Dokumenten-Management und Künstliche Intelligenz 4 Fragen, die KI-Anwender stellen sollten

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„Wir nutzen KI.“ „Das Programm ist KI-basiert.“ „KI-gestützte Lösung.“ Wenn CEOs, CIOs, CFOs und andere Manager jedes Mal einen Euro bekämen, wenn sie diese Aussagen hören, wären sie schnell reich. Doch was bringt Unternehmen im Austausch mit Software- und Lösungsanbietern sowie Beratern wirklich weiter?

KI-Fehlaussagen sind heutzutage allgegenwärtig, wobei der Begriff für sehr viele unterschiedliche Dinge verwendet wird: Ein Technologie-Experte hat ein bestimmtes Verständnis von Künstlicher Intelligenz, ein Produktmanager ein anderes und ein Vertriebler interpretiert den Begriff für sich wieder anders. Die Folge: Missverständnisse, die auf unsere meist uneinheitliche Vorstellung von KI zurückzuführen sind.

Was ist KI?

Das Konzept der Künstlichen Intelligenz (KI) wurde in den 1950er Jahren von Wissenschaftlern und Mathematikern ins Leben gerufen, die die mathematischen Möglichkeiten von Maschinen erforschten, die mit menschenähnlicher Intelligenz Entscheidungen treffen. Zu dieser Zeit konnten Computer noch keine Befehle speichern, sie führten lediglich Befehlssätze aus. Aber den Traum und das Konzept der KI gab es schon damals: die Fähigkeit von Maschinen, menschliche Aufgaben zu übernehmen.

Heute ist KI ein allgegenwärtiger Begriff in unserem Geschäftsalltag, der oft überstrapaziert und von vielen Menschen missverstanden wird. Ein wichtiger erster Schritt bei der Evaluierung von KI-Lösungen und -Angeboten ist es, sich auf eine gemeinsame Definition des Begriffs festzulegen.

Die Vorstellungen von KI variieren stark. Für den einen ist es die einfachste Version einer Maschine, die menschliche Aufgaben ausführt, für den anderen ist es womöglich ein Superintelligenzsystem wie Skynet aus dem Film Terminator. Die Festlegung einer gemeinsamen Definition hilft bei Gesprächen mit Kunden und Dienstleistern und sorgt dafür, von Anfang an gemeinsame Erwartungen aufzubauen.

Warum nutzen Sie KI?

Der Einsatz von KI aufgrund des Buzzwords kann eine Verschwendung wertvoller Ressourcen sein. KI bringt wenig bis gar keinen Vorteil, wenn sie unter den falschen Voraussetzungen eingesetzt wird. Nützlich ist sie in Situationen, in denen das betreffende Unternehmen stark belastet wird, wenn Mitarbeiter sich um die manuelle Aufgabenbewältigung kümmern müssen.

Auch bei der Nutzung und Analyse großer Datenmengen kann KI einen Wettbewerbsvorteil bieten. Bei der Suche nach dem richtigen Anwendungsfall geht es immer darum, bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen.

Stellen Sie die Frage: „Warum setzen Sie KI ein?“ Jeder Software-Anbieter sollte in der Lage sein, den Vorteil gegenüber Nicht-KI-Lösungen zu skizzieren und die Business-Perspektiven sowie die daraus resultierenden Effizienzsteigerungen klar darzustellen.

Wo setzen Sie KI ein und wo wird sie gehostet?

Die Frage, an welcher Stelle im Prozess oder in der Geschäftslösung KI eingesetzt wird, kann sehr aufschlussreich sein und Ihnen ein Gefühl dafür geben, ob Ihr Anbieter die Anforderungen und den erwarteten Business Impact verstanden hat. Hilft sein Modell Ihnen bei der Bewältigung Ihrer Herausforderungen? Wird es tatsächlich Ihre Prozesse beschleunigen, die Fehlerquote senken und eine höhere Produktivität ermöglichen? Es ist wichtig, dass Ihre Teams das „Wo“ validieren, da die Antwort darauf Ihnen hilft, Ihr Projekt und die Ergebnisse zu steuern.

Die zweite „Wo“-Frage ist ebenso wichtig: Wo befindet sich Ihre KI? Die Erfolgsgeschichte der Cloud hat die KI-Infrastruktur zu einer Selbstverständlichkeit gemacht. Cloud-Unternehmen wie AWS und Microsoft bieten Anwendungsentwicklern und Data-Science-Teams Zugang zu unbegrenzter Leistung und Schlüsselkomponenten für eine schnelle Entwicklung und eine problemlose Verwaltung. Ist eine Cloud-Umgebung das Richtige für Ihr Unternehmen oder benötigen Sie ein Angebot, das On Premises ausgeführt werden kann?

Wie nutzen Sie KI?

Das „Wie“ verbindet im Wesentlichen alle vorherigen Fragen und Antworten miteinander und berücksichtigt gleichzeitig, dass nicht alle Business-Probleme KI als Lösung erfordern. Bei vielen komplexen Dokumentenaufgaben, wo sie für hervorragende Genauigkeit und Geschäftsergebnisse sorgen kann, macht KI durchaus Sinn. Überwachte maschinelle Lerntechnologien können Unternehmen im Dokumenten-Management helfen.

Aber nicht jedes Problem erfordert diese Art von Lösung oder den Overhead von KI-Prozessen. Wenn Sie das System beispielsweise für die Klassifizierung großer Mengen von Dokumenttypen benötigen, kann KI für das gewünschte Geschäftsergebnis zu langsam sein und Ihre SLA-Anforderungen möglicherweise nicht erfüllen.

Hierfür gibt es Verarbeitungstechniken ohne KI, die viel schneller sind. Das „Wie“ muss Sinn machen, denn Sie brauchen immer das richtige Werkzeug für die jeweilige Aufgabe.

* James Adie ist Vive President EMEA bei Ephesoft.

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