Volles Potenzial mit ganzheitlichem Prozessmanagement Business Process Management – der Weg zum Realtime Enterprise, Teil 1

Das volle Potenzial von BPM können nur Unternehmen nutzen, die einen ganzheitlichen Ansatz anstreben. Unternehmen bestehen aus Prozessen und die Kenntnisse über Prozesse bilden die Basis für alle Projekte.

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VON ZUR MÜHLEN'SCHE GmbH

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Business Process Management (kurz: BPM) ist in aller Munde. Laut Gartner gewinnt die IT-gestützte Geschäftsprozessmodellierung und –analyse immer mehr Anhänger in der Geschäftswelt und wird zu einem Managementinstrument für die „Massen“, also auch für kleinere und mittlere Unternehmen.

Der Grund dafür ist so simpel wie überzeugend: Dynamische Prozessmodelle erlauben verschiedene Sichten auf das Unternehmen, verbessern das Prozessverständnis und machen Optimierungspotenziale erkennbar. Damit erlauben sie die eklatante Verbesserung von Effizienz und Leistungsfähigkeit.

2014 werden nach dem Marktforschungsunternehmen Gartner etwa 40 Prozent aller Business-Manager und Wissensträger in Großunternehmen mit einem umfassenden grafischen Prozessmodell arbeiten (2009: 6 Prozent). Doch sowohl, was man genau unter BPM versteht als auch die Art und Weise wie es genutzt wird, sind sehr verschieden.

Business Analysten nutzen häufig den strategischen Ansatz. Sie verwenden BPM fast ausschließlich für Organisationsprojekte. Top-down werden Prozesse auf relativ groben Ebenen abgebildet, bei denen es sich in den meisten Fällen um Workflows, an denen Personen beteiligt sind (in der Fachwelt spricht man von „Human Centric Workflows“), handelt. Durch Analyse und Veränderungen der Aufbau- und Ablauforganisation wird versucht, eine Verbesserung zu erreichen.

IT-Entwickler verfolgen hingegen einen Bottom-up-Ansatz. Als BPM bezeichnen sie die Unterstützung und Automatisierung von definierten Abläufen und rücken damit die operative Problemlösung in den Vordergrund. Prozesse werden projektbezogen und detailliert für einen bestimmten Bereich betrachtet, um sie dann in Workflow-Systemen zu hinterlegen. Obwohl diese Automatisierung insbesondere auch für unternehmensweite Prozesse ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist, betrachten die Entwickler die Prozesse beim Bottom-up-Ansatz oft nur temporär und als punktuelle Problemlösung. BPM im Sinne eines Unternehmensprozess-Managements findet nicht statt.

Ganzheitliches Prozessmanagement

Ein Weg, das volle Potenzial von BPM zu nutzen, ist der ganzheitliche Ansatz, bei dem BPM als Teil der Unternehmenskultur verstanden wird. Unternehmen bestehen aus Prozessen, die durch Unternehmensziele gesteuert, durch die Unternehmenskultur geprägt und durch IT unterstützt werden. Kenntnisse über Prozesse bilden die Basis für alle Projekte.

Eine Unterscheidung in Organisations- und IT-Projekte findet nicht statt, da bei einer ganzheitlichen Betrachtung alle notwendigen Sichten in die Analyse einbezogen werden. Prozesse werden so mit entsprechenden Werkzeugen und Methoden erhoben und analysiert.

Es erfolgt die iterative Optimierung durch Änderung der organisatorischen Abläufe und/oder durch Automatisierung. Kenntnisse über bereichsübergreifende Prozesse (End to End) und Rahmenbedingungen (unternehmerisch, gesetzlich), Ziele und Fokussierung (Sichten) bilden die Wissensbasis, um die notwendige Tiefe und die Aggregationsebenen in der Prozess-Modellierung abzuleiten.

Durch Vereinfachung und damit einhergehender Standardisierung werden innerbetriebliche Lösungsszenarien geschaffen. BPM, das sind keine einmaligen, kurzfristigen Initiativen, sondern ist kontinuierliches, ständiges Engagement.

Ein kritischer Erfolgsfaktor des ganzheitlichen Ansatzes ist die durchgängige Unterstützung in der Organisation. Der Prozessgedanke muss von der Unternehmensführung in das Unternehmen getragen werden.

Für Bereichs-Prozesse tragen Prozesseigner der meist funktional gegliederten Organisation die Verantwortung, während für End-to-End-Prozesse BPM-Experten zuständig sind. Die enge Zusammenarbeit zwischen Unternehmensführung und BPM-Experten einerseits und BPM-Experten und Prozesseignern andererseits ist dabei unverzichtbar.

BPM und Projektmanagement

In diesen BPM-Ansatz ist das Projekt-Management einzubinden. Das Prozess-Management bildet eine übergeordnete Instanz, die mit ihren Methoden und Werkzeugen die Grundlage für Projekte jeglicher Art im Unternehmen schafft.

Obwohl es sich bei Projekten um zeitlich befristete, komplexe Aufgaben handelt, während beim Prozess-Management klar strukturierbare, standardisierbare Abläufe im Fokus stehen, ist die enge Verzahnung beider Bereiche sinnvoll. Ein Ansatz dafür ist beispielsweise, Prozessmodelle im Projekt zu nutzen, um das zu lösende Problem darzustellen und am Modell die Lösung zu erarbeiten. Projektziel und Beteiligte bestimmen dabei die Art und Weise sowie die Granularität der Modellierung.

weiter mit: Wie sieht so ein Projekt konkret aus?

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