Zum Beispiel Fachkräftemangel und Arbeitswelt 5.0 Neue Bedingungen formen die HR-Prozesse digital

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In der Arbeitswelt 5.0 ist Köpfchen gefragt. Denn Digitalisierung, Automatisierung und der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) ist kein Selbstzweck. Es geht darum, spürbare Arbeitserleichterungen für Mitarbeiter zu erzielen – und sich damit auch attraktiv für die begehrten Nachwuchskräfte zu machen.

Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt grundlegend. In vielen Unternehmen haben sich bereits flexible Arbeitszeitmodelle, Desk-Sharing oder – insbesondere aufgrund der aktuellen Corona-Krise – Home-Office durchgesetzt. Mitarbeiter nutzen auch ihre eigenen mobilen Endgeräte für die Arbeit sowie Collaboration-Tools, um standortunabhängig zusammenzuarbeiten.

Zunehmend werden die Prozesse aber auch automatisiert. All das sind Merkmale der Arbeitswelt 4.0, die schon vielerorts Realität ist. Diese Entwicklung wird sich fortsetzen – hin zur Arbeitswelt 5.0. Sie ist durchdigitalisiert, hochvernetzt, stark automatisiert und nutzt selbstlernende Algorithmen und Künstliche Intelligenz (KI).

Unternehmen müssen sich dieser Entwicklungsrichtung bewusst sein, um auch weiterhin wirtschaftlich sowie im War for Talents zu bestehen. Denn die rar gesäten IT-Nachwuchskräfte wünschen sich heute einen fortschrittlichen Arbeitgeber, der ihnen den Arbeitsalltag durch moderne Technologien erleichtert und individuell, schnell und personalisiert auf ihre Bedürfnisse eingeht.

Digitalisierung mit Köpfchen

Bis Unternehmen in der Arbeitswelt 5.0 angekommen sind, gibt also noch viel zu tun. Aber wo sollte man am besten anfangen?

Grundsätzlich lassen sich alle regelbasierten Abläufe mit Algorithmen abbilden und automatisieren – und damit verkürzen. Dauert etwa die Vertragserstellung zu lange, hat der favorisierte Kandidat vielleicht schon längst bei der Konkurrenz unterschrieben. Mithilfe einer automatischen Dokumentenerzeugung kann die Führungskraft hingegen direkt nach dem Bewerbungsgespräch die Vertragsbausteine schnell und einfach auf seinem mobilen Endgerät zusammenklicken und dem Kandidaten per E-Mail schicken – ohne langwierigen Prozess über die Personalabteilung.

Unternehmen sollten jedoch prüfen, wo ihnen die Digitalisierung wirklich spürbare Vorteile bringt. Sie lohnt sich nur dort, wo man die Effizienz steigern oder Mitarbeitern und Führungskräften das Leben erleichtern kann.

Jedes Unternehmen muss individuell für sich entscheiden, in welchen Bereichen das zutrifft. Die Faustregel lautet: Eine erhebliche Zeit- und damit Kostenersparnis bringt die Digitalisierung immer dann, wenn es um eine große Masse geht – beispielsweise bei einem großen Konzern, der jährlich 20.000 Arbeitsverträge erstellen muss.

Fast 20 Personenjahre

Bei einer Bearbeitungszeit von einer Stunde pro Vertrag fallen dadurch 20.000 Arbeitsstunden an – oder fast 20 Personenjahre. Mit einer automatischen Dokumentenerzeugung lässt sich der Aufwand dagegen auf ein Minimum reduzieren.

Für einen kleinen Mittelständler, der pro Jahr nur zehn neue Mitarbeiter einstellt, ist dieses Vorgehen hingegen weniger sinnvoll. Er kann seine zehn Arbeitsverträge effizienter weiterhin von Hand schreiben. Hier würde eine Digitalisierung mehr Aufwand verursachen als Ersparnis bringen.

