Digitale Transformation braucht User-Akzeptanz Userlane nimmt Anwender an die Hand und Software­käufe werden mehr als rentabel

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Damit in Unternehmen die Digitale Transformation trotz enormer Investitionen in Software nicht im Ansatz stecken bleibt, hat das SaaS-Unternehmen Userlane aus München eine „Digital Adoption Plattform“ (DAP) entwickelt. Damit kann jede Software ihr volles Potenzial entfalten. Kunden wie die Deutsche Bahn und Linde Engineering haben so ihren ROI bei Software-Investitionen maximieren und konkrete Fortschritte bei der Digitalen Transformation machen können.

Die Digitale Transformation nimmt rund um den Globus weiter Fahrt auf. Statista zufolge wird der Umsatz im internationalen Softwaremarkt im Jahr 2024 etwa 653 Milliarden Euro betragen. Dabei dominiert Unternehmenssoftware den Markt mit einem prognostizierten Volumen von rund 273,70 Milliarden Euro. Kein Wunder, denn gerade Unternehmen investieren Jahr für Jahr hohe Millionenbeträge, um in der Digitalen Transformation nicht den Anschluss zu verlieren und konkurrenzfähig zu bleiben.

Doch mit der Investition in Software allein ist es noch lange nicht getan. Je höher die Komplexität, umso schwerer fällt es Mitarbeitern mit neuen Anwendungen umzugehen. Die Erwartung der Unternehmensführung, durch digitalisierte Prozesse die Produktivität zu steigern, weicht oft allgemeiner Frustration und der bitteren Erkenntnis, dass der ROI bei der Software-Investition nicht gegeben ist.

Die Chance, in der Digitalen Transformation einen wichtigen Schritt nach vorne zu kommen, ist dann vertan und Ressourcen sind verschwendet. Wie lässt sich das verhindern, und in der Unternehmenspraxis aus einer Investition in Software eine echte Erfolgsgeschichte machen?

Deutsche Bahn und Linde Engineering setzen auf Userlane

Positive Beispiele aber liefern die Großunternehmen Deutsche Bahn und Linde Engineering. Beide setzten auf Userlane.

In der Praxis begleitet die Digital Adoption Plattform die Mitarbeiter während der Ausführung und Anwendung von Softwareprogrammen. Dafür legt sich DAP über die jeweilige Software-Applikation und führt Mitarbeiter leicht verständlich und nachvollziehbar durch die Anwendung.

Genutzt werden kann die Lösung bei jeder Browser-basierten Applikation. Durch die aktive Hilfestellung können so Mitarbeiter Aufgaben selbst ausführen und Probleme unmittelbar lösen.

Mitarbeiterschulungen

Für die Deutsche Bahn mit ihren 300.000 Mitarbeitern bestand die Challenge darin, dass sie eine Schulungslösung benötigte, die sich schnell an die Bedürfnisse und spezifischen Anforderungen der technischen Bediener anpassen ließ. Denn wie für alle Unternehmen ist für den Transportgiganten die erfolgreiche Akzeptanz verschiedener Applikationen eine zentrale Voraussetzung für den unternehmerischen Erfolg. Außerdem müssen die Mitarbeiter mit den Anwendungen mühelos zurechtkommen. Das Problem: die Organisation der (Um-)Schulung neuer und bestehender Mitarbeiter in Software-Anwendungen sowie die geringe Softwarenutzung dar.

Die Deutsche Bahn entschied sich für ein Pilotprojekt auf ihrer „Atlassian Jira“-Installation. Insbesondere sollte die in der Anwendung integrierte, abrufbare interaktive Guidance auf Effizienz, Feature Adoption, Software Adoption, Produktivität, Schulungskosten und ROI zu beurteilt werden können.

Die Teilnehmer wurden also gebeten, Aufgaben ihrer täglichen Tätigkeit mittels Jira zu erledigen.

