Schritte für den Durchbruch mit KI-Agenten Wie KI-Agenten Wissen im Unternehmen erschließen

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KI-Agenten können die Arbeitswelt grundlegend verändern, repetitive Aufgaben übernehmen, Datensilos erschließen und Prozesse vereinfachen. Mitarbeitende gewinnen Freiräume für Steuerung, Qualitätskontrolle und fundierte Entscheidungen; vorausgesetzt, Unternehmen schaffen die nötige Datenbasis, Werkzeuge und Sicherheitsstrukturen.

KI-Agenten (Künstliche Intelligenz) markieren bereits heute den nächsten entscheidenden Entwicklungssprung der KI-Landschaft. Im Gegensatz zu eher reaktiven Chatbots, die lediglich vorgegebene Anfragen beantworten, übernehmen KI-Agenten eigenständige, vielschichtige Tätigkeiten. Sie planen, lernen, treffen Entscheidungen und passen sich aktiv ihrer Umgebung an.

Auch im Datenmanagement bietet dies bemerkenswerte Chancen. KI-Agenten erschließen bislang ungenutzte Informationsquellen. Damit können Unternehmen die Risiken in einer datenreichen, KI gestützten Welt gezielter steuern, etwa im Hinblick auf Datenschutz und Compliance.

KI-Agenten revolutionieren das Backoffice

Dieser Wandel betrifft Finanzen, IT, Personalwesen, Recht sowie das Aktenmanagement ebenso wie staatliche Stellen oder Branchen mit hohen regulatorischen Anforderungen. Er verändert nicht nur, wie Arbeit ausgeführt wird und wer sie ausführt, sondern auch, wie Entscheidungswege gesteuert werden.

Eine besonders hohe Belastung entsteht durch sogenannte „Dark Data“. Hierbei handelt es sich um Datenmengen, die sich über viele Jahre in veralteten Anwendungen und getrennten Informationsströmen angesammelt haben. Sie sind oft redundant und bergen erhebliche Risiken, enthalten jedoch zugleich wertvolle Einsichten. Mitarbeitende verlieren dadurch Zeit mit dem Durchsuchen von Dokumenten oder dem Abgleich verschiedener Systeme, statt echte Entscheidungen zu treffen.

Erfolg-as-a-Service

SaaS ist tot. Es leben die Agenten!

Sind KI-Agenten klaren Regeln und Aufsichtsmechanismen unterstellt, können sie diese dauerhafte Kostenfalle erheblich reduzieren und Risiken spürbar senken. Damit rückt die zentrale Frage der Produktivitätsdebatte in den Fokus: Soll KI ausschließlich unterstützen oder ersetzen? Die Antwort lautet: sowohl als auch. Menschen bleiben unverzichtbar für Sonderfälle, verantwortungsvolle Entscheidungen und die Bewertung von Agentenempfehlungen in kritischen Szenarien. Gleichzeitig übernehmen Agenten repetitive, umfangreiche oder standardisierte Tätigkeiten zuverlässig und mit gleichbleibender Präzision.

Datenqualität entscheidet über Wirkung

KI-Agenten sind keine einfachen Dialogsysteme. Ihre Stärke liegt im aktiven Handeln und in der Fähigkeit, im Zusammenspiel mehrerer Agenten auch sehr komplexe Aufgaben zu bewältigen. Dafür benötigen sie jedoch gut gepflegte, kontextreiche Daten, passende Werkzeuge sowie robuste Schutzmechanismen. Fehlen diese Grundlagen, bleiben selbst fortschrittliche Agenten eingeschränkt – vergleichbar mit einem Menschen, dem entscheidende Informationen fehlen. Die Folgen wären ineffiziente Prozesse, fehlerhafte Entscheidungen und Vertrauensverlust.

