Der Wille ist da, der Weg steinig FIS zu den Reisevarianten nach SAP S/4 HANA

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FIS Informationssysteme und Consulting GmbH

Rittal GmbH & Co. KG

VON ZUR MÜHLEN'SCHE GmbH

Mit „SAP S/4 HANA“ läutet SAP einen Technologiewechsel ein. Schneller, effizienter und benutzerfreundlicher stellt sich das neue System Experten zufolge dar. Doch wie stehen Unternehmen zur Transition gegenüber? Eine aktuelle Umfrage gibt Antworten auf diese Frage und legt dar, welche Chancen Unternehmen in SAP S/4 HANA erkennen und welche Herausforderungen ihnen beim Umstieg begegnen.

Das ERP-System SAP S/4 HANA bietet Anwendern völlig neue und erweiterte Funktionen, die mit dem Vorgänger „SAP ECC“ nicht abbildbar sind. So ist das neue System auf Basis der In-Memory-Datenbank-Technologie entwickelt und stellt Daten in Echtzeit zur Verfügung.

Auch die User Experience wird großgeschrieben: Die neue Software kommt dank „SAP Fiori“ deutlich benutzerfreundlicher daher, weil es in einer übersichtlichen Kacheltechnik gestaltet ist. Dank der Bereitstellung im Browser kann die Software von unterschiedlichen Endgeräten aus genutzt werden. Das kann SAP ECC nicht gewährleisten – und soll es auch nicht. Denn SAP ändert seine Strategie und wird sämtliche Innovationskraft ausschließlich in die neue Lösung investieren.

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Deshalb läuft der kostenlose Support der älteren ERP-Software Ende 2027 aus, drei Jahre später ist auch mit dem erweiterten Support für SAP ECC Schluss. Die Zeit für die Transition hin zu SAP S/4 HANA drängt also allmählich, das haben einer aktuellen Umfrage der FIS Informationssysteme und Consulting GmbH zufolge die meisten Unternehmen inzwischen erkannt – und sind auf dem Weg zu SAP S/4 HANA.

Die Mehrheit wechselt in naher Zukunft

Laut der Umfrage, die zwischen September und Dezember vergangenen Jahres unter 49 Befragten als Online-Fragebogen durchgeführt wurde, ist der Umstieg bereits bei 41 Prozent der Befragten im Gange. 12 Prozent haben den Wechsel für 2023 geplant, 39 Prozent in diesem oder den kommenden zwei Jahren und nur 8 Prozent deutlich später.

Sandra Cararo, Senior Executive Account Managerin bei FIS überraschen diese Ergebnisse nicht: „In vielen Unternehmen findet derzeit ein Generationenwechsel statt“, beschreibt die Expertin. „Die jungen Arbeitnehmer wollen nicht mehr mit althergebrachten ALV-Listen arbeiten und verlangen ein gutes System, das auch optisch was hermacht.“

Unternehmen müssten daher auch in ihrer Informationstechnologie moderner werden, um junge Arbeitnehmer für sich zu gewinnen und zu halten. Viele Unternehmen wissen das und sehen darin ein gewichtiges Argument für die Transition: In der Umfrage geben etwa ein Viertel der Befragten als Grund für den Wechsel die Modernisierung der Anwendungen und Systemlandschaft an, dicht gefolgt vom auslaufenden Support von SAP ECC.

Langjährige Mitarbeiter bilden das größte Hindernis

„Mit dem Wechsel zu SAP S/4 HANA öffnen sich Unternehmen zudem für jede neue Technologie der SAP“, so Cararo. Das Innovationspotenzial, das das neue System bietet, stelle ein gewichtiges Argument für Unternehmen dar, ebenso die Beschleunigung der Prozesse sowie die Re-Standardisierung von Software und Prozessen.

Die größten Herausforderungen liegen laut den Umfrageergebnissen darin, dass Unternehmen die Kosten und den Aufwand des Projekts nicht realistisch abschätzen können, der Umfang der Anpassungen an Eigenentwicklungen unklar ist und die Kapazität und das Wissen bei den eigenen Mitarbeitern noch fehlen, um mit der neuen ERP-Lösung arbeiten zu können. „Das größte Hindernis sind tatsächlich die Mitarbeiter, die schon viele Jahre, wenn nicht Jahrzehnte mit dem vorhandenen ERP-System arbeiten“, weiß Cararo. Sie empfiehlt Unternehmen daher, das Change-Management hoch aufzuhängen:

Auch Geduld brauche es, denn der Wechsel zu einem neuen System lasse sich nicht innerhalb kurzer Zeit vollziehen. „Es besteht auch die Möglichkeit, in der neuen Software optisch erst einmal alles so zu lassen, wie es im alten System war und das Design und die neuen Funktionalitäten allmählich auszurollen“, hält die Senior Executive Account Managerin einen weiteren Tipp parat.

