Smartes Vertrags-Management Das zeitgerechte Erfüllen der Anforderungen aus dem neuen Lieferkettengesetz

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Mit Beginn 2023 sind alle deutschen Betriebe mit mehr als 3.000 Beschäftigten verpflichtet, das „Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten“, kurz „Lieferkettengesetz“ (LkSG) umzusetzen, ab 2024 zusätzlich jene mit über 1.000.

Die Motivation hinter dem neuen Lieferkettengesetz ist klar: Es geht darum, Umweltschutz- und Menschenrechtsstandards zu wahren – und das über die gesamte Supply-Chain hinweg. Zur Erreichung dieses Zieles sieht das LkSG folgende Maßnahmen vor:

Die Formulierung einer Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte, die Einrichtung eines Risikomanagements samt Präventions- und Abhilfemaßnahmen, die Durchführung regelmäßiger Risiko-Analysen im eigenen Geschäftsbereich und bei Zulieferern sowie die Dokumentation und jährliche Berichterstattung.

Laut einer Studie von Horn & Companyerachtet der Großteil der befragten Unternehmen das Lieferkettengesetz und seine Schwerpunkte als notwendig. Und doch haben sich mehr als 80 Prozent noch gar nicht oder nur wenig mit der konkreten Implementierung befasst. Die Hauptursache liegt im erwarteten Mehraufwand, der mit herkömmlichen Werkzeugen und Prozessen kaum zu bewältigen ist.

Anders mit einer modernen, cloud-basierten Vertrags-Management-Lösung: Damit lassen sich die LkSG-Vorgaben schnell und ressourcenschonend realisieren.

Alle Verträge auf einen Blick

Um den Anforderungen des Lieferkettengesetzes zu entsprechen, braucht es einen guten Überblick über jene Vereinbarungen, die von der neuen Rechtsvorschrift betroffen sind. Das zentrale, cloud-basierte Speicherungssystem eines modernen Tools zur Vertragsverwaltung – Stichwort „Single Source of Truth“ – stellt sämtliche Kontrakte übersichtlich dar.

Ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass nur befugte Personen auf Inhalte zugreifen – ortsunabhängig, rund um die Uhr und mit jedem gängigen Endgerät, Smartphone inklusive. Als Zusatznutzen erfüllt die revisionssichere Dokumentation und Archivierung in der Cloud die gesetzliche Nachweispflicht.

Handlungsbedarf rasch identifizieren

Durch die Verwendung künstlicher Intelligenz (KI) stehen den Verantwortlichen sehr schnell jene Informationen zur Verfügung, die sie für die Evaluierung und die Anpassung an das Lieferkettengesetz benötigen. Denn die beiden Technologien Optical Character Recognition (OCR) und ein neuronales Netz erkennen in Zusammenarbeit automatisiert alle relevanten Daten wie Vertragsart oder Fristen.

Die KI erweist sich zudem bei der semantischen Volltextsuche als überaus nützlich: Schon bei der Eingabe von Schlagwörtern liefert das System relevante Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs. So können Unternehmen auf Knopfdruck erkennen, wo Handlungsbedarf besteht.

Verträge im Handumdrehen ändern

Bestehende Vereinbarungen zu modifizieren und neue LkSG-konform aufzusetzen, funktioniert mit einer modernen Vertragsmanagement-Lösung ebenfalls ganz einfach. Für diese Aufgaben stellt das System unter anderem von der Rechtsabteilung freigegebene Vorlagensammlungen, Templates und Klauselbibliotheken bereit. Sobald ein Vertrag angepasst beziehungsweise neu erstellt ist, startet die Software selbstständig die nötigen Prüf- und Freigabeprozesse.

Prozesse beschleunigen

Zu den Stärken einer zukunftsweisenden Anwendung im Bereich Vertrags-Management zählt weiter die bei Bedarf rasche Einbindung neuer Lieferanten oder Entscheidungsträger bei Prüf- und Freigabeprozessen – selbst aus unterschiedlichen Abteilungen oder Organisationen. Die Cloud macht das möglich. Darüber hinaus beschleunigt die systemeigene elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU den Ablauf signifikant.

Hinzu kommt das automatisierte Fristen-Management mit E-Mail-Reminder und Push-Notifications: Mithilfe von KI überwacht das Tool sämtliche anstehenden Termine und versendet Erinnerungen an die zuständigen Personen.

Smartes Vertrags-Management als entscheidender Wettbewerbsvorteil

Diese Beispiele zeigen, wie zielgerichtet modernes Vertrags-Management zur Umsetzung der LkSG-Vorgaben beiträgt. Die Bedenken bezüglich eines ressourcenintensiven Umstieges sind daher unbegründet.

Ein Standardprodukt wie „Fabasoft Contracts“ unterstützt Betriebe nicht nur bei den Alltagsaufgaben, sondern leistet auch bei der Adaptierung bestehender Vereinbarungen im Sinne des Lieferkettengesetzes wertvolle Dienste. Somit gelingt es, Risiken in Sachen Menschenrechte oder Umwelt einfach zu identifizieren und zu beseitigen. Und: Unternehmen, die früh auf die smarte Verwaltung ihre Verträge setzen, lukrieren signifikante Wettbewerbsvorteile.

* Der Autor Robin Schmeisser ist Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH. Fabasoft zählt zu den führenden Softwareproduktunternehmen und Cloud-Dienstleistern für digitale Dokumentenlenkung sowie elektronisches Dokumenten-, Prozess- und Akten-Management in Europa.

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