Eine zentrale Rolle spielt in der zukünftigen Arbeitswelt 5.0 der Einsatz von mobilen Endgeräten wie Smartphone und Tablet. Denn damit gewinnen alle Personen, die an einem Prozess beteiligt sind, maximale Flexibilität. Sie können Aufgaben jederzeit schnell und unkompliziert anstoßen und abwickeln.

Mobilität findet seinen Weg in den Prozess

Im Privatleben sind wir das ohnehin schon gewohnt, denn das Smartphone ist zum zentralen Kommunikationsmittel geworden: Wir buchen Kino- oder U-Bahn-Tickets mit dem Handy und checken am Flughafen ein. Solche komfortablen, mobilen Prozesse erwarten Mitarbeiter heute auch von ihrem Arbeitgeber.

Gerade junge Nachwuchskräfte sind durch das Smartphone geprägt. So plant die Generation „Whatsapp“ Freizeitaktivitäten zum Beispiel nicht mehr lange im Voraus, sondern entscheidet gern spontan. Meist wird erst kurzfristig per Chat festgelegt, wo und wann man sich mit Freunden trifft.

Entscheidungszyklen sind kürzer geworden. Darauf müssen auch die Unternehmen reagieren und schnelle, unbürokratische Human-Ressource-Prozesse gestalten. Mitarbeiter sollten zum Beispiel die Möglichkeit haben ihre Gehaltsbescheinigung per Smartphone abzurufen. Wer in einer Großstadt auf Wohnungssuche ist, kann den Einkommensnachweis etwa sofort per Whatsapp an den Vermieter weiterleiten und kommt schneller zum Mietvertrag.

KI-gestützte Urlaubsplanung für Schichtbetrieb in Rechenzentren

Ein weiterer HR-Prozess, der sich hier unmittelbar auf den Alltag der Menschen auswirkt, ist der Urlaubsantrag. Vielleicht möchte ein Mitarbeiter spontan einen Tag frei nehmen, um das schöne Wetter auszunutzen. In einem digitalisierten Prozess kann er sein Zeitkonto jederzeit einsehen und seinen Urlaub per Smartphone-App beantragen. Die zuständige Führungskraft erhält die Anfrage ebenfalls umgehend digital und kann sie unkompliziert bearbeiten.

Ein cleveres Tool ist mit dem Kalender oder beispielsweise auch dem System zur Schichtplanung im Rechenzentrum verknüpft. Es informiert Mitarbeiter und Vorgesetze automatisch darüber, ob an diesem Tag genügend Kollegen im Büro beziehungsweise Home-Office sind oder Bereitschaft für Notfälle haben. Ist dies der Fall, kann die Führungskraft den Antrag unkompliziert und schnell bewilligen. Darüber hinaus ist das System auch in der Lage, Vorschläge zu machen wie sich der Urlaubswunsch eines Kollegen durch entsprechende Personalplanung realisieren ließe.

Digitale HR-Prozesse, die Mitarbeiter flexibel vom eigenen Smartphone ausführen können, erhöhen also ihre Lebensqualität. Das wiederum wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit zu, fördert die Mitarbeiterbindung und trägt zu einem attraktiven Arbeitgeber-Image bei.

Mein Fazit

Um einen Digitalisierungsgrad der zukünftigen Arbeitswelt 5.0 zu erreichen, haben Unternehmen noch eine gute Wegstrecke vor sich. Sie sollten jedoch mit Bedacht vorgehen. Denn komplett digitale Prozesse lohnen sich nur dort, wo sie Führungskräften, HR-Abteilung und Mitarbeitern einen spürbaren Vorteil bringen.

Wichtig ist das Prinzip „Mobile First“ in Kombination mit künstlicher Intelligenz. Es verschafft Mitarbeitern mehr Flexibilität etwa bei der Urlaubsplanung im Fall von Schichtarbeit oder Bereitschaftsdiensten. Wenn Unternehmen clever agieren, optimieren sie nicht nur interne Prozesse, sondern machen sich außerdem zu einem attraktiven Arbeitgeber für begehrte Nachwuchskräfte und sichern sich damit einen langfristigen Wettbewerbsvorteil.

* Ulrich Jänicke ist, CEO und einer der Gründer von Aconso.

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