• Wie viele dieser Aufgaben ließen sich erfolgreich ohne Userlane erledigen?

• Wie viele der Aufgaben konnten die Anwender:Innen mit Userlane-Unterstützung bewältigen?

Feature-Adoption bei fast 100 Prozent

Für den Vergleich haben Teilnehmer, dieselben Aufgaben noch einmal ausgeführt, dieses Mal mit dem interaktiven „On-Screen Performance Support“ durch die Digital Adoption Plattform. Intendiert hatte man, die Zeit zu halbieren, die Nutzer brauchen, um die Software zu beherrschen. Außerdem sollte die Software-Akzeptanz bei den Nutzern um 70 Prozent gesteigert und die Schulungskosten um 50 Prozent gesenkt werden.

Nach Abschluss des Pilotprojekts zeigte sich, dass mithilfe der DAP 97 Prozent der Aufgaben in Jira erledigt wurden und die Mitarbeiter der Deutschen Bahn durch die Digital Adoption Plattform mit Jira bis zu 5-mal produktiver waren. Zudem lage die Ratde der Adaption bei fast 100 Prozent. Es lässt sich also begründet annehmen, dass die Deutsche Bahn durch einen konstanten Performance Support den ROI jeder Software-Einführung verdoppeln kann.

Linde Engineering pusht „SupplierConnect“

Ganz ähnlich waren die Herausforderungen bei Linde Engineering. Das Unternehmen aus der Industriegas- und Maschinenbaubranche, hat eine Plattform mit der Bezeichnung „Supplierconnect“ entwickelt, über die es durch zentralisierte Kommunikation gute Beziehungen zu seinem Lieferantennetzwerk pflegen kann.

Damit sich Nutzer mit der Plattform vertraut machen können, hatte Linde Lernmaterialien erstellt und jeden Lieferanten einzeln geschult. Das Verfahren aber kostete nicht nur Zeit und Mühe für das Erstellen der Materialien und die Schulungen, die vermittelten Informationen waren auch auch schlichtweg nicht ausführlich genug, um den Nutzern wirklich zu helfen.

Linde Engineering implementierte die interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitungstechnik von Userlane, um Teile des ersten Onboarding-Prozesses zu automatisieren und um Lieferanten, die die Plattform für Standardaufgaben nutzen, kontextbezogene Unterstützung anzubieten.

Die Absicht und das Ende

Die Userlane-Software sollte helfen, Nutzer willkommen zu heißen und einen Überblick über Supplierconnect zu geben sowie User kontextbezogen anzuleiten, um Prozesse abzuschließen. Zudem sollte der Umstieg auf interne Anwendung durch gute Kommunikation unterstützt und gemanagt werden.

Bereitgestellte Links zu Schritt-für-Schritt Guides sollten die etwaigen Fragen der Nutzer beantworten. Darüber hinaus sollten wichtige Informationen über die Plattform mit den Promotions- und Benachrichtigungsfunktionen von Userlane kommuniziert werden sowie das Nutzerverhalten mithilfe von Userlane Analytics verfolgt werden, um die Plattform weiter zu optimieren. Drei Monate nach dem Roll-out der Supplierconnect-Plattform konnte Linde Engineering mithilfe von Userlane mehr als 120 Lieferanten 'onboarden'. Zusammen mit dem „Userlane Customer Success Manager“ taten sich weitere Anwendungsmöglichkeiten und -Szenarien auf.

Trotzdem sanken die Schulungskosten um über 60 Prozent. Die Schulungs- sowie andere Support-Unterlagen müssen heute nicht mehr erstellt oder aktualisiert werden. Die Anzahl der Support-Anfragen sank um 48 Prozent. Linde Engineering ist nun in der Lage, das Onboarding von Lieferanten bis zu 2-mal schneller durchzuführen, indem sich wiederholende Aufgaben des Onboarding-Prozesses automatisiert werden.

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