Zehn Tipps zum effektiven Lizenz-Management

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5. Integrieren Sie Ihr Lizenz- in Ihr Client-Management

Zu einem einheitlichen Prozess für die Beschaffung von Software gehört ein einheitlicher und zentral gesteuerter Prozess für deren Installation. Dieser lässt sich am besten mit einem professionellen Client-Management-System (CMS) umsetzen.

Die Inventarisierungsfunktion des CMS liefert dabei regelmäßig aktuelle Daten über alle im Unternehmen installierte Software. Das Lizenz-Management stellt diese dann in Form einer Lizenzbilanz oder eines Compliance-Checks den im CMS hinterlegten Lizenzpaketen gegenüber und weist Über- und Unterlizenzierungen aus.

Getrennte Systeme für Inventarisierung, Softwareverteilung und Lizenz-Management führen zwangsläufig zu Reibungsverlusten, redundanten oder fehlenden Daten sowie einem Mehraufwand in der Administration. Achten Sie bei der Auswahl zudem darauf, dass das Client-Management-System alle PCs in Ihrem Unternehmen abdeckt, also auch mobile und externe Geräte wie Notebooks oder Heimarbeitsplätze.

6. Weisen Sie Open-Source- und Gebrauchtsoftware gesondert aus

Bedenken Sie, dass der Einsatz von Open-Source-Software oder Shareware in Unternehmen kostenpflichtig sein kann. So setzen viele Firmen beispielsweise die Open-Source-Datenbank „MySQL“ ein und vergessen dabei, dass für dieses Produkt im kommerziellen Umfeld eine Lizenzpflicht besteht. Daher sollte ein Lizenz-Manager auch die Lizenzbedingungen von Open-Source-Software prüfen und diesen Softwaretyp im Lizenz-Management separat ausweisen.

Ähnliches gilt für gebrauchte Software: Da die Rechtslage bei gebraucht beschaffter Software noch immer unklar ist, empfiehlt es sich auch hier, diese Lizenzen gesondert im Lizenz-Management auszuweisen. So lässt sich das Risiko einer potentiellen Nachlizenzierung besser bewerten.

7. Bewahren Sie Lizenznachweise und Datenträger zentral und sicher auf

Lizenznachweise und Datenträger von Software haben nichts im Bürozimmer des Anwenders oder gar in dessen Home-Office verloren. Verwahren Sie stattdessen alle mit einer Lizenz verbundenen Unterlagen zentral und an einem sicheren Ort auf.

Dieser sollte nur autorisierten Personen aus der DV und gegebenenfalls dem Einkauf zugänglich sein. Achten Sie auch darauf, dass dieser Ort speziell vor Feuer geschützt ist. Bewahren Sie dort dann sowohl alle Datenträger und Lizenzschlüssel sowie weitere Nachweise über die Beschaffung von Software wie etwa Rechnungskopien in Papierform auf.

Zusätzlich empfiehlt es sich, diese Dokumente zu digitalisieren und im Client-Management-System bei den jeweiligen Lizenzpaketen zu hinterlegen. So haben Lizenz-Manager, Einkauf und Administratoren immer sofortigen Zugriff auf alle Lizenzinformationen.

8. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter

Jedem Mitarbeiter eines Unternehmens muss klar sein, warum Lizenz-Management für das Unternehmen und damit auch für seinen Job wichtig ist. Dies soll auch verhindern, dass Mitarbeiter selber Software mitbringen und auf ihren Rechnern installieren. Schleißlich haftet das Unternehmen gegebenenfalls dafür.

Softwarelizenzen sind Unternehmenskapital und Unternehmenswerte. Ein verantwortlicher Umgang damit muss von oben gelebt werden und kommt letztlich allen Mitarbeitern zu Gute.

9. Schließen Sie eine Betriebsvereinbarung und Mitarbeitervereinbarung ab

Jedes Unternehmen sollte eine Betriebsvereinbarung und/oder Mitarbeitervereinbarungen für die private Nutzung des Arbeitsplatz-PCs und des Internets abschließen. Dort empfiehlt es sich auf Grund der aktuellen Rechtslage in Deutschland, den Mitarbeitern die private Nutzung des PCs und des Internets zu untersagen.

Wer dies nicht tut, läuft Gefahr, seinen Angestellten gegenüber als Anbieter von Telekommunikationsdiensten aufzutreten. Dies wiederum kann zu Einschränkungen bei dem zulässigen Zugriff auf die unternehmenseigenen Geräte und Daten führen.

Das wiederum erschwert das Client- und Lizenz-Management oder macht es gar unmöglich. Um Mitarbeiter durch solche Maßnahmen nicht zu demotivieren, können Unternehmen beispielsweise dedizierte Kiosk-PCs in den Pausenräumen aufstellen, an denen privates Surfen ausdrücklich gestattet ist.

10. Lassen Sie Ihren Lizenzstatus durch die Hersteller zertifizieren

Wer sein Lizenz-Management allein oder mit Hilfe eines SAM-Partners in Ordnung gebracht hat, kann sich dies von den großen Softwareherstellern zertifizieren lassen. Den Zertifizierungsprozess selbst wickelt ebenfalls ein SAM-Partner ab.

Ein entsprechendes Zertifikat, beispielsweise von Microsoft, bestätigt dann, dass das Lizenz-Management eines Unternehmens effektiv aufgestellt ist und dass das Unternehmen aus Sicht dieses Herstellers korrekt lizenziert ist. Mit einem solchen Zertifikat ist ein Unternehmen dann für ein Jahr vor Lizenz-Audits zumindest des ausstellenden Herstellers sicher.

Gleichzeitig wirken solche Zertifikate positiv in der Außendarstellung, haben Signalwirkung auf andere Hersteller, die keine Zertifizierung anbieten, verbessern das eigene Risiko-Management und können sich auch positiv auf das Kreditranking eines Unternehmens auswirken. Schließlich ist ein solches Zertifikat auch eine positive Bestätigung für die eigenen Mitarbeiter. Denn sie erhalten damit einen offiziellen Nachweis, dass die ihnen auferlegten Einschränkungen dem eigenen Unternehmen tatsächlich zu Gute kommen.

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