Unternehmensweite Prozessdigitalisierung mithilfe von Managed File Transfer Automatisierter Datenaustausch beschleunigt Workflow bei Rudolph Airtransfracht

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Größte Flexibilität in puncto Kundenwünsche und ständig neue Bedingungen fordern schnelle Reaktionen. In der Logistikbranche führt an der Automatisierung von Datenprozessen kein Weg vorbei - auch nicht für Rudolph Airtransfracht.

Zu den Hauptgeschäftsbereichen des Stuttgarter Unternehmens Rudoph Airtransfracht gehören Luftfrachthandling, Nah- und Fernverkehr, Lagerlogistik, Seefrachtcontainer und das dazugehörige Dokumenten-Handling. Kunden sind Luftfrachtspediteure und Fluggesellschaften.

So generiert Rudolph im Nahverkehr XML-Files (XML = Extensible Markup Language) mit allen Daten und Informationen zu einer Lieferung und hinterlegt sie auf einem Server. Hierfür suchte das Unternehmen im Sommer 2018 eine neue Lösung für die gesamte Weiterverarbeitung mit dem Ergebnis, dass ein korrekt beladener Lastkraftwagen zur richtigen Zeit abfährt.

Frederik Reiter, als IT-Leiter bei Rudolph Airtransfracht für das Projekt verantwortlich, fasst die Herausforderung zusammen: „Wir wollten jederzeit sicherstellen, dass alle benötigten Information vorhanden sind und auf gewünschte Weise in kürzester Zeit verarbeitet werden können.“

Windows-Bordmittel und Skripte

Diese komplexen Anforderungen hatten die Luftfrachtlogistiker in der Vergangenheit mit Windows-Bordmitteln und auf Skriptbasis gelöst. Reiter: „Wir nutzten dazu verschiedene Server und Tools wie den 'Windows Task Scheduler'“.

Das Problem: Im Lauf der Zeit erstellte das IT-Team eine Unmenge an Scripts. Das System wuchs und die potenziellen Stör- und Fehlerquellen nahmen kontinuierlich zu. Reiter: „So gestaltete sich das Logging aufwändig und unübersichtlich und verbrauchte erhebliche Ressourcen.“ Die Fehlerberichterstattung war umständlich und sorgte für zusätzlichen Arbeitsaufwand.

Daraus ergab sich für Frederik Reiter ein klares Ziel: „Wir brauchen eine zentrale Lösung, die alle Aufgaben in einer einzigen Applikation mit einem einzigen Interface sauber abbildet.“

Der Auswahlprozess

Reiter evaluierte umfassend das Angebot potenziell geeigneter Softwareprodukte. Einige der möglichen schieden wegen ihres intransparenten Lizenzmodells aus. Zudem deckten sie mit ihren Lizenzen nur eine beschränkte Anzahl von Datenfiles ab oder begrenzten das Volumen für Datentransfers.

Solchen Einschränkungen wollte Rudolph Airtransfracht angesichts steigender Bedeutung digitaler Prozesse und sich ständig ändernder Marktbedingungen nicht unterliegen. Darüber hinaus spielte die hohe Bedienungsfreundlichkeit eine wichtige Rolle: „Wir wollten mit einem System arbeiten, das einfach zu handhaben und zu warten ist“, so Richter.

Letztlich gab eine Prämisse des Unternehmens den Ausschlag: „Unsere Geschäftsprozesse müssen sorgsam über die Software abgebildet werden, ohne modifiziert zu werden. Die nachgelagerten Programme müssen direkt über die Software bedienbar sein.“

Das Ziel: Sicherer, protokollgenauer und zeitgesteuerter Austausch von Logistikdaten

Nach Anlegen dieser Kriterien blieben nur noch wenige Anbieter übrig. Vor allem ein Softwareprodukt schien für Rudolph Airtransfracht geeignet: „Moveit“ von Progress deckt erstens unsere Prozess-Anforderungen voll ab, erfüllt zweitens alle technischen Voraussetzungen und ist drittens skalierbar.“ Die Software ermöglicht einen sicheren, einwandfreien protokollierten und zeitgesteuerten Austausch von Informationen.