Drei Migrationsszenarien: Die Wahl ist nicht leicht

Obwohl ein Großteil der Unternehmen die Transition für dieses oder die kommenden Jahre geplant hat, sind sich 39 Prozent der Befragten noch unklar darüber, wie sie den Weg gehen wollen. Drei Szenarien stehen für die Migration zur Auswahl, das für das eigene Unternehmen passende zu finden, ist nicht immer einfach, weil viele Faktoren die Entscheidung beeinflussen.

„Die erste Frage, die Unternehmen sich stellen müssen ist, wo sie sich in fünf Jahren sehen“, hebt Cararo hervor. Welche Ziele verfolgt ein Unternehmen, wie werden sich die eigenen Prozesse ändern? Diese Fragen gilt es mit Unterstützung zu klären, dann wird recht schnell klar, welches Szenario das passende ist.

Den Ansatz Brownfield sollten Unternehmen verfolgen, die für die Zukunft bereits heute gut aufgestellt sind und in ihrem ERP-System alles so eingerichtet haben, wie es für sie am besten ist, beschreibt die Expertin. Die meisten der befragten Unternehmen, die sich bereits für ein Szenario entschieden haben, haben Brownfield gewählt, nämlich 29 Prozent.

Am zweithäufigsten (18 Prozent) fällt die Wahl auf das Szenario Bluefield. „Dieses eignet sich für Unternehmen, die ständig wachsen und deshalb häufig Integrationsszenarien aufbauen müssen“, so Cararo. Dadurch seien organisatorische Veränderungen notwendig, die sich auch im ERP-System widerspiegeln: Die organisatorischen Einstellungen, die am Anfang vorgenommen wurden, müssen dann im System geändert werden, um weitere ERP-Systeme neuer Tochter-Gesellschaften anzubinden und komplexe Systemlandschaften neu zu strukturieren.

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14 Prozent der Befragten haben sich für den Ansatz New Implementation (vormals Greenfield genannt) entschieden, bauen SAP S/4 HANA also komplett neu auf. „Wenn ein Unternehmen seine Prozesse völlig überdenkt, ist New Implementation am besten geeignet“, meint die Expertin. Auch diejenigen, die den Ansatz „Keep the core clean“ verfolgen, seien mit New Implementation gut beraten, weil die Erweiterungsszenarien im SAP ECC häufig so mannigfaltig sind, dass sie sich nicht völlig zurückbauen lassen, um das Standard-SAP zu nutzen.

Voraussetzung für den Umstieg ist eine Bestandsanalyse

Für die Unternehmen, die sich bei der Wahl des Migrationsszenarios noch unschlüssig sind, ist es ratsam, sich Unterstützung von Experten zu holen. „Die Herausforderung, den richtigen Weg zu finden, ist immens“, weiß Cararo. Mit FIS begleite sie ihre Kunden von Anfang an und stellt zunächst alle Lösungswege vor: „Ich zeige meinen Kunden alle Vor- und Nachteile auf, damit sie die für sich beste Lösung finden können.“ Die Entscheidung müsse nämlich eine rationale und keine aus dem Bauch heraus sein.

Auch eine Bestandsanalyse sei bei der Entscheidung unablässig. Denn erst wenn geklärt sei, wo das Unternehmen sich in der Zukunft sieht und wie das System heute aufgestellt ist, könne die Transition Schritt für Schritt erfolgen. „Das System und die Prozesse müssen auf allen Ebenen durchleuchtet werden“, betont Cararo.

Die FIS-Experten setzen dafür die Produkte „Process Manager“ und „Process Intelligence“ von „SAP Signavio“ ein, um die Performance der Ist-Prozesse in den einzelnen Fachbereichen zu prüfen sowie die Prozess- und Erlebnisdaten aus unterschiedlichen Quellen zu erfassen. „Oftmals stellt sich heraus, dass die Führungsetage zu wissen meint, wie die Prozesse laufen, die Anwender aber nicht geradeaus laufen, sondern rechts oder linksherum“, berichtet die Senior Executive Account Managerin aus Erfahrung. Sprich: Es gibt festgelegte Prozesse im Unternehmen, die jedoch nicht immer eingehalten werden. Warum sie abweichen, gilt es zu ergründen.

Anschließend müssen die vorhandenen Daten auf einen Stand gebracht werden, der die Transition so leicht wie möglich macht. Für das Stammdaten-Management hat FIS ein eigenes Tool entwickelt, „FIS/mpm“, das noch vor der eigentlichen Transition zum Einsatz kommen sollte. Das Tool eignet sich aber nicht nur zur Vorbereitung auf den Umstieg zu SAP S/4 HANA, sondern auch darüber hinaus für die Pflege und Verwaltung der Stammdaten.

* Die Autorin Julia Kowal arbeitet für für Wordfinder PR und hat den Beitrag im Auftrag der FIS GmbH verfasst.

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