Wie Unternehmen Schatten-IT erfolgreich integrieren

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Die Integration der Schatten-IT

Wie genau gelingt das? Die gute Nachricht ist, dass CIOs und IT-Abteilungen die Herausforderungen der Schatten-IT nicht alleine lösen müssen. Ein etablierter Ansatz ist es, intern als auch extern alle Beteiligten in die Verantwortung mit einzubeziehen.

Wenn IT-Abteilungen eng mit externen Anbietern von Anwendungen und Diensten zusammenarbeiten, können sie gezielt herausfinden, warum Arbeitnehmer diese nutzen und damit ihre Bedürfnisse und Arbeitsabläufe besser verstehen. Somit lässt sich herausfinden und klären, wo gezielt Investitionen getätigt werden müssen, um die Produktivität der Arbeitnehmer zu erhöhen.

Herausforderungen richtig angehen

Arbeitnehmer, die selbstgewählte Anwendungen einsetzen, können im Unternehmen eine Vielzahl verschiedener Probleme erzeugen. Diese zeigen sich zum Beispiel in der unterschiedlichen Auslastung der Bandbreite und deren Nutzung, Backups und der IT Sicherheit. Der gleichzeitige Einsatz von zu vielen nicht geplanten Anwendungen kann somit die Produktivität von Unternehmen reduzieren und Systemausfallzeiten zu einem regelmäßigen Phänomen werden lassen. Von dem Verlust geistigen Eigentums des Unternehmens ganz zu schweigen.

Viele CIOs glauben zwar, dass sie der Schatten-IT immer einen Schritt voraus sind, aber die Wirklichkeit kann ganz anders aussehen. Der Report „Cloud Adoption and Risk Report in North America and Europe – 2014 Trends“ zeigt:

• Unternehmen unterschätzen das Ausmaß, in dem nicht regulierte Cloud-Anwendungen eingesetzt werden gewaltig: 86 Prozent der Cloud-Anwendungen, die Arbeitnehmer verwenden, wurden nicht durch die IT-Abteilung genehmigt.

• Ein US-Unternehmen schätzte, dass zehn bis 15 Lösungen für File Sharing im Einsatz wären: tatsächlich waren es fast 70.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Anzahl an Cloud Services in Unternehmen drastisch höher ist als vermutet. Besonders angesichts des BYOD-Trends ist es Arbeitnehmern möglich, mehr Cloud Services auf ihren eigenen Geräten und nach ihrem eigenen Willen einzurichten. Aber einfach zu versuchen, Schatten-IT aus dem Unternehmen zu verbannen, ist nicht die richtige Antwort auf diese Entwicklungen.

Stattdessen sollten CIOs und IT-Abteilung zuerst einen besseren Überblick darüber erlangen, was im Netzwerk passiert, um so sicherzustellen, dass sämtliche Anwendungen optimal laufen. Gerade in hybriden Unternehmen, in denen IT-Lösungen sowohl vor Ort im Unternehmen als auch in der Cloud laufen, ist es für IT-Abteilungen unumgänglich, den Überblick und die Kontrolle über die Netzwerkinfrastruktur zu haben.

Transparenz im Netzwerk in Zeiten der Schatten-IT

Schatten-IT mag zum heutigen Zeitpunkt für viele IT-Abteilungen noch eine Herausforderung sein – doch die Kontrolle über Anwendungen und Dienste, die Arbeitnehmer nutzen, um auf IT-Systeme zuzugreifen oder sensible Informationen zu verwalten und zu teilen, muss in der Hand der IT Fachabteilungen liegen und bleiben; alles andere würde jedwedes Sicherheitsbestreben untergraben und die Risiken nach oben schrauben. In der Folge käme es einerseits zu Compliance-Verstößen und andererseits könnte die Anzahl zusätzlich eingesetzter Anwendungen und Dienste zu Ineffizienz im Unternehmen führen, wenn diese mit den offiziell genehmigten Diensten konkurrieren und sich gegenseitig blockieren.

Die Grenzen zwischen privater und geschäftlicher IT verschwimmen und Unternehmen müssen dennoch in der Lage sein, diese Komplexitäten zu managen und dabei dafür zu sorgen, dass alle ihre Anwendungen optimal laufen, um sich im Wettbewerb durchzusetzen.

CIOs und die IT-Abteilungen benötigen hundertprozentige Transparenz und Kontrolle über hybride Clouds und Netzwerke. Nur so können Anwendungen vor Ort, in der Cloud und SaaS so genutzt und eingesetzt werden wie von den IT-Experten benötigen.

Natürlich gibt es bei dieser Strategie auch Risiken – aber durch ein striktes Verbot sämtlicher Lösungen, die nicht vom Unternehmen genehmigt wurden, wird es IT-Abteilungen nicht gelingen, die Kontrolle wiederherzustellen.

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