Abwarten ist keine Option Strategien für das IT-Lifecycle-Management

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Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung eines durchdachten IT-Lifecycle-Managements – gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten werden entsprechende Investitionen zurückgestellt. Das mag verständlich sein, birgt aber erhebliche Risiken: Die IT wird anfälliger für Sicherheitslücken, ineffizienter und weniger zuverlässig. Eine Patentlösung gibt es allerdings nicht.

In einer zunehmend digitalisierten Wirtschaftswelt ist eine optimal funktionierende IT-Infrastruktur eine Grundvoraussetzung für die Wettbewerbsfähigkeit. IT-Systeme sind jedoch nicht statisch, sondern durchlaufen verschiedene Phasen von der Einführung über die Nutzung bis hin zur Außerbetriebnahme. Ohne ein strukturiertes Management der einzelnen Phasen drohen Sicherheitslücken, Performance-Probleme, unnötige Kosten und im schlimmsten Fall sogar hohe Verluste.

In der Fertigung beispielsweise sind die Maschinen hochgradig vernetzt, die IT koordiniert und überwacht alle Prozesse, jedes Rädchen greift ineinander. Ein Systemausfall durch schlecht gepatchte Geräte kann zum Stillstand ganzer Produktionslinien führen. Um das zu verhindern, müssen IT-Komponenten regelmäßig aktualisiert und veraltete Systeme rechtzeitig ausgetauscht werden.

Genau diese Aufgabe übernimmt das IT-Lifecycle-Management (ITLM). Es stellt sicher, dass die IT-Infrastruktur über ihren gesamten Lebenszyklus effizient betrieben wird. Dazu gehören neben der regelmäßigen Wartung und Überwachung auch die rechtzeitige Planung von Upgrades sowie die Außerbetriebnahme veralteter Systeme.

Heterogene und veraltete IT wird schnell zum Risiko

Was auf dem Papier nach einfacher Routine klingt, birgt in der Praxis zahlreiche Herausforderungen – insbesondere bei sehr heterogenen IT-Landschaften. Ein Start-up mag auf der grünen Wiese starten können, alle anderen Firmen schleppen in der Regel Legacy-Systeme mit sich herum.

„Legacy“ bedeutet auch, dass Unternehmen ihre Systeme zu unterschiedlichen Zeitpunkten und mit unterschiedlichen Softwareversionen angeschafft haben, oft sogar mit unterschiedlichen Lizenz- und Subscription-Modellen. In Verbindung mit der massiv gestiegenen Anzahl an zu verwaltenden Assets wissen deshalb viele Firmen gar nicht mehr genau, was sie im Laufe der Jahre installiert haben.

Ein solch fragmentierter Beschaffungskreislauf führt schnell zu unzureichender Abdeckung, arbeitsintensiven Erneuerungen, Sicherheitsverletzungen oder kostspieligen Lizenzverstößen. Wer immer nur damit beschäftigt ist, den „IT-Zoo“ irgendwie in den Griff zu bekommen, hat auch weniger Zeit, Innovationen voranzutreiben.

Wie weitreichend die Folgen eines schlecht gemachten oder lückenhaften Lifecycle-Managements sind, zeigt eine aktuelle Studie von NTT Data: 89 Prozent der deutschen C-Level-Manager beklagen, dass eine veraltete Infrastruktur ihre geschäftliche Agilität erheblich einschränkt. In der Folge sieht sich die Mehrheit der Unternehmen in ihren Innovationsbemühungen zurückgeworfen.

Wie sieht nun ein gutes Lifecycle-Management aus?

Eine fundierte ITLM-Strategie ist deshalb unabdingbar. Per Definition fallen darunter alle Prozesse, Frameworks und Best Practices, mit denen ein Unternehmen den Lebenszyklus seiner IT-Assets dokumentiert und verwaltet. Dazu gehören sowohl die gesamte Hard- und Software als auch alle vertraglichen Verpflichtungen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Unternehmen mehr IT-Assets zu verwalten hat, als es Mitarbeitende beschäftigt. Ein gutes ITLM ist sozusagen eine „Single Source of Truth“ für jede einzelne IT-Komponente.

Wer aber glaubt, dass es sich dabei um eine Lösung von der Stange handelt, irrt gewaltig. Zunächst müssen sich die Verantwortlichen erst einmal einen Überblick über ihre IT-Infrastruktur verschaffen.

• Welche Assets sind wo im Einsatz?

• Welche End-of-Support- oder End-of-Life-Termine stehen an?

• Wie sieht die mittel- beziehungsweise langfristige Roadmap der Hersteller aus?

Der nächste Schritt ist dann die Konsolidierung der IT-Landschaft, um den „Zoo“ zumindest so weit wie möglich zu reduzieren. Ohne die Automatisierung von Prozessen, etwa beim Provisioning, wird es trotzdem nicht gehen.

Sonst ist allein die Erstellung und Aktualisierung von Inventarlisten ein Vollzeitjob. In puncto Automatisierung spielen Technologien wie Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen zudem eine immer größere Rolle. Sie sind selbstverständlicher Bestandteil einer modernen ITLM-Plattform und vereinfachen Aufgaben wie die proaktive Softwarelizenzoptimierung und Bestandsüberwachung.

Outsourcing, Managed Services oder was?

Die technischen Aspekte sind jedoch nur eine Seite der Medaille, die andere ist die finanzielle Frage. Angesichts knapper Budgets ist der Gedanke verlockend, sich die Investitionen für ein professionelles ITLM zu sparen. Ein Verzicht birgt jedoch langfristig viele Risiken und damit deutlich höhere Kosten. Investitionen sollten jedoch strategisch geplant werden, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

Viele Hersteller bieten mittlerweile neue Lizenzmodelle an, die ihre Kunden zwar länger binden, aber durch Enterprise Agreements oder Whole Portfolio Agreements durchaus eine wirtschaftlich interessante Lösung sein können. Beim Betriebsmodell stehen den Verantwortlichen wiederum verschiedene Optionen zur Verfügung: Eigenregie, Outsourcing, Cloud-Services oder die Beauftragung eines Managed Service Provider (MSP). Aufgrund fehlender Fachkräfte mit der entsprechenden Expertise werden allerdings nur die wenigsten Unternehmen in der Lage sein, das IT-Lifecycle-Management mit ihren Ressourcen so umzusetzen, wie es notwendig wäre.

• Klassisches Outsourcing – bei dem Firmen definierte Arbeitspakete an externe Anbieter vergeben, die Prozesshoheit aber in der eigenen Verantwortung bleibt – bringt wiederum wenig, wenn die hausgemachten Probleme einfach auf den externen Partner abgewälzt werden.

• Die Nutzung von Cloud-Services ist natürlich eine Möglichkeit, jedoch müssen Unternehmen hier auf zahlreiche Punkte achten, allen voran Datenzugriff, Datenhoheit und Kosten.

• Für die meisten Firmen dürfte daher ein Managed Service die attraktivere Lösung sein. Im Gegensatz zum traditionellen Outsourcing nimmt der MSP eine aktive Rolle bei der Gestaltung ein. Das heißt, Prozesse werden nicht nur einfach übernommen, sondern nachhaltig optimiert. Unternehmen erhalten zudem Zugang zu State-of-the-Art-Technologien, Prozesssicherheit und neuestem Fachwissen, was die Wertschöpfung deutlich erhöht. Der MSP hilft auch dabei, Lizenzen zu den bestmöglichen Konditionen zu erneuern, sodass die Budgets überschaubar bleiben.

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