Sicherheit für Dokumente Digitalisierung und Datenschutz gehen Hand in Hand

Anbieter zum Thema

Iron Mountain Deutschland GmbH

Iron Mountain Deutschland GmbH

Rittal GmbH & Co. KG

Data Center Group – Büro Köln

PQ Plus GmbH

Die Digitalisierung verändert die Geschäftswelt in einem rasanten Tempo und bietet Unternehmen unzählige Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und neue Geschäftsmodelle zu erschließen. Dadurch steigt auch die Menge digitaler Daten immer weiter an. Und mit ihr die Gefahr aufgrund von Cyber-Angriffen den Verlust von sensiblen Daten zu riskieren.

Im Rahmen einer aktuellen Studie vom Branchenverband Bitkom ist bekannt geworden, das bereits 84 Prozent aller deutschen Unternehmen von IT-Attacken und „Leaks“ betroffen waren. Heute ist 18. Europäischen Datenschutztag, Und wieder liegt der Fokus darauf, wie die Digitalisierung und Datenschutz zusammenpassen können. Mit der richtigen Strategie sollten diese beiden Trends nicht als Gegensätze, sondern als zwei Seiten derselben Medaille betrachtet werden.

Von der digitalen Transformation zu digitalem Datenschutz

Die Digitalisierung eröffnet Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Durch den Einsatz automatisierter Prozesse werden Arbeitsabläufe optimiert und Zeit und Ressourcen eingespart.

Digitale Kommunikationskanäle verbessern die Zusammenarbeit, sowohl intern als auch mit Kunden und Partnern. Zudem ermöglicht die Digitalisierung eine präzisere Datenerfassung und -analyse, die fundierte Entscheidungen und eine bessere Marktorientierung unterstützt.

Doch mit all diesen Vorteilen gehen insbesondere im Bereich Datenschutz große Herausforderungen einher. Die Sammlung und Verarbeitung von Daten sind für die digitale Transformation unerlässlich, werfen jedoch Fragen zur Sicherheit und zum Schutz der Datensätze auf. Mehr digitale Daten bedeuten im ersten Schritt auch mehr potenzielle Einfallstore für Cyber-Kriminelle.

Eine Frage des Seins oder Nicht-Seins

Unternehmen sind also mehr denn je gefordert, den Spagat zwischen der sicheren Handhabung sensibler Daten und das kontinuierliche Vorantreiben ihrer digitalen Transformation zu meistern. Cybersecurity und der Schutz geschäftskritischer Daten haben höchste Priorität, da Datenlecks oder Sicherheitsverletzungen nicht nur das Vertrauen der Kunden gefährden, sondern auch erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.

Aber diese Herausforderung können Unternehmen mit der richtigen Digitalisierungsstrategie auch in eine große Chance verwandeln. Und mit der digitalen Transformation ihren Datenschutz effizienter, sicherer und compliant aufstellen.

Durch den gezielten Einsatz von IT und Sicherheitsmaßnahmen lässt sich der Datenschutz nicht nur gewährleisten, sondern in vielen Fällen sogar vereinfachen und optimieren. So kann die digitale Transformation erfolgreich gestaltet werden, ohne Kompromisse beim Schutz sensibler Daten einzugehen.

Die Basis legt eine moderne IT-Infrastruktur: Obwohl nicht immer alle Angriffe verhindert werden können, sorgt die IT-Infrastruktur dafür, dass Angriffe schneller erkannt, eingedämmt und behoben werden können – in manchen Fällen sogar vollständig abgewehrt werden. Darüber hinaus ist es wichtig, einen Reaktionsplan für Sicherheitsvorfälle zu entwickeln und regelmäßig zu testen, um Cyber-Angriffe schnell zu identifizieren, zu bewerten und effektiv zu begrenzen.

Digitales und sicheres Dokumenten-Management

Ein digitales Dokumenten-Management System (DMS) sorgt softwareseitig nicht nur für eine effiziente Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, sondern spielt auch eine zentrale Rolle bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Durch automatisierte Workflows und strukturierte Ablagesysteme werden menschliche Fehler minimiert und die Nachvollziehbarkeit von Dokumenten gewährleistet, was zu einer deutlich höheren Sicherheit und Effizienz führt.

Durch klare Strukturen und verschlüsselte Datenspeicherung wird das Risiko von Datenverlusten oder -missbrauch erheblich gesenkt. Zudem lassen sich Zugriffsrechte präzise steuern, so dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Transformation ist die erleichterte Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Digitale Tools zur Dokumentation, Protokollierung und Berichtserstattung unterstützen Unternehmen dabei, ihre Compliance-Verpflichtungen systematisch zu erfüllen.

Asset Lifecycle Management

In Verbindung mit einer Digital Experience Platform (DXP), wie sie Iron Mountain anbietet, und einer gezielten Anwendung von Künstlicher Intelligenz (KI) kann das digitale Dokumenten-Management noch weiter ausgebaut werden. KI-basierte Technologien ermöglichen etwa eine automatische Datenklassifizierung und -analyse, wodurch Unternehmen wertvolle Einblicke gewinnen und ihre Daten noch gezielter nutzen können. Diese intelligenten Systeme steigern nicht nur die Produktivität, sondern tragen auch dazu bei, datenschutzrechtliche Anforderungen besser zu erfüllen, indem sie eine präzise und rechtskonforme Handhabung von sensiblen Informationen ermöglichen.

Das Asset Lifecycle Management (ALM) spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der IT-Sicherheit, indem es den gesamten Lebenszyklus, von der Beschaffung über die Nutzung bis hin zur Entsorgung, von IT-Ressourcen abdeckt. ALM stellt somit eine wichtige Komponente einer ganzheitlichen Sicherheitsstrategie dar, die IT-Ressourcen schützt und das Unternehmen vor Cyber-Bedrohungen bewahrt.

In der Beschaffungsphase ist beim ALM darauf zu achten, dass nur Geräte und Software mit den möglichst aktuellsten Sicherheitsfunktionen ausgewählt werden. Im Betrieb werden regelmäßige Updates und Sicherheits-Patches durchgeführt, um Schwachstellen zu beheben und das Risiko von Angriffen zu verringern. Zudem werden IT-Assets kontinuierlich überwacht, um potenzielle Sicherheitsvorfälle frühzeitig zu erkennen.

Auch die Entsorgung von IT-Ressourcen wird im Rahmen des ALM sichergestellt, indem sensible Daten zuverlässig gelöscht und Hardware ordnungsgemäß zerstört wird – das Löschen von sensiblen Daten erfordert nämlich einiges mehr an Aufwand als man zunächst vermuten mag. Das Asset muss in diesem Fall sogar physisch so weit zerstört werden, dass es unmöglich ist Daten wiederherzustellen.

(ID:50299488)