Wer sollte wann auf Sharepoint 2016 wechseln? Zeit für die Sharepoint (R)Evolution?

Lange war ungewiss, wie es mit „Sharepoint“ weitergeht. Im Zuge von Microsofts „Mobile/Cloud-first“-Strategie wurde mehrfach diskutiert, ob das Unternehmen noch eine eigenständige Version herausbringen würde. Mitte des Jahres wird die Version 2016 erscheinen. Doch wie unterscheidet sich diese überhaupt noch von der Vorgängerversion und für wen lohnt sich ein Umstieg?

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Mit der neuen Version verfolgt Microsoft erstmals auch bei Sharepoint eine konsequente Plattform-Strategie. Das heißt, Funktions-Updates und andere Neuerungen werden zunächst in „Office365“ entwickelt und erst anschließend in Form von Updates für die On-Premise Varianten bereitgestellt.

Die Folge: Radikale Versionssprünge sind nicht mehr zu erwarten. Dementsprechend ist Sharepoint 2016 aus Anwendersicht auch keine echte Revolution. So ist etwa die Benutzeroberfläche von Sharepoint 2013 nach den letzten Updates bereits relativ nahe an dem, was die neue Version liefern wird. Auch gemessen am Funktionsumfang für den End-User fällt das Update eher unspektakulär aus.

Hybride Szenarien im Mittelpunkt

Dennoch hält Sharepoint 2016, sowohl aus Perspektive der Administratoren, als auch der Nutzer, einige interessante Neuerungen bereit. Im Mittelpunkt stehen dabei vor allem die erweiterten Hybridfunktionen, die das Zusammenspiel von On-Premise-Versionen und den umfangreichen Cloud-Diensten in Office365 wesentlich vorantreiben.

Die aus Anwendersicht wohl wichtigste Neuerung bildet die stärkere Integration der „Mysite“ in Sharepoint 2016. Nutzer haben dadurch die Möglichkeit ihre Mysite als zentrale Instanz zu verwalten und über verschiedene Umgebungen hinweg zu kommunizieren.

Konnten bislang lediglich die Informationen aus der eigenen Umgebung dargestellt werden, zeigt Mysite in Sharepoint zukünftig auch Daten aus entfernten Umgebungen an, unabhängig davon, ob diese Online oder On-Premise angelegt ist. Für Administratoren bringt das ebenfalls Vorteile mit sich, da sie bei der Konfiguration der Hybrid Lösung keine Umleitung zwischen der Online- und der On-Premise Umgebung einbauen müssen.

Bis zu 500 Millionen Einträge durchsuchen

Eine andere wesentliche Weiterentwicklung betrifft die Suchfunktion in hybriden Szenarien (Cloud Hybrid Search). Erstmals können hier die Suchindizes aus der Online- und der On-Premise Umgebung in einem Ergebnis-Stream zusammengeführt und integriert abgebildet werden. Nutzer erhalten somit ein einheitliches Result-Set, in dem die Ergebnisse auch entsprechend gegeneinander gewichtet sind. Bis zu 500 Millionen Einträge aus verschiedenen Quellen können dabei von der Suche erfasst werden.

Über die Cloud-Funktion „Delve“ und dem zugrundeliegenden „Office Graph“ können Anwender zusätzlich Inhalte etwa aus „One Drive for Business“, „Yammer“, „Outlook“ finden beziehungsweise „entdecken“. Basierend auf einer inhaltlichen und kontextuellen Analyse zeigt Delve dabei sämtliche Informationen an, die für den Anwender von Relevanz sind.

Insgesamt bedeutet die Wende in Microsofts Entwicklungsparadigma einen enormen Schub für den Einsatz hybrider Szenarien. Da Neuerungen zukünftig erst in Office365 bereitgestellt werden und bestimmte Features, wie etwa Delve, ausschließlich online verfügbar sind, lohnen sich hybride Umgebungen für Nutzer in doppelter Hinsicht:

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Einerseits können sie dadurch die Innovationen von Microsofts Cloud-Angeboten von Beginn an nutzen, indem sie auf alle Features und Neuerungen online zugreifen. Andererseits sind Unternehmen so in der Lage, kritische Inhalte und eigene Applikationen auf ihren internen Servern vorzuhalten. Hier profitieren sie bei Updates zudem davon, dass diese zuvor bereits in Office365 „getestet“ wurden und durch eine Vielzahl von Usern erprobt sind.

Neben diesen Vorteilen für den Einsatz in hybriden Umgebungen, bietet Sharepoint 2016 weitere interessante Neuerungen, vor allem in Hinblick auf Fragen der Sicherheit und Verfügbarkeit sowie im Bereich Compliance. Eine Übersicht der wichtigsten Features von Sharepoint 2016 ist hier verfügbar.

Umsteigen lohnt sich, nur wie?

Aufgrund der beschriebenen Funktionserweiterungen stellt Sharepoint 2016 eine vielversprechende Alternative zu den Vorgängerversionen dar. Für Unternehmen ist eine Migration auf „Office 2016“ daher in jedem Fall empfehlenswert. Auch Nutzer, die von Sharepoint 2010 kommen, sollten die Version 2013 überspringen und direkt auf Sharepoint 2016 wechseln.

