Unternehmen müssen hochvolumigen E-Mail-Versand selbst regeln Wenn Microsoft blockiert

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VON ZUR MÜHLEN'SCHE GmbH

Seit April 2025 begrenzt Microsoft den E-Mail-Versand über „Exchange Online“ (siehe: Link). Dies hat Folgen für automatisierte System-Mails wie Buchungsbestätigungen oder Passwort-Resets. Werden solche E-Mails blockiert, gerät der Betrieb ins Stocken und der Support wird belastet. Unternehmen können diesen Herausforderungen begegnen, indem sie auf dedizierte Angebote für transaktionelle E-Mails setzen.

Systemwarnungen, Gate-Änderungen, Passwort-Resets, Angebote, Bestellungen und Zahlungsbestätigungen – Unternehmen versenden jeden Tag Millionen von E-Mails, die unmittelbar an operative Prozesse gekoppelt sind. Sie müssen sicher, schnell und zuverlässig zugestellt werden und vor allem im Posteingang landen.

Seit der Einführung der neuen Microsoft-Versandbeschränkungen im April 2025 stoßen Unternehmen, die „Microsoft 365“ nicht nur für die interne Kommunikation, sondern auch für automatisierte E-Mails nutzen, bei der Geschäftskommunikation jedoch schnell an ihre Grenzen: Wird der Schwellenwert überschritten, blockiert der Dienst den Versand aller weiteren E-Mails.

Betroffen sind vor allem systemseitig erzeugte E-Mails wie Buchungsbestätigungen oder Versandinformationen. Professionelle Software für Transactional E-Mail aber trennen Applikations- von Nutzerkommunikation, bewältigen auch hohe Versandvolumina und bieten Skalierbarkeit, Zustellsicherheit sowie Compliance.

Transaktions-Mails als kritischer Faktor für Geschäftskontinuität

Transaktionelle E-Mails sind nicht nur Informations-, sondern auch Funktionsbestandteil digitaler Prozesse. Bleibt beispielsweise eine Passwort-Mail im Spamfilter hängen, verzögert sich der Zugang zu Systemen. Erreicht eine Mitteilung über eine Gate-Änderung im Flugverkehr den Empfänger zu spät, verpasst er möglicherweise seinen Flug.

Fehlende Versandbestätigungen verursachen Störungen in der Lagerlogistik, nicht zugestellte Rechnungen führen zu Zahlungsverzögerungen. Auch sicherheitsrelevante Systemwarnungen, die nicht ankommen, können gravierende Folgen haben.

Insbesondere in Branchen wie Retail beziehungsweise E-Commerce und Software können bereits wenige nicht zugestellte Mails große Kettenreaktionen auslösen. An saisonalen Spitzen wie dem Black Friday steigt das E-Mail-Volumen sprunghaft an. Send Grid etwa berichtet im vergangenen Jahr zehn Milliarden E-Mails versendet zu haben, davon ganze 805 Millionen in nur einer Stunde.

805.000.000 E-Mails pro Stunde

Die Umsätze an diesem Tag machen laut Angaben von Mailgun teils knapp ein Zehntel des Quartalsumsatzes aus. Es liegt auf der Hand: Wenn auch nur ein kleiner Teil dieser E-Mails das Ziel nicht erreicht, entsteht ein erheblicher Umsatzverlust.

Kritisch wird es, wenn Transaktions- und Marketing-E-Mails über dieselbe Infrastruktur laufen. Ein einziger Spam-Vorfall oder eine Blacklist-Eintragung kann dann nicht nur Kampagnen, sondern auch operative Prozesse lahmlegen.

Dedizierte Anwendungen für Transactional E-Mail verhindern dank umfassendem Reputations-Management solche Effekte, steigern Zustellraten, reduzieren Bounces und stellen die Einhaltung von Compliance-Standards sicher. Sie ermöglichen zudem auch in fragmentierten, hybriden IT-Landschaften mit Legacy-Systemen oder verteilten Standorten eine zentrale, in Echtzeit gesteuerte Verwaltung.

Wo sich Transactional-E-Mails anbieten

Unternehmen sollten eine Lösung für transaktionale E-Mails in Betracht ziehen, wenn ihre E-Mail-Systeme an Volumenlimits stoßen, interne Prozesse ins Stocken geraten oder E-Mails nicht mehr sicher im Posteingang ankommen. Je nach Fachabteilung bestehen dabei unterschiedliche Anforderungen, sei es im Hinblick auf Effizienz, Sicherheit oder Nachvollziehbarkeit.

