verfügung, über die sich Barcode-Etiketten für assoziierte Dokumente erstellen und ausgeben lassen. Um den Stammdaten eines Mitarbeiters ein spezifisches, auf Papier vorliegendes Dokument zuzuweisen, wird der Barcode zunächst ausgedruckt, auf das eingegangene Dokument geklebt, dieses anschließend gescannt und in einem definierten Ordner des windream-Systems abgelegt. Zu seiner Indizierung dient künftig der Barcode, der eine eindeutige Zuordnung zwischen Dokument und Mitarbeiter ermöglicht.

Von Anbeginn an auf Workflows ausgerichtet sind Personalakten-Projekte je eher, desto größer das Unternehmen ist, so die Beobachtung von Oliver Hüfner von nextevolution. Bei einem deutschen Medienunternehmen hat der Anbieter mit seiner „Process Builder“-Workflow-Software basierend auf SAP Business Workflow spezifische Arbeitsprozesse innerhalb des Personalwesen elektronisch abgebildet. Die Prozesse werden über grafische Oberflächen per „drag and drop“ definiert und anschließend im Hintergrund automatisch in SAP Business Workflows übersetzt. Das aufwändige und nur von Spezialisten durchzuführende Einrichten von SAP Business Workflows wird so wesentlich erleichtert und es können „spontan“ neue Workflows aufgesetzt oder angepasst werden.

Besseres Reporting über Prozessabläufe mit elektronischen Mitteln

Bei Gehaltserhöhungs-Abläufen zum Beispiel füllt die Führungskraft ein Interactive Formular aus und schickt es zum Personalreferenten. Dieser genehmigt den Vorgang oder lehnt ihn ab und übergibt die Daten an das HR Service Center, wo er sich in die Worklist des SAP Employee Interaction Center – das Cockpit für die Sachbearbeiter/innen in SAP HR – einreiht. Der Sachbearbeiter öffnet den Vorgang, bearbeitet ihn elektronisch weiter und gibt das Dokument anschließend in die Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters.

Weitere typische Prozesse auf Basis der digitalen Personalakte sind Personalanforderungen, organisatorische Wechsel, Arbeitszeitanpassungen und Dienstwagen-Bestellungen – sämtlichst Vorgänge, die in Personalabteilungen bislang eher auf Zuruf angestoßen werden und bei denen ein ordentliches Reporting über den jeweiligen Prozessstand nur mit sehr hohem Aufwand möglich ist.

Dass sich Workflows übrigens auch ganz ohne Integration im Personalbereich sinnvoll einsetzen lassen, zeigt das Beispiel der Dehner GmbH & Co. KG. Der Marktführer in der Gartencenterbranche betreibt derzeit 107 Märkte in Deutschland und Österreich. Änderungen wie Arbeitszeit, Vergütung, Arbeitsplatz etc. wurden früher mit entsprechenden Formularen per Post oder Fax über verschiedene Freigabestellen an die Personalverwaltung gemeldet. Dabei kam es permanent zu zeitlichen Verzögerungen und des Öfteren zu mehrfachen Eingängen der Mitteilung (Post und Fax).

Diesen Prozess steuert heute ein Personalworkflow des Bobinger Systemhauses CFT Consulting GmbH, an dem alle Marktleiter, Regionsleiter, Personalsachbearbeiter sowie abschließend der Geschäftsbereichsleiter Personal teilnehmen. Der komplette Genehmigungsprozess, einschließlich Rückfragemöglichkeiten, läuft somit elektronisch ab. Nur am Ende entsteht noch ein Formular, das gedruckt und dem Mitarbeiter ausgehändigt werden kann. Personaländerungen kann Dehner dadurch wesentlich schneller und transparenter umsetzen.

Frank Zscheile ist freier IT-Fachjournalist aus München.

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