Iron Mountain definiert fünf Stufen zur perfekten Informationsverwaltung Dokumentenpyramide zeigt Anforderungen an Dokumentenmanagement

Iron Mountain hat einen Reifegrad-Index für eine erfolgreiche Verwaltung von Informationen in Unternehmen vorgestellt. Mit der so genannten Dokumentenpyramide sollen IT-Verantwortliche die wichtigsten Schritte für ein effektives und zuverlässiges Dokumentenmanagement nachvollziehen und eigene Geschäftsprozesse optimieren.

Unternehmen haben heutzutage mit einer wahren Flut an Dokumenten zu kämpfen, behauptet Iron Mountain. Abhilfe will der Anbieter von Lösungen die das Informationsmanagement mit der jetzt vorgestellten Dokumentenpyramide schaffen.

Das beschriebene Modell ähnelt einem Whitepaper, das verschiedene Aspekte und Sichtweisen auf das Dokumentenmangement beleuchtet und zur Einbindung externer Dienstleister rät. Iron Mountain bezeichnet das Ganze jedoch als hierarchischen Reifegrad-Index: Je höher sich Unternehmen in der Pyramide hinaufarbeiten, desto ausgefeilter ist das jeweilige Dokumentenmanagement. Eine grafische Darstellung des Modells konnte der Hersteller kurzfristig nicht zur Verfügung stellen.

Spezifizische Bedarfsanalyse als Basis

Basis der Dokumentenpyramide bildet eine spezifische Bedarfsanalyse. Diese stünde am Anfang jedes Informationsmanagementprozesses, erklärt Iron Mountain und empfiehlt, einen externen Partner zu Rate zu ziehen. Gemeinsam könne man geeignete Prozesse entwerfen, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und den einen schnellen Zugriff auf Dokumente zu gewährleisten.

Auch beim Punkt Sicherheit empfiehlt Anbieter Iron Mountain die Hilfe externer Dienstleister. Diese könnten Lagerung, Digitalisierung und Archivierung an einem zentralen Ort bündeln. Dieses Vorgehen könne verhindern, dass Informationen verloren gehen oder durcheinander geraten.

Als dritte Stufe nennt Iron Mountain schließlich den Punkt „Hybridlösungen“. Bei diesen werden Dokumente kostensparend ausgelagert und direkt am Aufbewahrungsort digitalisiert. Unternehmen sollen so unmittelbar auf Dokumente zugreifen - ohne mit Medienbrüchen oder verschiedenen Formaten und Aufbewahrungsorten kämpfen zu müssen.

Ortunabhängiger Zugriff auf Dokumente

Bei Stufe vier des Reifegrad-Indexes spielen externe Dienstleister erneut eine zentrale Rolle, indem sie den Zugriff auf Dokumente ortsunabhängig gewährleisten. Iron Mountain beschreibt hier ein zentrales Management-Werkzeug und Dokumenten-Scans nach Bedarf.

Den Gipfel der Dokumentenpyramide stellen High-Level-Funktionen dar. Diese sollen vor allem großen Organisationen dabei helfen, Informationsflüsse zu steuern. Hierzu zählen etwa Benutzerrollen und Zugriffsrechte. Weitere Funktionen dieser Ebene adressieren Ansprüche an die gesetzeskonforme Indizierung, Klassifizierung, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten.

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