Definition „Aufgabenverwaltung“ Was ist Task-Management?

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VON ZUR MÜHLEN'SCHE GmbH

Softwareentwickler und IT-Admins arbeiten immer häufiger in DevOps-Teams zusammen. Ein Task-Management kann hier eine große Hilfe sein. Denn die zu bewältigenden Anforderungen und Aufgaben werden immer komplexer, der Zeitdruck immer größer.

Wenn es um Aufgabenverwaltung und -planung geht, denken viele Menschen – gleich ob IT-Profis oder „ganz normale Anwender“ – zunächst einmal an die bekannten „To-do“-Listen. Ein Softwareprodukt, das fast schon als Deonym für diesen Begriff stand, war „Wunderlist“: Eine kostenlose App mitsamt Online-Dienst zur Verwaltung von Aufgaben und Notizen.

Mit dieser in Deutschland entwickelten App stand den Anwendern eine einfache Möglichkeit zur Verfügung, eine einfache Liste offener Punkte zu verwalten. Da die Einträge sowohl hierarchisch als auch nach Datum oder alphabetisch sortiert werden konnte, kam das Tool sehr häufig zur Aufgabenplanung zum Einsatz

Gerade im IT-Bereich trauern heute noch viele Anwender dieser nützlichen Anwendung nach, deren Entwickler samt Firma von Microsoft geschluckt wurde. Das Nachfolgeprodukt aus Redmond mit dem treffenden Namen „Microsoft ToDo“, das auch Teil der aktuellen Windows-10-Releases ist, trifft aktuell allerdings nicht auf so große Resonanz.

Ist das schon Task-Management?

Es ist nicht immer einfach, die verschiedenen Ausprägungen einer Arbeitstechnik beziehungsweise die damit im Zusammenhang stehenden Softwarewerkzeuge voneinander abzugrenzen. Die geschilderten „To-do“-Listen kommen in IT- und Entwicklungsabteilungen sicher durchaus zur Planung und Verwaltung von Projekten beziehungsweise einiger Aufgaben darin zum Einsatz.

Die Anforderungen, die an ein derartiges Tool gestellt werden, sind dabei ganz unterschiedlich. Viele Projektmanagement-Profis werden hervorheben, dass eine komplette und konsistente Planung, Verwaltung und auch Überwachung von bestimmten Aufgaben im Rahmen eines Projektes eben nur mit einem speziellen Tool für das Projektmanagement sinnvoll und machbar ist.

Doch obwohl das Task-Management häufig ein wichtiger Teil des Projektmanagements ist, muss es nicht unbedingt ein solches „Full-blown“ Tool sein: Ein Task-Management und das entsprechende Softwarewerkzeug dafür können helfen, die ganze Bandbreite an Aufgabenstellungen zu bewältigen. Und das gelingt dann auch von Anfang bis Ende der jeweiligen Aufgabe.

Die Einführung und Nutzung eines Task-Managements bedeutet dann endlich auch den Abschied von „Post-it“-Zettel und E-Mail-Nachrichten, in denen die Aufgaben formuliert und durch die sie verteilt wurden. Auf diese Weise ist es nicht möglich klare Prozesse zu definieren, der Überblick geht verloren – so er denn jemals vorhanden war – und Ziele werden nicht oder nur unvollständig erreicht, Aufgaben bleiben unerledigt oder werden aufgeschoben.

Eine derartige Aufgabenverwaltung bietet also eine ganze Reihe von Vorteilen:

• Wird ein zentrales Task-Management eingeführt und gepflegt, so existiert damit eine klare und nachvollziehbare Übersicht über alle Aufgaben innerhalb des Unternehmens.

• Anstehende Arbeiten und Aufgaben können auf diese Weise leicht delegiert werden.

• Fristen können gesetzt und deren Einhaltung kann leichter überwacht werden.

• Gleichzeitig können überflüssige Tätigkeiten erkannt und dann minimiert oder gar ganz beseitigt werden.

• Durch die so entstehende Koordination der einzelnen Aufgaben kann das Unternehmen in der Regel auch deutlich schneller auf Veränderungen reagieren (Stichwort Agilität).

Voraussetzung für die Einführung eines Task-Managements

Grundsätzlich sollten die Verantwortlichen gewisse Voraussetzungen beachten, wenn sie eine Aufgabenverwaltung einführen wollen. So sollten alle Aufgaben klar, eindeutig und nachvollziehbar formuliert sein. Nur so lässt sich verhindern, dass es zu ständigen Nachfragen und Unklarheiten kommt, was die Effizienz deutlich beeinträchtigen würde. Mindestens ebenso wichtig ist es, dass die Aufgaben und Bedingungen dokumentiert werden.

Nicht nur ein klarer Inhalt, sondern auch eine eindeutige Terminierung – zu der in der Regel dann auch ein finaler „Endtermin“ gehört – müssen klar kommuniziert werden. Ganz wichtig ist es in diesem Zusammenhang auch, dass sowohl das Budget als auch der Aufwand, der für die Bearbeitung einer Aufgabenstellung geplant werden muss, als Faktoren in der Task-Management mit einfließen. Schließlich muss sich der jeweils Verantwortliche später daran messen lassen, ob die Aufgabe nicht nur fristgerecht, sondern auch mit dem vereinbarten Aufwand/Budget erfüllt wurde.

Da die meisten Menschen – und da bilden IT-Spezialisten und Entwickler mit Sicherheit keine Ausnahmen – es gewohnt sind, mit „To-do“-Listen zu arbeiten, gibt es in der Regel auch nur wenig Probleme, die Mitarbeiter von den Vorteilen eines zentralen Task-Managements zu überzeugen. Mit der entsprechenden Klarheit bei der Aufgabenstellung und sauber kommunizierten Terminen können Aufgaben und ganze Projekte dann auf diese Weise deutlich beschleunigt werden.

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