Prozessoptimierung im Rechnungswesen Keine Angst vor Softwarewechsel!

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Woran lässt sich der beste Zeitpunkt für einen Software-Umstieg erkennen? Wann und wie passt die Migration der Daten am besten und was ist eine passende Software für die typischen Use Cases im Mittelstand?

Digitalisierung, neue rechtliche Vorgaben, Effizienz und Flexibilität: Den Mittelstand drückt der Schuh an allen Seiten. Wirkt die IT wie ein Hemmschuh, laufen die Prozesse nicht rund. Und ein Wechsel?

Bei der Einführung eines neuen Rechnungswesens geht es immer um drei zentrale Fragen: Wann soll sie zur Verfügung stehen? Was soll übernommen und was kann verbessert werden? Und welche Software passt am besten in das Unternehmen?

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?

Dies ist eine der wichtigsten Fragen. Viele Unternehmen wünschen, den Echtstart mit dem Geschäftsjahreswechsel vorzunehmen. Somit müsste der Prüfer nicht ein Geschäftsjahr in zwei Systemen prüfen.

Dies ist auch der von den Steuerberatern bevorzugte Umstellungszeitpunkt. Rechtlich ist jedoch jeder andere Zeitpunkt genauso zugelassen und von den Prüfern akzeptiert. Die Abstimmung und Datenübernahme läuft zu jeder Zeit immer gleich ab. Weshalb sollte man dann unbedingt zu Geschäftsjahreswechsel umstellen, wenn man sowieso mehr Arbeitsaufkommen im Rechnungswesen mit den Jahresabschlussarbeiten hat?

Zusätzlich darf nicht übersehen werden, dass vor dem Echtstart gegebenenfalls noch Tests und Schulungen stattfinden müssen und das neue System noch nicht so beherrscht wird wie das alte und die Tätigkeiten somit mehr Zeit in Anspruch nehmen. Die Erfahrung zeigt, dass die Mehrheit der Anwender, welche auf den Echtstart zum Geschäftsjahreswechsel bestanden, nachträglich zugestimmt haben, dass eine Verschiebung des Echtstarts (zwei bis drei Monate vor oder nach dem Jahresabschluss) besser gewesen wäre. Diese Frage lässt sich zudem für die einzelnen Module im Rechnungswesen - Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling - unterschiedlich beantworten.

Was soll migriert und was optimiert werden?

Das Rechnungswesen ist heute mehr als nur Finanzbuchhaltung. Somit stellt sich natürlich auch die Frage, was alles in das neue System übernommen werden soll. An dieser Stelle lassen sich bereits Optimierungen umsetzen, wenn gegebenenfalls Daten und Prozesse verschlankt werden. Dabei müssen alle rechtlichen Anforderungen wie Aufbewahrungspflichten mit Prozessoptimierungen abgeglichen werden.

Hinsichtlich der Daten gibt es zwei Möglichkeiten:

• Die schlanke Variante umfasst offene Posten und Salden zu einem Stichtag.

• In der umfassenden Variante können historische Daten der letzten x Jahre übernommen werden.

Nun müssen die Verantwortlichen bestimmen, ob eher eine komplette Übernahme oder ein bestimmter Stichtag und aktuelle Belegung mehr Sinn ergeben. Da kommt es ganz auf die individuelle Situation an. Rechtlich gesehen muss man das alte System fünf Jahre vorhalten, deshalb empfiehlt es sich auch, seinen Wirtschaftsprüfer auf das Vorhaben anzusprechen. Wenn bis zum Vorjahr geprüft wurde, so reicht es nämlich in der Regel völlig aus, diese Daten in elektronischer Form als GDPdU-Ausgabe bereitzuhalten. Dafür kann man ganz einfach einen Export speichern. Alternativ ist auch eine Sicherung des alten Systems möglich.

Welchen Unterschied macht die Software? Welche passt am besten?

Mit einer offenen (nicht quelloffenen) Software für Rechnungswesen sind Unternehmen deutlich flexibler, sei es durch die moderne Oberfläche, die Java-Technologie oder ganz neue Schnittstellen. Unternehmen sollten genau unter die Lupe nehmen, inwieweit die Software, ihre Funktionalitäten und die Ergonomie, aber auch die Philosophie des Herstellers zum Unternehmen passen.

Im Gespräch überzeugen sich die beteiligten live, wie die Software aussieht und ob unter wirtschaftlichen, technischen und ergonomischen Gesichtspunkten vorstellbar ist, auf diese umzusteigen. Auch Besuche bei anderen Anwendern vereinfachen die Entscheidung. Vor Ort lässt sich unter Umständen leichter beurteilen, inwieweit Unternehmen, die in gleicher Situation waren, Verbesserung erzielt haben.

Danach folgt meist eine Einsatzanalyse; es wird unter die Lupe genommen, wie eine Firma jetzt arbeitet, wie sich dies im neuen System abbilden lässt, welche Geschäftsprozesse wie aufgenommen, abgebildet, angepasst oder weggelassen werden sollen. Auf dieser Basis macht der IT-Anbieter dann ein Angebot, welches den finanziellen Aufwand zeigt. In der Einsatzanalyse werden auch die bestehenden Prozesse einer Prüfung unterzogen. In der Regel lässt sich der Wechsel eines Rechnungswesens schnell und geräuschlos vollziehen.

Auch Hürden meistern: Finanzen in mehreren Ländern steuern

Für Unternehmen, die in mehreren Ländern aktiv sind, muss das Rechnungswesen noch mehr Bedingungen erfüllen. Hier empfiehlt sich ein Multisite-basiertes Rechnungswesen, das unterschiedliche rechtliche Vorgaben berücksichtigen kann.

So ist bereits bei den Stammdaten ein Spagat zu meistern: Einerseits stehen einheitliche Stammdaten über alle Länder hinweg bereit. Andererseits gibt es landesspezifische Daten, um der jeweiligen Gesetzgebung zu genügen. Im Idealfall gibt es eine Basis von Stammdaten, die dann länderspezifisch erweitert werden kann.

Das gleiche Prinzip zwischen zwei Anforderungen gilt auch für die Erfassung von Zahlungsbedingungen. Diese stehen generell allen Firmen zur Verfügung, aber das Sachkonto für die Buchung von Skonto ist eine firmenindividuelle Einstellung.

Auch hinsichtlich des Sachkontenplans oder der länderübergreifenden Berichte und Analysen ist die Finanz-Software besonders gefordert. Zudem muss sie eine revisionssichere Berichterstattung nach mehreren Rechnungslegungsvorschriften ermöglichen und auch hinsichtlich Sprachen und Währungen flexibel zu sein, was etwa über parallele Hauswährungen umgesetzt werden kann.

Wechsel kann sich schnell lohnen

Trotzdem kann sich ein Wechsel lohnen; denn mit einem modernen Rechnungswesen lasssen sich Prozesse digitalisieren und automatisieren, was wiederum kostbarsten Ressourcen spart: Geld, Zeit, Papier und Nerven. Zudem kann sich neben der Effizienz auch die Transparenz verbessern.

Hinweis: Welche Funktionen ein modernes Rechnungswesen unbedingt haben muss und wie Unternehmen schneller und flexibler werden, erfahren Neugierige im Webinar „Prozessoptimierung im Rechnungswesen – keine Angst vorm Softwarewechsel“ von Comarch am 05. Juli 2023 live.

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