Digitale Akten als Basis elektronischer Prozesse im Personalwesen

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Freigaben und Genehmigungen digital auf Basis der Akte erteilen

Ähnlich wie die Wiltmann GmbH hat das Allgemeine Krankenhaus der Stadt Linz sein Personalaktenprojekt für die 3.000 Beschäftigten aufgezogen. Ein modernes HR-Service-Center zu haben, das bedeutet für Personalleiter Klaus Luger, schnell auf Daten und Dokumente aller Mitarbeiter zugreifen zu können – unabhängig von Art und Ort der Speicherung oder Ablage. Mit der digitalen Personalakte realisiert das Krankenhaus heute sein strategisches Personalmanagement. Sie ist zentraler Dokumenten- und Informationsspeicher im Personalwesen und stellt alle mit einem Mitarbeiter aus personalwirtschaftlicher Sicht verbundenen Dokumente und Informationen strukturiert zur Verfügung.

In einem weiteren Projektschritt will Klaus Luger fortführende Workflows auf Basis der Personalakte implementieren, zum Beispiel für Freigaben und Genehmigungen etwa von Dienstreisen. Dazu zählen auch Prozesse, in deren Verlauf Dokumente in die Akte eingebracht oder wieder entfernt werden sowie Aktenausleihe und temporäre Akteneinsicht. So soll die digitale Personalakte zur Basis für die gemeinsame Bearbeitung von Vorgängen im Personalwesen werden.

Aus der Akte heraus lassen sich dann Arbeitsvorgänge starten – sowohl manuell als auch automatisiert auf Basis vorgegebener Regeln. Administrative Prozesse werden dadurch gebündelt, effizienter und damit kostengünstiger gestaltet.

Enge Verbindung der Akte mit jeweils eingesetzter HR-Software

Auf SAP Records Management basiert auch die Personalakte der WMD GmbH aus Ahrensburg. Die Techniker Krankenkasse führte die Lösung Mitte 2008 ein und ermöglicht damit heute einen schnellen und ortsunabhängigen Zugriff auf die Personalunterlagen. 10.000 aktive Beschäftigte hat die Kasse, hinzu kommt ein Archiv mit 3.000 Akten bereits ausgeschiedener Mitarbeiter. Macht 750.000 Dokumente bzw. 1,3 Mio. Dokumentenseiten, mit täglich 200 bis 300 weiteren, neuen Belegen. Mit der Einführung der elektronischen Lösung hatte deren manuelle Bearbeitung ein Ende.

„Durch die Digitale Personalakte haben wir sowohl die Altaktenarchivierung wie auch das laufende Tagesgeschäft deutlich gestrafft, in der Durchführung vereinfacht und vor allem für die betroffenen Mitarbeiter transparenter und komfortabler gestaltet“, erklärt Tobias Kölln von der Abteilung „Personalservice und Tarif“ der TK.

weiter mit: heterogene Datenhaltung mit dem ECM-System von windream

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