• In der IT geht es häufig um Skalierbarkeit, Ausfallsicherheit und die Integration in bestehende Systeme. Transactional E-Mail bietet hier eine stabile Infrastruktur mit klaren Zuständigkeiten, lässt sich über standardisierte Schnittstellen und APIs nahtlos in Arbeitsabläufe und Prozesse integrieren und entlastet durch zentrale Steuerung.

• Marketing- und Produktteams versenden zuverlässig Werbekampagnen und Angebote, die das Kundenerlebnis verbessern und höhere Konversionsraten ermöglichen.

• Im Einkauf liegt der Fokus auf strukturierter Lieferantenkommunikation und automatisierten Bestell- und Rechnungsprozessen. Transactional E-Mail unterstützt durch verlässliche Zustellung und revisionssichere Protokollierung.

• Fachbereiche wie Vertrieb, Einkauf und Kundenservice benötigen eine reibungslose Kommunikation mit Partnern und Kunden. Auch hier sorgt die Variante des E-Mail-Verkehrs für eine schnelle, zuverlässige und sichere Zustellung in den Posteingang des adressierten Empfängers.

• Compliance- und Legal-Teams profitieren von vollständiger Nachvollziehbarkeit, Datenschutzkonformität und kontrollierbaren Versandprozessen, die in lokalen Rechenzentren gehostet werden.

Wichtige Auswahlkriterien für eine professionelle Anwendung sind Versandlimits, Mindestlizenzen, Empfängerbegrenzungen, Sicherheitsfunktionen und die Option, eigenbetriebene Rechenzentren im jeweiligen Rechtsraum zu nutzen. Ebenso entscheidend ist ein gutes Reputations-Management: Sender Policy Framework (SPF), DomainKeys Identified Mail (DKIM) und Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC) verhindern Spoofing und stellen sicher, dass nur autorisierte Server im Namen einer Domain versenden.

Anwendung in regulierten Branchen

In stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder dem Finanzsektor gelten besonders strenge Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Prozessstabilität. Ein Versicherer etwa versendet täglich automatisiert Policen, Beitragsinformationen oder Zahlungsaufforderungen, oft unter hohem Zeitdruck und mit sensiblen Daten.

Fehlzustellungen oder Verzögerungen sind hier oft haftungsrelevant. In solchen Fällen ist eine lokale Verarbeitung in dedizierten europäischen Rechenzentren ohne Hyperscaler-Anbindung Grundvoraussetzung, um Standards wie DSGVO, ISAE 3402 oder HIPAA zu erfüllen.

Leistungsstarke Anbieter arbeiten mit verteilten, skalierbaren E-Mail-Transfer-Architekturen, garantierten Bandbreiten und dedizierten IP-Ranges. Verwaltungsportale wie „my EAS“ von Retarus bieten Dashboards für einen Echtzeit-Überblick, die Messung von Zustellraten und die Analyse von Zustellfehlern.

Retarus-Beispiel

Häufige Ursachen wie fehlerhafte Adressen oder veraltete Empfängerinformationen lassen sich so frühzeitig erkennen und beheben. Die Integration in heterogene Applikationslandschaften, auch mit Legacy-Hardware oder nicht authentifizierungsfähigen Systemen, gelingt oft in weniger als zehn Tagen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständischer Plattformanbieter im E-Commerce-Bereich verschickte monatlich mehr als 250.000 E-Mails, darunter Rechnungen, Versandbenachrichtigungen und Passwort-Resets. Seine Office-E-Mail-Infrastruktur stieß regelmäßig an Kapazitätsgrenzen, es kam zu Zustellverzögerungen und steigender Support-Last.

Durch die Einführung einer dedizierten Anwendung für Transactional E-Mail mit garantierten Durchsatzraten, zentralem Reporting und aktivem Reputations-Management konnten die Zustellrate erhöht und mehr Systemtransparenz erreicht werden. Prozesse haben sich zudem deutlich beschleunigt. Die Trennung von Marketing- und Transaktions-E-Mails verhindert zudem negative Effekte bei Spamfiltern.

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