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Steuerung von Zehntausenden an Lieferantenverträgen Baywa AG nutzt für ihre Geschäfts­prozesse Fabasoft Contracts

Quelle: Pressemitteilung Fabasoft 2 min Lesedauer

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Die Baywa AG will mithilfe Mithilfe transparenter Workflows und einer übersichtlichen Dokumentenaufbereitung jederzeit über sämtliche Vertragsinhalte und -fristen informiert sein. Die eingesetzte Software „Fabasoft Contracts“ erlaubt zudem, die aktuellen Governance- und Compliance-Vorschriften zu berücksichtigen.

Ihren Ursprung hat die Baywa AG im genossenschaftlichen Landhandel mit der Aufgabe, den ländlichen Raum mit allem zu versorgen, was die Landwirtschaft braucht. Heute beschäftigt sich der Konzern mit Produkten und Services für die Grundbedürfnisse Ernährung, Energie, Mobilität und Wohnen. (Bild: Baywa)
Ihren Ursprung hat die Baywa AG im genossenschaftlichen Landhandel mit der Aufgabe, den ländlichen Raum mit allem zu versorgen, was die Landwirtschaft braucht. Heute beschäftigt sich der Konzern mit Produkten und Services für die Grundbedürfnisse Ernährung, Energie, Mobilität und Wohnen.
(Bild: Baywa)

Die Baywa AG ist ein weltweit tätiger Konzern mit den Geschäftsfeldern Energie, Agrar und Bau. Als Global Player mit einem Umsatz von 27,1 Milliarden Euro im Jahr 2022 beschäftigt sie rund 25.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in mehr als 50 Ländern.

Aufgrund eines breiten Lieferanten-Netzwerks aus den verschiedenen Geschäftsbereichen ergeben sich jährlich Zehntausende Verträge, die es aktiv zu managen gilt. Um die unterschiedliche Vertragsverwaltung der einzelnen Bereiche Energie, Agrar und Bau einheitlich abbilden und gleichzeitig flexibel gestalten zu können, digitalisierte das Handels- und Dienstleistungsunternehmen nun seine Lieferantenvereinbarungen. Die Entscheidung fiel auf die Vertrags-Management-Software Fabasoft Contracts.

Thomas Klingels ist Leiter des strategischen Einkaufs der Baywa AG. (Bild: Baywa AG)
Thomas Klingels ist Leiter des strategischen Einkaufs der Baywa AG.
(Bild: Baywa AG)

Dazu Thomas Klingels, Leiter des strategischen Einkaufs der Baywa: „Die Software von Fabasoft Contracts ist nicht nur einfach und intuitiv bedienbar, sondern verfügt zudem über hohe Qualitäts- und Sicherheitsstandards.“ Er stellt insbesondere die Umsetzungsgeschwindigkeit bei neuen gesetzlichen Vorschriften, wie das LkSG oder EEG, heraus, die sich in sämtlichen Vereinbarungen niederschlagen. „ Vertragsanpassungen und der Austausch mit externen Partnern gelingen nahtlos und sicher“, sagt er.

Die Voraussetzungen für einen vertrauenswürdigen Abschluss

Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, erläutert eine der Voraussetzungen: „Ein Maximum an Datenschutz und Informationssicherheit sind heutzutage Grundvoraussetzungen bei vielen Unternehmen. Mit unabhängigen Zertifikaten wie dem EU Cloud CoC, Level 3 oder dem BSI C5-Testat wird die Fabasoft-Cloud diesen nachweislich gerecht.“

Derzeit verwaltet Baywa sämtliche Lieferantenvereinbarungen im Cloud-basierten Standardprodukt von Fabasoft. Aktuell arbeiten knapp 350 interne User aus den Bereichen Bau, IT und dem strategischen Einkauf, zuzüglich der Lieferanten, mit der Software. Der Roll-out auf die restlichen Geschäftsbereiche ist in Planung.

Die berechtigten Mitarbeitenden und externen Partner greifen in digitalen Datenräumen je Vertrag auf eine gemeinsame Version zu. Automatisierte Vertragsvorlagen samt Klauselbibliothek und strukturierte Workflows entlang des Vertragslebenszyklus vereinfachen die Prozesse dabei ebenso wie ein integriertes Fristen-Management und eine intelligente Volltextsuche zum raschen Finden einzelner Dokumente im gesamten Archiv.

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