Zwar unterscheiden sich die Versionen auf den ersten Blick nur unwesentlich voneinander. Dennoch sollten Anwender, den „großen Sprung“ auf Sharepoint 2016 wagen, da sie ansonsten in wenigen Jahren vor dem nächsten Wechsel stehen. Gleichzeitig bedeutet ein großer Versionssprung für die Migration jedoch zusätzlichen Aufwand, da Microsoft diesen nicht mit Bordmitteln unterstützt. Das heißt: Administratoren müssen entweder auf Tools von Drittanbietern zurückgreifen oder den Wechsel durch eine temporäre Zwischenmigration über 2013 nach 2016 überbrücken.

Neben der Frage, auf welche Version migriert werden soll, steht auch die Wahl des passenden Nutzungsmodells im Vordergrund. Gerade für klein- und mittelständische Unternehmen machen On-Premise Lösungen dabei langfristig wenig Sinn, da sie in der Verwaltung einfach zu komplex und teuer sind. Denn, erstens wird SharePoint aufgrund der steigenden Zahl von Komponenten immer komplizierter – Unternehmen sind folglich kaum mehr in der Lage hierfür genügend Spezialisten zu beschäftigen. Zweitens existieren immer mehr Funktionen, die nur durch eine enge Verzahnung von verschiedenen Applikationen innerhalb der gesamten Office365 Umgebung möglich werden.

SharePoint Server 2016

Das Intranet für die Aktentasche

On-Premise Versionen können diese Form der Integration nicht leisten. Nichtsdestotrotz werden viele Unternehmen voraussichtlich weiterhin auf On-Premise Lösungen zurückgreifen, da gerade in Deutschland eine relativ hohe Unsicherheit im Hinblick auf die Datenhoheit besteht. Auch die Ankündigung einer „deutschen Cloud“ ändert daran wenig. Hier müssen erst einmal die Rahmenbedingungen geklärt werden und die Kunden müssen sich sicher fühlen, bevor sie diesen Schritt gehen.

Denn die Rechtslage ist hier bislang eher unklar. Besonders vor diesem Hintergrund stellen Hybrid-Cloud Lösungen sowohl für klein- und mitteständische Unternehmen, als auch für Konzerne unter Umständen eine interessante Alternative dar.

Effektive Implementierung

Unabhängig davon, welches Nutzungsmodell Unternehmen beim Wechsel auf Sharepoint 2016 wählen, sollten sie bei der Migration beziehungsweise Konfiguration zwei zentrale Aspekte beachten, um sicher zu migrieren und anschließend alle Features im vollen Umfang nutzen zu können:

• Zunächst sollten IT- und Projekt-Verantwortliche klären, welche Funktionen und Anpassungen im aktuellen System umgesetzt sind und die Anforderungen für die künftige Umgebung definieren.

• Ausgehend von diesen Überlegungen kann eine erste Aufwands-Prognose vorgenommen werden. Diese sollte zum einen berücksichtigen welche Anpassungen überhaupt migriert werden sollen und zum anderen klären, wie diese in der neuen Umgebung implementiert werden, etwa als browserbasierte Anpassung oder eigene App.

• Administratoren sollten sich darüber hinaus im Zuge der Konfiguration mit der so genannten „MinRole“-Funktion in Sharepoint 2016 auseinandersetzen. Sie unterstützt die Verwaltung von Dienstinstanzen im Rahmen der Farmtopologie und unterscheidet in der Standardkonfiguration vier grundlegende Serverrollen, die auf mehrere Server verteilt laufen sollten.

In der Praxis bedeutet das: Unternehmen müssen für ihre SharePoint Umgebungen künftig mehr Ressourcen bereitstellen. Je nach Installationsmodus und User-Anzahl kann SharePoint in Einzelfällen auf einem Server betrieben werden; in der Regel müssen jedoch mindestens vier oder drei Server zur Verfügung stehen.

Der richtige Zeitpunkt

Entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung von Sharepoint 2016 ist, dass die Anforderungen und bereitgestellten Ressourcen optimal aufeinander abgestimmt sind. Daher ist es für Unternehmen empfehlenswert, sich im Vorfeld von SharePoint-Experten beraten zu lassen, welche Modelle und Konfigurationen für die jeweiligen Nutzungsszenarien am besten geeignet sind.

Was den richtigen Zeitpunkt für die Migration auf Sharepoint 2016 betrifft, gibt es für Unternehmen keinen Grund das Vorhaben unnötig hinauszuzögern. Der ‚Virtual Launch‘ von Sharepoint 2016 erfolgte am 4. Mai – Administratoren sollten sich daher schnellstmöglich mit der neuen Version auseinandersetzen. Grundsätzlich läuft das System bereits jetzt stabil und bis auf wenige Schönheitsfehler weitgehend fehlerfrei. Dementsprechend gibt es nichts, was gegen eine Migration zu einem frühen Zeitpunkt sprechen würde.

Über den Autor:

Daniel Wessels ist COO und Lead Solution Architect bei der Deroso Solutions GmbH. Als erster von Microsoft ausgezeichneter MVP (Most Valuable Professional) für Sharepoint in Deutschland zählt er seit über 15 Jahren zu den führenden Experten für Sharepoint Server. Zudem ist Daniel Wessels Sharepoint Architect bei der Dilotec GmbH, die ebenfalls zur FGND Group gehört. Vor seiner Tätigkeit für die FGND Group arbeitete er nach einem Informatikstudium für verschiedene IT-Unternehmen, darunter acht Jahre als Geschäftsführer und Strategic Consultant bei der Microvation GmbH.

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