Business Process Monitoring und SAP-Nutzungsanalyse ergänzen sich

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Problemmuster im Blick

Sowohl das Monitoring als auch die Nutzungsanalyse sind Instrumente der Prozessanalyse. Durch mittel- und langfristige Nutzungsanalysen werden wichtige Ausnahmen und kritische Gestaltungen und die damit verbundenen Problemmuster identifiziert. Typische Monitoring-Messpunkte am Beispiel des Vertriebsprozesses konzentrieren sich in der Regel auf die Schnittstellen-, die EDI-Outbound-Verarbeitung, auf Abbrüche von Massenverarbeitungen und lieferzeitbezogene Werte.

Diese Messpunkte geben schnell Aufschluss darüber, ob ein Geschäftsvorfall planmäßig oder fehlerhaft verläuft. Bestimmte kritische Situationen lassen sich so bereits in der Entstehungsphase durch ein Monitoring ausmerzen.

Die wesentlich umfangreicheren Messpunkte für die Vertriebsabwicklung in der SAP-Nutzungsanalyse ergeben sich hingegen aus einer breiten Prozessfluss- und Ausnahmenanalyse, die auch Kennzahlen zu Produktivität und Effektivität ermitteln, sowie eine komplette Referenzstruktur der Vertriebsabwicklung evaluieren.

Praxisbeispiel: Monitoring ergänzt Nutzungsanalyse

Wie sich ein kurzfristiges Prozess-Monitoring mit einer langfristigen Analyse optimal ergänzt, erläutert das folgende Praxisbeispiel. In der Logistik erreicht die Versorgungskette ihren kritischen Punkt, wenn ein Schiff den Suez-Kanal durchquert. Erst nach erfolgreicher Passage ist klar, ob die Fracht wie geplant in Shanghai ankommt. Für das Prozess-Monitoring bedeutet dies, dass der Zeitpunkt „Ausfahrt Suez Kanal“ überwacht werden muss, um bei Verspätungen die Kunden umgehend zu informieren.

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Die Nutzungsanalyse stellt hingegen zum gleichen Sachverhalt die Frage, welche Produkte, Kunden, Organisationen und Prozesse in den letzten drei Monaten von Verspätungen in welchem Anteil am Gesamtgeschäft betroffen waren. Die Analyse erlaubt Rückschlüsse darüber, ob sich eine Überwachung der Route noch lohnt oder die geplante Nutzung zurückgegangen ist, weil kaum noch Schiffe auf der Route verkehren.

Übersetzt in die Informationstechnologie untersucht ein Monitoring-Tool, ob es Fehler an der Schnittstelle zu einem Fremdprogramm gibt. Hingegen erörtert eine Nutzungsanalyse wie RBE Plus zum einen, welche Produkte, Kunden, Organisationen und Prozesse im letzten Jahr über die jeweiligen Schnittstellen versorgt wurden.

Zum anderen gibt eine Nutzungsanalyse auch Aufschluss darüber, ob die Schnittstellen wie geplant eingesetzt wurden. Im SAP-Umfeld stehen insbesondere Mitarbeitern im IT-Problemmanagement und Disponenten in der Logistik verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Ergänzen lassen sich diese Monitoring-Werkzeuge durch eine periodische oder projektbezogene Nutzungsanalyse, mit deren Hilfe aufwändige Implementierungsprojekte gestemmt und die SAP-Potenziale ausgereizt werden können.

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