Nach der Grundsatzentscheidung für das Managed-File-Transfer-Produkt von Progress lag auch die Auswahl des Implementierungspartners auf der Hand. „Wer nach Datenaustausch-Automatisierung sucht, kommt automatisch zu Moveit und zu Treeconsult“, so Reiter. Viele große Systemhäuser erbringen die Dienstleistung nicht selbst, sondern delegieren sie an den Spezialisten aus Freising, in der Nähe des Flughafens München. „Daher haben wir Treeconsult direkt als Partner gewählt.“

Seit über zehn Jahren übernimmt das Beratungshaus Projekte für Managed File Transfer. Die Implementation bei Rudolph Airtransfracht leitete Aaron Siegl. Der Spezialist kommentiert: „Managed-File-Transfer-Projekte scheinen vordergründig ähnlich, weisen in der Praxis beim Anwenderunternehmen jedoch immer einige knifflige Stellen auf.“

Die Implementierung

Die Vorbereitung und die Grundinstallation beim Kunden verursachen jedoch in der Regel wenig Aufwand. „Moveit ist eine ausgereifte Lösung. Sie stellt zum Beispiel keinerlei speziellen Anforderungen an das Betriebssystem. Wir implementieren und konfigurieren sie daher sehr schnell“, so Siegl.

Auch bei Rudolph Airtransfracht war die die Installation, Einweisung und Abbildung eines Beispielszenarios im Januar 2019 im Rahmen von lediglich zwei Personentagen abgeschlossen. Unmittelbar danach begann die Testphase für das „Going Live“.

Doch auch die Übergabe des Systems sei „unspektakulär“ verlaufen, erinnert sich Richter. „Zur Ersteinweisung in das System haben wir uns einen konkreten Use-Case herausgesucht, diesen gemeinsam konfiguriert und schon waren wir fit, um selbst mit dem System live zu arbeiten.“

Eingepasst

Die gesamte Weiterverarbeitung der eingangs genannten Logistik-Daten in XML-Files übernimmt nun die Datenaustauschsoftware Moveit. Diese holt sich die Dateien aus den Quellsystemen und leitet sie an das Eingangsverzeichnis der Firma Rudolph weiter. Die Daten werden entsprechend kundenspezifischer Prozesse verarbeitet, die LKWs planmäßig beladen und losgeschickt. Das System überwacht, protokolliert sowie steuert alle Zwischenschritte und trägt auch dazu bei, Statusmeldungen an die Kunden zu erstellen.

„Damit haben wir wie gewünscht eine zentrale, sichere Lösung, die hinsichtlich Compliance alles bietet, was wir brauchen“, konstatiert Reiter. „Jetzt läuft das Logging, Error Reporting und ähnliches schnell und reibungslos.“

Die neue Lösung lasse sich zudem viel einfacher handhaben als andere Systeme: „Hier gibt es klare Menüpunkte und eine überschaubare Struktur, wo andere eine Vielzahl von eher verwirrenden Ebenen haben. Das einfache Handling ist das i-Tüpfelchen“, berichtet Reiter.

Der automatisierte Datenaustausch mit Kunden

Für die Zukunft geht man bei Rudolph Airtransfracht davon aus, dass der automatisierte Datenaustausch mit Kunden sowohl an Bedeutung und Volumen zunehmen wird. Die Luftfrachtspezialisten sind sich bewusst, dass sie ihre Prozesse ständig wandeln und anpassen müssen. „In unserer Branche wechseln die Anforderungen mit hoher Frequenz und Geschwindigkeit. Man muss sofort reagieren können“, führt Reiter aus.

Für den Nahverkehr wird etwa in Betracht gezogen, zusätzliche Transportdaten und Sendungsdetails einzuarbeiten und Sendungen so genauer verfolgen zu können. In diesem Zuge werden große Mengen neuer Daten entstehen, für deren Weiterverarbeitung Moveit Automation schon heute gewappnet ist. „Wir wollen über Industrie-4.0-Schnittstellen noch mehr und noch schneller mit unseren Kunden kommunizieren, es kommt noch vieles mehr“, blickt Reiter auf die zukünftigen Aufgaben.

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