KGS fasst die für 2025 bedeutsamen Entwicklungen zusammen So sehen die aktuellen Trends in der Daten- und Dokumentenarchivierung aus

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Pünktlich zum Auftakt des Jahres 2025 hat der Archivierungsspezialist KGS die Trendthemen rund um Daten- und Dokumentenarchivierung zusammengefasst. Sie reichen von Cloud-nativen Architekturen über KI bis hin zum Zusammenspiel von „SAP“ und „Sharepoint“.

Die Experten von KGS sehen im aktuellen Jahr vor allem den Wechsel auf „SAP S/4 HANA“ als besonders dringlich an. Hiervon erwarten sie zudem Auswirkungen auf Archivierungsprozesse: So müssen Unternehmen ihre Daten- und Dokumentenverwaltung einschließlich Archivierung neu denken. Bestehende Systeme erfordern in diesem Zuge Anpassungen, um mit den Anforderungen an Flexibilität, Performance und Compliance Schritt halten zu können.

Für das Jahr 2025 erwartet KGS zudem die folgenden Entwicklungen:

Cloud-native Architekturen und Containerisierung

Immer mehr Unternehmen setzten auf Cloud-native Ansätze und integrierten ihre Archivanwendungen direkt in die Cloud oder setzen zuerst auf hybride Umgebungen. Die Integration von Archiven, die nativ in Cloud-Dienste wie „Microsoft Azure“, „Google Cloud“ oder AWS eingebettet sind, würden 2025 weiter zunehmen ebenso der Einsatz von Containern für SAP-Anwendungen und Archive. Denn Container-Techniken wie „Docker“ machten Archivlösungen noch anpassungsfähiger und skalierbarer.

Bahn frei für KI, aber mit entsprechenden Stopps

KI ist in aller Munde – doch welche Rolle spielt KI in Bezug auf die Daten- und Dokumentenarchivierung? KI hilft bei der Analyse strukturierter und unstrukturierter Daten und kann hier sogar ein Gamechanger für Unternehmen sein, die Erkenntnisse aus allen zur Verfügung stehenden Daten ziehen wollen. Eine Menge dieser Daten liegen in den Unternehmensarchiven. Mittels geeigneter Software könnten sich diese in das benötigte Datengold für entsprechende Auswertungen verwandeln.

Doch es bestehe eine große Gefahr: Informationen: ja, Compliance-Verstöße: nein. Hier wird die Balance spannend sein, die es zwischen dem fortschrittbringenden „barrierefreien“ Zugang“ für die KI zu archivierten Daten einerseits und der gleichzeitigen Regelung von schützenswerten Inhalten andererseits zu wahren gilt. 2025 werden laut KGS diejenigen Archivierungsspezialisten in Sachen KI punkten, die mit tiefem SAP-Verständnis, großer Anwendergruppe und daraus entsprechendem Wissensvorsprung, ihre Kunden mit den ersten „low hanging fruits“ KI-Cases für die Archivierung ausstatten können.

Compliance bleibt ein Muss

Neue internationale und nationale Datenschutzgesetze sowie strengere Compliance-Richtlinien führten dazu, dass Unternehmen verstärkt auf Archivlösungen setzen, die eine langfristige Datenaufbewahrung unter höchsten Sicherheitsstandards garantieren. SAP-Archive müssten entsprechend ausgelegt sein, um die Einhaltung dieser Vorschriften zu gewährleisten.

Darüber hinaus wird angesichts steigender Cyber-Bedrohungen der Zero-Trust-Ansatz verstärkt Einzug in die Archivierung halten. Zero Trust bedeute, dass jedes Datenzugriffsereignis, unabhängig von der Vertrauenswürdigkeit der Quelle oder des Standorts, überprüft wird.

Hochzeit zwischen SAP und SharePoint

Die Notwendigkeit eines „Single Point of Truth“ (SPoT) für den Zugriff auf archivierte Dokumente nehme weiter zu. Gerade die größten im Unternehmen genutzten Systeme, wie SAP und Sharepoint sind zumindest in Sachen Daten- und Dokumentenarchivierung miteinander zu verheiraten.

Dies verschlanke nicht nur die Verwaltung und reduziert die Archivierungskosten, sondern unterstütze ebenso wichtige Compliance-Konzepte. Plattformen, die Archivdaten aus verschiedenen Quellen konsolidieren und eine zentrale Verwaltung ermöglichen, würden 2025 daher noch gefragter sein als bisher, so KGS.

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