Enterprise-Online-Speicher à la Dropbox - aber sicher!

Wie man das public Filesharing von Unternehmensdaten wieder einfängt

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Zudem lässt sie sich aus Sicherheitsgründen aus dem Verzeichnis löschen, so dass sie auf allen vernetzten Geräten verschwindet. Zu den Nachteilen gehört, dass die Daten auf einem Cloud-Server liegen, dessen Ort meist unbekannt ist. Entsprechend lässt sich nicht kontrollieren, wer darauf zugreift oder welche Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

Dadurch ist die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und Datenschutzrechten gefährdet – sowie das geistige Eigentum der Firma. Außerdem droht bei Serverausfall der vollständige Datenverlust. Mangelnde Verfügbarkeit oder Performance sind zumindest bei größeren Anbietern dagegen kaum noch relevant.

Die Enterprise-Variante

Da es inzwischen zahlreiche Online-Speicherdienste gibt, stehen viele Unternehmen vor der Aufgabe, schnellstmöglich den Wildwuchs der individuellen Lösungen zu regulieren. Hier bietet sich das Angebot einer einheitlichen Online-Speicherlösung an, die einerseits die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllt und andererseits den eigenen Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien entspricht.

Prinzipiell könnten Unternehmen an herkömmliche Webportale oder Content Management Systeme wie Microsoft SharePoint denken. Doch vielen Mitarbeitern ist der Zugang zu kompliziert und die Ordnerstruktur zu unübersichtlich.

Entsprechend sollten sie eine eigene Dropbox-Lösung bereitstellen, die man selbst programmieren oder fertig einkaufen kann. Diese lässt sich im eigenen Rechenzentrum installieren, in der Cloud oder als Hybrid-Lösung nutzen.

Public oder private Cloud?

Die Lösung im eigenen Rechenzentrum ist aus Sicherheitsgründen ideal, wenn viele sensible oder persönliche Informationen ausgetauscht oder bearbeitet werden, um den Zugriff streng zu regulieren. Sie empfiehlt sich auch bei einer großen internen Nutzer-Basis im eigenen Netzwerk. Jedoch erfordert sie eine eigene Administration und entsprechenden Aufwand.

Günstiger ist eine Cloud-Lösung, da Betrieb, Management und Wartung beim Dienstleister liegen. Dabei gewährleisten Private-Cloud-Angebote ein hohes Sicherheitsniveau. Wenn viele mobile Mitarbeiter oder externe Partner auf die Daten zugreifen, bietet sich diese Lösung an. Dagegen kommt eine Public Cloud wie die klassische Dropbox für Unternehmen kaum in Frage.

Jedoch ist selbst Dropbox immer noch sicherer als der herkömmliche unverschlüsselte Versand einer E-Mail. Eine hybride Cloud-Lösung bietet sich ebenfalls nur in Einzelfällen an, da deren Management sehr komplex ist.

Empfehlung: den Mitarbeiter früh einbinden

Eine Empfehlung, für welchen Anbieter oder welche Lösung sich ein Unternehmen entscheiden sollte, ist derzeit nicht möglich. Es gibt an die hundert Anbieter von Enterprise-Lösungen à la Dropbox, die diese ständig erweitern und verändern.

Dringend anzuraten ist daher eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter. Denn viele nutzen schon ihren Lieblingsdienst, und das eingeführte System sollte dann ähnlich bedienbar sein wie die mehrheitlich verwendeten Lösungen. Bei der Auswahl und Einführung sollten externe Dienstleister zu Rate gezogen werden.

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