Der Erfolg hängt an den automatisierten Prozessen Remote Arbeiten auch in der Buchhaltung?

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Wenn die Buchhaltung nicht mehr wie gewohnt arbeiten kann, hat das bedrohliche Folgen für das gesamte Unternehmen. In zahlreichen Unternehmen ist die Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) als Teilbereich der Finanzbuchhaltung nach wie vor von einigen manuellen Prozessen und Tätigkeiten geprägt, die die Anwesenheit von Buchhaltern im Büro notwendig machen. Und auf einmal ist Homeoffice Pflicht.

Doch wer öffnet die Post, scannt Rechnungen oder bearbeitet Schecks? Wer prüft eingehende Zahlungen?

Die Corona-Krise hat zahlreiche Herausforderungen und Veränderungen mit sich gebracht, darunter auch, dass deutlich mehr Menschen als bisher von zu Hause aus arbeiten. Auch in der Kreditorenbuchhaltung sind viele Mitarbeiter zum Arbeiten via Remote übergegangen. Dabei haben sie mit einigen Problemen zu kämpfen. Denn von zu Hause aus ist es schwierig, gewohnte Routinetätigkeiten zu erledigen, die sie üblicherweise im Büro durchführen.

Unzählige Systeme in AP sind immer noch nicht automatisiert, weshalb das Tagesgeschäft von Buchhaltern aus einer Mischung von manuellen und automatisierten Prozessen besteht. Das wahre Ausmaß wird auch durch Studien deutlich, die vor Corona erschienen sind, darunter beispielsweise von Forrester („The Kofax 2020 Intelligent Automation Benchmark Study“. Diese zeigt, dass 60 Prozent der befragten Unternehmen ihre Kreditorenbuchhaltung bisher nicht automatisiert haben.

Ähnliches stellt der 2019 Payables Insights Report von Levvel fest: Zwar konnten 50 Prozent der Unternehmen ihre AP-Workflows automatisieren, dennoch scannen und e-mailen ein Viertel (24 Prozent) alle Dokumente nach wie vor von Hand – 23 Prozent arbeiten sogar rein manuell.

Papierbasierte versus digitale Prozesse

Im Bereich Remote ist das papierbasierte Arbeiten nach wie vor eine große Hürde. Kleine bis mittlere Unternehmen (KMUs) und mittelgroße Organisationen berichten laut der Umfrage von Levvel, dass sie es mit einem sehr hohen Papieraufkommen zu tun haben. 57 Prozent der Unternehmen erfassen Rechnungsdetails beispielsweise noch händisch, nur 36 Prozent haben hierfür eine Automatisierung eingeführt.

Die vier größten Schmerzpunkte in der Kreditorenbuchhaltung, die die Befragten in dieser Studie angeben, werden jedem AP-Mitarbeiter bekannt vorkommen:

• Manuelle Dateneingabe und ineffiziente Prozesse (71 Prozent)

• Manuelle Weiterleitung von Rechnungen, um diese genehmigen zu lassen (61 Prozent)

• Verloren gegangene oder fehlende Rechnungen (42 Prozent)

• Handling mit Papierrechnungen (37 Prozent)

Hinzu kommt angesichts der aktuellen Situation, dass Mitarbeiter immer noch von zu Hause aus arbeiten sollen, um das Ansteckungsrisiko zu minimieren. Dadurch kann es sein, dass AP in einigen Unternehmen zum Stillstand kommt. Möglicherweise haben Unternehmen schon vor der Corona-Krise darüber nachgedacht, diese Prozesse zu automatisieren. Jetzt werden die Herausforderungen in diesem Umfeld besonders sichtbar.

Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung heute und morgen

Wenn Unternehmen diese Prozesse automatisieren, lassen sich viele Schwierigkeiten meistern und gute Ergebnisse erzielen. Laut dem Everest Group’s 2019er „Complete Guide to Accounts Payable Transformation“ beträgt die Zeit für die Bearbeitung bei Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung nicht automatisiert haben, durchschnittlich zehn Minuten pro Rechnung. Unternehmen, die diesen Prozess automatisiert haben, benötigen gerade einmal 2,07 Minuten pro Rechnung.

Doch nicht nur die Zeit spielt eine wichtige Rolle, denn durch die Automatisierung können Unternehmen ihre Rechnungen, Arbeitsabläufe und das Ausgaben-Management von Kennzahlen remote erledigen und sich ebenso um Lieferanten kümmern – und das sicher von jedem Ort der Welt aus. Unternehmen können so Rechnungen scannen und erfassen, abgleichen, überprüfen und genehmigen, ihre Rechnungs-Workflows verwalten, POs erzeugen sowie Duplikate und mögliche Betrugsversuche kennzeichnen. Ebenso ist es möglich, Push-Nachrichten für jede Zahlung ins ERP-System einzuspeisen, Ergebnisse zu analysieren und Berichte zu erstellen.

Schnelle Erfolge

Wie sehr sich das auszahlt, zeigt das Beispiel eines international tätigen Fertigungsunternehmens für Elektronikkomponenten, das seine AP-Prozesse automatisiert hat. Damit konnte es die verarbeiteten Rechnungen um fast ein Drittel – von 42.000 auf 55.000 Rechnungen – monatlich erhöhen und gleichzeitig die Kosten um 36 Prozent reduzieren.

Zudem hat das Unternehmen nun die vollständige Kontrolle über alle Lieferantenrechnungen und hat diese in das SAP-ERP-System integriert. Dadurch lassen sich gesetzliche Vorschriften deutlich besser prüfen und einhalten. Nur noch 10 Prozent der Rechnungen müssen Mitarbeiter manuell abarbeiten.

Es ist Zeit

Leitende Angestellte in der Finanzbuchhaltung müssen jetzt die Möglichkeit nutzen, ihren Betrieb umzustellen, während die Teams teils noch remote arbeiten, damit das Wachstum des Unternehmens nicht an Schwung verliert. Die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie werden nachhaltig sein. Selbst wenn jetzt immer mehr Unternehmen ihre Büros für Mitarbeiter wieder öffnen, wird sich die Art und Weise, wie Angestellte ihre Arbeiten erledigen, für immer wandeln.

CFOs und andere führende Mitarbeiter im Bereich Finanzen gaben in einer Studie von PwC (49 Prozent) an, dass sie die Automatisierung voranbringen wollen, selbst wenn ihre Mitarbeiter vom Remote-Arbeiten ins Büro zurückkehren. Mit der Automatisierung verfügen die Teams über das notwendige Handwerkszeug, um ihre Arbeit fast von überall aus durchführen zu können. Unternehmen, die die Gelegenheit jetzt ergreifen, werden nicht nur die Pandemie gut überstehen, sondern auch in der Lage sein, heute schon wie morgen zu arbeiten.

* Tyler Sussist Product Marketing Director Intelligent Automation bei Kofax.

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