SAP-Umzüge nicht wie geplant SAP-S/4-HANA-Transformationen stehen auf wackeligen Beinen

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DAXTEN GmbH

VON ZUR MÜHLEN'SCHE GmbH

Bis 2030 müssen Unternehmen, die SAP nutzen, auf „S/4 HANA“ umgestellt haben, da der Anbieter den Support für das Vorgängersystem einstellt. Selbst für Unternehmen mit hohem IT-Reifegrad ist die Umstellung offenbar kein Selbstläufer.

Ein Verzug im geplanten Go-Live ist den Ergebnissen einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung Horváth zufolge eher die Regel als die Ausnahme. So dauern die Projekte im Durchschnitt 30 Prozent länger als ursprünglich geplant. Nur in weniger als jedem zehnten Unternehmen, das die Umstellung bereits abgeschlossen hat, wurde der Zeitplan nicht überschritten.

Auch das geplante Budget wird anscheinend selten eingehalten. Bei einem Viertel der transformierten Organisationen wurde es sehr stark überschritten, bei weiteren 40 Prozent stark. Trotz Zeit- und Budgetüberschreitungen entspricht auch das Ergebnis in den meisten Fällen nicht den Erwartungen: 65 Prozent stellen starke bis sehr starke Qualitätsdefizite fest.

Als Hauptgründe für die Planabweichungen geben die Befragten an: Erweiterung des Projektumfangs (Scope) im Laufe des Projekts, Schwächen im Projekt-Management, unterschätzte Test- und Datenmigrationsphasen, Überarbeitungsschleifen von Konzepten und Prozessen sowie mangelnde Entscheidungsfindung.

Probleme entstehen meist schon im Programm-Set-up

Studienleiter und Horváth-Partner Christian Daxböck beobachtet, dass der Grundstein für viele Probleme bereits im Programm-Set-up gelegt wird: Unzureichende Planung und häufig keine ausreichende Auseinandersetzung mit einem passenden Transformationsansatz sollen dazu führen, dass eine Überforderung der Organisation vorprogrammiert ist.

Projektkomplexität und benötigte Ressourcen werden unterschätzt, die organisatorischen Kompetenzen dagegen überschätzt. Dieses ungünstige Match führt laut Daxböck zu den enormen Diskrepanzen von Plan und Ergebnis. Auch drei Viertel der befragten Führungskräfte stellen fest, dass Auswahl und Verfügbarkeit von Projektverantwortlichen und -mitarbeitern im Vorfeld nicht die nötige Aufmerksamkeit erhalten. Insbesondere die Rolle und Perspektive der IT werde oft unterschätzt.

Ein weiteres Problem ist Daxböck zufolge die fehlende Priorisierung. In den Befragungsergebnissen zeichnet sich ein diffuses Bild bei Priorisierung von Zielen und Anforderungen ab. Zu viele Ziele werden als gleich wichtig bewertet und sollen also bestenfalls gleichzeitig bearbeitet werden. 78 Prozent der Befragten stellen auch selbst fest, dass zu viele Themen in die Transformation integriert werden – letztlich auch Folge eines unzureichenden Projekt-Managements.

Unternehmen, die die S/4-HANA-Transformation noch vor sich haben oder in der Vorbereitungsphase sind, können aus den Fehlern anderer Unternehmen lernen. Und auch nach erfolgter Transformation kann noch optimiert werden und ist in vielen Fällen die bessere Option als lange und teure Projektverzögerungen in Kauf zu nehmen.

Beliebteste Transformationsansätze variieren nach Branche und Größe

Über alle Unternehmensgrößen hinweg wird am häufigsten der „Business-Redesign“-beziehungsweise Greenfield-Ansatz gewählt, der gleichzeitig der aufwändigste ist. Mit 37 Prozent liegt er knapp vor dem „Catch up the Core“- oder Brownfield-Ansatz mit 33 Prozent. Produzierende Unternehmen und große Unternehmen ab 5 Milliarden Euro Jahresumsatz – also Organisationen mit komplexeren Strukturen, transformieren mehrheitlich mit dem Catch up the Core beziehungsweise Brownfield. 31 Prozent entscheiden sich für eine selektive Transformation, nur vier Prozent für einen sequenziellen Ansatz („Decouple“).

Cloud-Hosting im Trend

Mehr als zwei Drittel der untersuchten Unternehmen verfolgen einen unternehmensspezifischen Ansatz und bevorzugen die Hosting-Optionen Private Could oder On-Premises. Fast 50 Prozent der Befragten hosten ihr SAP-System auf einer Private Cloud, um eine höhere Flexibilität im System sicherzustellen. Unter Service-Unternehmen ist der Anteil der Private-Cloud-Nutzer besonders hoch.

Etwa 30 Prozent folgen dem von SAP vorgegebenem Standard und haben sich für die Public Cloud als Hosting-Option entschieden. Bei produzierenden Unternehmen ist der Anteil dieser Nutzer höher. „Essenzielle Voraussetzung für die Nutzung der Public Cloud sind harmonisierte und standardisierte Prozesse. Um das zu erreichen, eignen sich die Transformationsansätze ‚Business Redesign‘ und ‚Catch up the Core‘ am besten“, sagt Horváth-Partner Daxböck.

Zur Studie:
Für die Horváth-Studie „Business Transformation Unlocked – Maximizing the Benefits of SAP S/4HANA“ wurden 200 Unternehmen befragt, die SAP nutzen und mindestens 200 Millionen Euro Jahresumsatz aufweisen sowie mindestens 200 Mitarbeiter beschäftigen. Die Stichprobe deckt die DACH-Region sowie ausgewählte Länder aus Nord- und Osteuropa und die USA ab. Die Befragungen wurden im ersten Quartal 2025 durchgeführt.

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