Chance oder Risiko für DMS-Anwender?

Klartext zur neuen Sharepoint-Strategie von Microsoft

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Nur mit Hilfe einer Cloud-basierten Architektur lassen sich aus Sicht von Microsoft die Einführungs- und Betriebskosten für Collaboration-Anwendungen deutlich senken. Getrieben von Wettbewerbern wie Google (Office) oder Facebook (Social) setzt Microsoft alles daran, diesen Trend nicht zu verpassen, sondern ihn mit eigenen, innovativen Produkten wie „Onedrive for Business“, „Delve“ und Office 365 zu prägen. Für Microsoft steht viel auf dem Spiel, da ein Kunde, der einmal seine Dokumente und Daten einem Cloud-Anbieter anvertraut hat, so schnell nicht wechseln wird.

(Bild: thingamajiggs_Fotolia.com)

Das neue Konzept von Office 365 beinhaltet anders als der Sharepoint Server keine Applikationsplattform, auf der branchen- oder kundenspezifische Lösungen entwickelt werden. Vielmehr setzt Microsoft auf vorgefertigte Module, die Anwenderbedürfnisse „Ready to Go“ oder mit kleinen Anpassungen befriedigen. Damit ist auch klar, dass Microsoft eine andere Zielgruppe im Auge hat: Wurde Sharepoint 2010 noch explizit als Enterprise-Content-Management-Plattform beworben, so sucht man dieses Thema heute vergebens.

DMS-Anforderungen, die wir häufig in Auswahlprojekten sehen und die in klassischen DMS-Produkten meist Standard sind, können derzeit mit Office 365 nicht adressiert werden:

  • Verwaltung von Dokumenten unabhängig vom Ablageort und dem Dateinamen
  • Eindeutiges Referenzieren von Dokumenten per Dokumenten-ID in allen Benutzeroberflächen;
  • Dokumentenerfassung für Papier;
  • vorgangsbezogene E-Mail-Ablage;
  • Archivierungsfunktionen mit Unveränderbarkeit/Nachvollziehbarkeit;
  • elektronische Aktenverwaltung;
  • elektronische Postkörbe mit einfachen Routing-Möglichkeiten;
  • flexible Erstellung und Verwaltung von Workflows für Freigaben oder Genehmigungsprozesse;
  • automatische PDF-Renditions;
  • einfach einzurichtende Attributsuche über die Metadaten der Dokumente;
  • leicht anpassbare, kundenspezifische Erfassungs- und Suchmasken;
  • Berechtigungsverwaltung für Inhaltstypen/Dokumentenklassen unabhängig von Ablageort;
  • Integration in andere Fachanwendungen, zum Beispiel SAP (Verknüpfung von Dokumenten mit Datensätzen und Archivierung von erzeugten Dokumenten));
  • Web Content Management Funktionen zur Veröffentlichung von Inhalten auf der öffentlichen Unternehmenswebsite.

Die meisten dieser Funktionen waren im Sharepoint-Server auch nicht vorhanden, jedoch konnten diese Defizite mit Drittanbieterprodukten oder Customizing ausgeglichen werden. Das ist bei Office 365 derzeit nicht einfach möglich.

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