Skalpell statt Rasenmäher – Nachhaltige Optimierung der IT-Kosten

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DAXTEN GmbH

VON ZUR MÜHLEN'SCHE GmbH

Penta Infra

Handlungsfelder

Für sich genommen, erreicht man mit den reinen Ergebnissen des Benchmarkings und der Portfolioanalyse noch nicht das angestrebte Ziel, die Potenziale des Untersuchungsbereichs auf nachhaltige Kostensenkungen zu überprüfen. Insbesondere müssen die Analyseergebnisse in konkrete Handlungsempfehlungen übersetzt und in einen handhabbaren Fahrplan für deren Umsetzung überführt werden. Dazu ist zwingend erforderlich, die Kurz- und die Mittelfristperspektive des Unternehmens zu berücksichtigen. Dies dient der nachhaltigen Sicherung der Projektergebnisse. Ist der Umsetzungsfahrplan definiert, muss dieser mit der Unternehmensleitung und den Business-Stakeholdern abgestimmt werden. So kann die IT als „strategische Waffe“ ihren Wertbeitrag optimal einbringen.

Eine verbindliche Zielvereinbarung, die Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen sowie ferner die Einbeziehung der Interessengruppen sind kritische Erfolgsfaktoren in kombinierten Strategie- und Benchmarking-Projekten. Um die abgeleiteten Maßnahmen ergreifen zu können, müssen die Meilensteine zwingend in ein Zielvereinbarungssystem aufgenommen werden. So wird sichergestellt, dass die identifizierten Einsparpotenziale konsequent angegangen werden. Weiterhin gilt es, ein Joint Venture zwischen IT und Fachbereich zu formen, denn eine reine Eigenoptimierung der IT wird für das Unternehmen nicht die optimale Lösung erzielen. Nur durch die enge Verknüpfung mit dem Fachbereich kann eine klare Vision und Mission der IT erarbeitet werden. Letztlich ist der Erfolg bei der Umsetzung eines Optimierungsprojektes eng mit der Einbeziehung aller beteiligten Stakeholder, insbesondere der Unternehmensleitung, verbunden.

Fazit

Reine Cost-Cutting-Initiativen ohne speziellen Fokus führen in Unternehmen regelmäßig zu unbefriedigenden Ergebnissen. Die Frustration ist darin begründet, dass sich die Umsetzungen häufig nur auf offensichtliche Einsparpotentiale konzentrieren, ohne dabei auf Nachhaltigkeit beziehungsweise die strategische Ausrichtung der IT zu achten. Ein integrativer Projektansatz, der die Strategie einbezieht, kann bessere Ergebnisse erzielen und die Effizienz der IT wirksamer steigern. Dabei werden die strategischen Stoßrichtungen für die IT in direkter Kommunikation mit den Geschäftsbereichen abgestimmt. Dies dient dem Ziel, Benchmarking und Portfolioanalysen optimal aufeinander abzustimmen.

Die Ergebnisse der Analyse werden in einen Maßnahmenkatalog einschließlich Umsetzungsfahrplan überführt, der an alle Interessengruppen zurückgespiegelt wird. Anschließend werden die Maßnahmen in die Zielsysteme der Führungskräfte übernommen, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Mit der konsequenten Umsetzung dieser Vorgehensweise lassen sich IT-Kosten gezielt entlang der strategischen Unternehmensausrichtung optimieren.

Über die Autoren

Karsten Tampier ist Senior Consultant bei Maturity Consulting mit den Schwerpunkten Marktpreisanalyse und IT-Betriebskosten. Seit 2004 ist er verantwortlicher Projektmanager für Benchmark-Analysen in den Bereichen SAP, Client Services und Support sowie Overview-Benchmarking.

Jörg Thamm ist Senior Project Consultant bei Horváth & Partners im Bereich Financial Industries und dort zuständig für Business-IT-Alignment. Nach seinem Informatik-Studium entwickelte er Software für Banken und Versicherungen und leitete bei der TDS AG einen Bereich für Anwendungsentwicklung. Seit 2003 berät er IT-Organisation in Fragen der Organisation, von Prozessen und der Ausrichtung der IT auf das Business.

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