Alex Jacobi führt sein Tonstudio online

Die Buchhaltung ist ein Service

In seinen Tonstudios in Düsseldorf und Aachen produziert Alex Jacobi gemeinsam mit fünf Mitarbeitern Musik, Sprachaufnahmen und Hörspiele, vertont Filme, Radiowerbung und TVSpots.
(Bild: Scopevisio)

Dabei bleibt immer noch genügend Spielraum für individuelle Änderungen oder Ergänzungen. Die Dokumente werden in seinem Firmen-Layout ausgegeben, das er zuvor in als Dokumentvorlage hinterlegt hat.

Jacobi kann sich außerdem mit nur wenigen Klicks aus einem Angebot einen Auftrag und aus einem Auftrag eine Rechnung generieren. Die Integration in die Scopevisio Online-Buchhaltung ermöglicht es nun, eine Rechnung auch direkt zu verbuchen, was lästige Doppeleingaben erspart.

Bei der Kundenbetreuung und Auftragsabwicklung arbeitet Jacobi mit einer Mitarbeiterin zusammen, wobei die Scopevisio Software das Teamwork effizient unterstützt. „Angebote erstelle ich am liebsten selbst“, so Jacobi.

Texterkennung gewünscht?

Kommt es zum Auftrag und das Projekt schließlich zum Abschluss, hinterlegt er beim jeweiligen Vorgang die Aufgabe „Rechnung schreiben“, so dass die zuständige Mitarbeiterin nun das Projekt abschließen kann. Dazu genügen nur wenige Klicks, da ein Angebot auf Knopfdruck in eine Rechnung umgewandelt und als PDF ausgegeben werden kann.

Ergänzendes zum Thema

Die Scopevisio AG

Die Scopevisio AG entwickelt eine Unternehmenssoftware, die ausschließlich in der Cloud bereitgestellt wird. Die Web-basierte Software ist speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen ausgerichtet und deckt die Bereiche Vertrieb, Verkauf, Finanzen und Buchhaltung ab. Ergänzend bietet Scopevisio spezielle Buchhaltungsservices über ausgewählte Partner an.

Im Jahr 2007 gegründet, beschäftigt die Scopevisio AG am Firmensitz in Bonn derzeit mehr als 40 Mitarbeiter.

Eingangsrechnungen braucht die Mitarbeiterin nur zu scannen. Die wichtigsten Angaben liest die Software mit Hilfe der integrierten Texterkennung.

Gerade in der Auftragsabwicklung können auf diese Weise viele Prozesse automatisiert werden. Dabei ist es hilfreich, dass die Software einfach zu bedienen ist. „Das Design ist sehr aufgeräumt“, urteilt Jacobi.

Banking ist integriert

Bei der Auswahl der neuen Software hat Jacobi verschiedene Lösungen verglichen. „Mir war es wichtig, meinen gesamten finanziellen Workflow in einer Anwendung abbilden zu können“, erläutert er.

Das Fehlen einer Banking-Funktion war für mich beispielsweise ein Killerkriterium. Bei Scopevisio ist diese dagegen Teil der Fibu.“ Das in Scopevisio integrierte Banking ermöglicht es, einerseits Zahlungsläufe durchzuführen, andererseits Bewegungen des Bankkontos einzulesen.

Dafür kann man bestimmte zeitliche Intervalle festlegen. Die Kontobewegungen können anschließend direkt in der Software weiterverarbeitet werden. Die Zuordnung, zum Beispiel zu den Offenen Posten, läuft dabei weitgehend automatisiert.

Aktualität und die Chef-Übersicht

„Der wohl wichtigste Vorteil, den mir die Online-Software bietet, ist die Transparenz in meinen Zahlen“, unterstreicht Jacobi. „Die Auswertungen, die damals vom Steuerberater kamen, waren ja praktisch schon veraltet, als sie bei uns eintrafen.“

Ganz anders stelle sich die Situation jetzt dar. „Ich brauche mir nur den Finanzstatus anzuschauen, um zu sehen, wo ich stehe.“ Beim Finanzstatus handelt es sich um einen besonderen Screen in der Software, der eine Art „Chef-Übersicht“ bietet.

Einnahmen und Ausgaben sowie wesentliche Liquiditäts-Kennzahlen werden in Diagrammen und Berichten grafisch darstellt. Der Sounddesigner hat jetzt jederzeit den Überblick – egal, ob er gerade in Düsseldorf einen Spot vertont, in Aachen Musik aufnimmt oder zu Hause an neuen Ideen bastelt. „Cloud Software macht uns flexibel, unabhängig und schnell. Nur so können wir als kleiner Dienstleister überhaupt im Markt bestehen“, sagt Jacobi.

Die Autorin:

Sabine Jung-Elsen ist Mitarbeiterin des Unternehmens Sopevisio

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Die Cloud-Software von Scopevisio trifft den richtigen Ton