Digitale Akten als Basis elektronischer Prozesse im Personalwesen

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Nextevolution AG

Dies bestätigt eine aktuelle Marktstudie der aconso AG aus München zu Trends und Potenzialen der digitalen Personalakte. Im Rahmen der Studie hat der Software-Anbieter deutschlandweit knapp 230 Personalverantwortliche aus Unternehmen mit über 2.500 Beschäftigten befragt. Durch die Tatsache, dass im Personalbereich nahe alle Abläufe durch ein Dokument angestoßen werden, entstünden in den Personalabteilungen erhebliche Mengen an Dokumenten, heißt es dort.

aconso stellt fest, dass für einen effizienten Arbeitsablauf in den HR-Abteilungen immer mehr Unternehmen auf elektronische Aktenführung umsteigen – zum Zeitpunkt der Erhebung beschäftigten sich knapp 80 Prozent der Befragten mit dem Thema, rund die Hälfte der Unternehmen haben bereits eine entsprechende Lösung implementiert bzw. sind gerade dabei. Diese Tendenz führe dazu, so aconso, dass sich die digitale Personalakte als Basistechnologie für alle papier- und datenbezogenen Prozesse im HR-Umfeld etabliert habe. Die größten Einsparungen und Entlastungen ließen sich dabei erzielen, indem die digitale Personalakte nicht als isoliertes Objekt fungiert, sondern in alle HR-Prozesse mit eingebunden wird.

Zu den bekannteren am Markt eingeführten Aktensystemen im Personalbereich gehört auch die Lösung LDMS/p der SI Software Innovation GmbH, einem Unternehmen der Beta Systems Group. Für die HR-Abteilung von Sanofi-Aventis Deutschland ist die elektronische Personalakte von SI zum wichtigen Instrument innovativer Personalarbeit geworden. Zuvor wurden die Akten von 10.000 Beschäftigten in Deutschland per Hand abgelegt und in sechs verschiedenen Archiven in unterschiedlichen Gebäuden aufbewahrt. Mit der elektronischen Akte vermeidet das Unternehmen heute Medienbrüche, verfügt über eine systematische und einheitliche Aktenstruktur und unterstützt letztlich alle weiteren digitalen Prozesse und Workflows im Bereich HR.

Erst Akten-, dann Workflow-Funktionalität

Typisch für Unternehmen der kleinen bis gehobenen Mittelstandsklasse ist, dass sie zunächst die Vorzüge der digitalen Ablage ausprobieren und sich anschließend dem Thema Workflow zuwenden. Wie die Franz Wiltmann GmbH & Co. KG, inhabergeführter Mittelstandsbetrieb für Wurstherstellung aus dem westfälischen Peckeloh, die seit Mitte 2009 die Aktenlösung von nextevolution einsetzt, eingebettet in SAP HR. Im Personalbereich gab es bei Wiltmann bis dahin jede Menge Papier und die Personalakten von insgesamt rd. 800 Beschäftigten lagerten in diversen Räumen und Schränken.

„Wir wollten aus den bekannten Gründen vom Papier weg: Schnellerer Zugriff, bessere Übersicht und Platzersparnis“, sagt Jürgen Aschentrup, Leiter Geschäftsleitungsbereich Verwaltung bei Wiltmann. Für ihn ist die digitale Personalakte die Basis zur Vereinfachung und Optimierung der Arbeitsabläufe von morgen.

Die Personalsachbearbeiter/innen können bei Wiltmann direkt aus dem gewohnten SAP HR Personalstamm heraus auf Dokumente in der Akte zugreifen, ein Wechsel der Programme ist nicht notwendig. Die reine Funktionalität einer Personalakte hätte Wiltmann auch mit dem bereits vorhandenen SAP NetWeaver Records Management abdecken können. Die Lösung von nextevolution jedoch reichert SAP NetWeaver Records Management um einigen Komfort an, darunter den direkten Absprung aus der Akte in den Personalstamm, das Schaffen einer strukturierten Sicht auf die Vorgänge oder die direkte Integration von Nachrichten aus dem E-Mail-System in die Akte.

weiter mit: Freigaben und Genehmigungen digital auf Basis der Akte erteilen

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