Avision über Kostenkalkulation in der IT Wie IT-Dienstleister den Aufwand für Softwareprojekte schätzen

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Softwareprojekte lassen sich nur schwer finanziell planen, von Service-Anbietern erwarten Unternehmen trotzdem häufig eine Aufwandsschätzung. IT-Dienstleister Avision hat sich mit den Vor- und Nachteilen eines solchen Ansinnens auseinandergesetzt.

Avision vergleicht das Management von Softwareprojekten mit dem Navigieren im Nebel. Konkrete Lösungen seien in der Regel noch nicht bekannt, das Budget ebenfalls unklar und es gebe zu Beginn noch keine ausgearbeitete Roadmap. Hier könne die Aufwandsschätzung Abhilfe schaffen, indem sie einen Überblick über das Projekt und die Kosten gibt. Doch sie bietet eben Vor- und Nachteile.

Ein Vorteil der Aufwandsschätzung ist Avision zufolge, dass sie Struktur bringt. Die Methodik ermöglicht es IT-Dienstleistern, einen Überblick über das Projekt zu erhalten. Die Planung decke potenzielle Risiken und Herausforderungen auf, gebe dem Kunden eine erste fundierte Einschätzung und diene als Grundlage für das weitere Vorgehen. Je nach Detailgrad könne so ein Fahrplan erstellt werden, der bei der späteren Umsetzung Zeit und Geld spart.

Im Gegenzug ist die Aufwandsschätzung allerdings mit einem erheblichen Aufwand verbunden, warnt Avision. Je nach Projekt könne sie zeitaufwendig sein und Personal binden. Die Ergebnisse würden sich oft nicht wesentlich von den Kostenangaben unterscheiden, die auf Erfahrungswerten und dem Bauchgefühl erfahrener Programmierer beruhen.

Arbeiten mit Pseudogenauigkeit

Selbst umfangreicher Schätzungen könnten keine Sicherheit gewährleisten, da sie mit einer gewissen Pseudogenauigkeit arbeiteten. Expertenmeinungen böten ebenfalls keine Exaktheit garantieren, seien jedoch mit weniger Aufwand für den Dienstleister verbunden, der seinen Kunden zeitnah eine grobe Schätzung als Richtwert geben kann.

Ein mit der Aufwandsschätzung verbundener Vorteil ist Avision zufolge die Planungssicherheit. Insbesondere große Unternehmen mit internen Budgetfreigaben benötigten zumindest eine grobe Aufwandsschätzung, um das Projekt intern präsentieren und vorantreiben zu können. Bei der internen Rechtfertigung von Ausgaben für externe Dienstleister sei eine detaillierte Auflistung der geplanten Schritte und eine möglichst genaue Kalkulation der Finanzen erforderlich.

Nachteilig sei wiederum das von Natur aus gegebene Interesse an harten Fakten, insbesondere wenn es um erste Richtwerte für aufwendige Projekte gehe. Ausgearbeitete und detaillierte Planungsdokumente zur Aufwandsschätzung erweisen sich oft als überflüssig, so Avision, für viele Unternehmen ist die am Ende genannte Zahl entscheidend. Wenn diese in das vorhandene Budget passe, reiche dies in den meisten Fällen aus.

Schätzen, nicht Rechnen

„Bei einer ersten Kostenkalkulation von Softwareprojekten handelt es sich auch bei großem Aufwand nur um eine Schätzung, nicht um eine Berechnung – darüber sollten sich Projektverantwortliche im Klaren sein,“ betont Nadine Riederer, CEO von Avision. „Neben der klassischen Aufwandsschätzung haben sich dafür zahlreiche Methoden und Prozesse etabliert. Besonders mit dem Aufkommen agiler Projekte gibt es interessante Ansätze wie Design-to-Budget. Aber egal, für welche Methode sich Dienstleister letztlich entscheiden, der Schlüssel zu erfolgreichen Projekten liegt in der Transparenz und offener Kommunikation.“

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