KI-Agenten auf dem Vormarsch

Deutsche Unternehmen setzen stark auf KI-Agenten

Erfolg entsteht nur, wenn KI in transparente, regelbewusste Datenlandschaften eingebettet wird. Jede Aktion muss nachvollziehbar, überprüfbar und an eine klare Governance gebunden sein. Als Spezialist für Informationsmanagement weiß Iron Mountain das aus eigener Erfahrung: Die „Iron Mountain InSight DXP“-Plattform nutzt KI, autonome Agenten und Konnektivität mit Unternehmenssystemen, um Daten zu vereinheitlichen und digitale sowie physische Informationen so steuern. So können KI-Agenten konsistent und regelkonform über verschiedene Repositories, Formate und Jurisdiktionen hinweg arbeiten.

Aus Erwartungen konkrete Ergebnisse machen

Um die Möglichkeiten von KI-Agenten vollständig auszuschöpfen, braucht es einen realistischen, strukturierten Ansatz, der Bereiche mit hohen Reibungsverlusten identifiziert und gezielt verbessert. Dafür sind mehrere kritische Schritte nötig.

• Geschäftsprozesse automatisieren: Dazu zählen Rechnungswesen, Bearbeitung von Schadenfällen, Kreditentscheidungen, Risikoanalysen und Know-Your-Customer-Verfahren, ebenso Aktenklassifizierung, elektronische Recherche und Aufbewahrungsmanagement.

• Daten für KI vorbereiten: Umfassende Klassifizierung, Abbau veralteter und redundanter Inhalte, sowie die Bereinigung und Vereinheitlichung von Unterlagen.

• Zugriffe standardisieren: Unternehmensweite Verbindungen der Systeme schaffen, damit alle Informationen zentral sichtbar sind und durch eine KI-gestützte Suche und intelligente Agenten genutzt werden können.

• Governance konsequent einbinden: Rollenklarheit, menschliche Aufsicht, Datenherkunft, Prüfpfade und Kostenkontrolle müssen fest integriert sein.

• Wirkung messen: Dazu gehören Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Risikoindikatoren, Compliance Ergebnisse und die Gesamtkostenentwicklung.

Potenziale und Grenzen von Agenten Marke Eigenbau

Die Illusion des selbstgebauten KI-Assistenten

Menschen und Agenten wirken gemeinsam

Eine verantwortungsvolle Nutzung von KI sichert Menschen weiterhin eine klare Führungsrolle. Sie definieren Entscheidungsräume, steuern Eskalationen und sorgen für Kontrolle. Transparenz ist dabei unverzichtbar. Jede Handlung eines Agenten muss nachvollziehbar sein und sich bei Bedarf überprüfen und rechtfertigen lassen.

Automatisierung durch Künstliche Intelligenz

Wie Agentic AI die Zusammenarbeit von KI-Agenten neu definiert

Mit steigender Automatisierung verändern sich die Tätigkeiten der Beschäftigten: weg von reiner Ausführung, hin zu Steuerung, Qualitätskontrolle und anspruchsvoller Entscheidungsarbeit. Dies erfordert kritisches Denken, Governance, Kompetenz und kontinuierliche Weiterbildung. Mitarbeitende entwickeln sich zu strategischen Partnern und digitalen Koordinatoren.

Drei Schritte zum Durchbruch

Führungskräfte und Teams sollten zunächst alle verfügbaren Informationsbestände erfassen und bewerten, um Risiken und Chancen sichtbar zu machen. Im Anschluss folgt die Bereinigung: Überflüssige Daten entfernen, Zugriff auf kritische Inhalte vereinheitlichen und dadurch Transparenz sowie Kontrolle stärken. Erfahrene Partner im Informationsmanagement beschleunigen diesen Prozess erheblich.

Mega-Trend Agentic AI

Agenten im Rechenzentrum zerstören Paradigmen

Mit stabilen Grundlagen lassen sich Pilotprojekte für agentengesteuerte Abläufe schrittweise ausweiten. Messbare Kennzahlen übersetzen die Strategie in konkrete, sichtbare Erfolge. KI-Agenten werden Informationssilos auflösen, Abläufe vereinfachen und bislang ungenutzte Potenziale freilegen. Unternehmen, die diese Technologie verantwortungsvoll einsetzen, werden sich nachhaltig differenzieren und einen deutlichen Wettbewerbsvorsprung erzielen.

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