Suchen

Eigene Filesharing- und Synchronisationslösungen sind der bessere Weg Wenn der Workflow grenzenlos wird

Autor / Redakteur: Tina Billo / Rainer Graefen

Schreibtischzwang war gestern. Inzwischen ist das Büro mobil geworden und flexibles Arbeiten steht hoch im Kurs. Grundvoraussetzung hierfür ist räumlich und zeitlich ungebunden auf Daten zugreifen sowie Dateien und Dokumente mit Kollegen und Geschäftspartnern austauschen zu können. Doch was ist wenn nicht jeder alles mitlesen soll.

Firma zum Thema

Mitarbeitermobilität und Teamarbeit treiben die Einführung von Filesharing-und Synchronisationslösungen voran.
Mitarbeitermobilität und Teamarbeit treiben die Einführung von Filesharing-und Synchronisationslösungen voran.
(IDC)

Tauschen statt besitzen. So lautete anfangs das Prinzip, das den Grundstein für heutige Filesharing-Technologien legte. Die zunehmende Lust, Fotos, Videos, Musik und vieles mehr mit Freunden und Bekannten zu teilen, blieb nicht folgenlos.

Wie Pilze schossen Internetdienste aus dem Boden, mit denen sich die digitalen Informationen einfach und schnell per Freigabe bereitstellen und auf beliebigen Endgeräten abrufen ließen. Und derer gibt es viele.

Neben dem klassischen Arbeitsplatzrechner im Büro und dem heimischen PC sind Smartphone, Notebook, Tablet und Co für die meisten inzwischen unverzichtbare Alltagsbegleiter. Dies belegen Zahlen des Analystenhauses IDC, laut denen Mitarbeiter in Deutschland im Schnitt mehr als vier mobile Endgeräte für geschäftliche Zwecke nutzen.

Filesharing in public, private und personal Clouds (Update vom 25.8.2014: Promise Filecruiser)
Bildergalerie mit 40 Bildern

Dokumententausch wird alltäglich

Für jeden zweiten ist es zudem selbstverständlich, berufliche Daten und Dokumente auf den unterschiedlichen Systemen stets auf dem gleichen Stand zu halten sowie mit Kollegen und Partnern zu teilen. Dementsprechend herrscht Hochkonjunktur bei Filesharing- und Synchronisationslösungen.

Auch künftig scheinen die Aussichten rosig, sollen doch gemäß Aussagen der in Washington ansässigen Analysten von Osterman Research rund 780 Millionen Nutzer im Jahr 2017 auf entsprechende Dienste zurückgreifen. Basierend auf dieser Annahme gehen sie von einer Verdoppelung des Marktvolumens in den kommenden drei Jahren aus, dass sich dann auf rund 80 Milliarden US-Dollar belaufen soll.

Vor allem Unternehmen investieren aus Sicht der Marktforscher künftig verstärkt in businesstaugliche Angebote. Mit immerhin 80 bis 90 Prozent soll ihr Anteil am Geschäft das größte Stück des Umsatzkuchens ausmachen.

Immer, überall und mit jedem Gerät

Dass Filesharing- und Synchronisationslösungen in der Unternehmenswelt einen wachsenden Stellenwert genießen, kommt nicht von ungefähr. 57 Prozent der deutschen Angestellten arbeiteten 2013 gemäß IDC bereits teilweise mobil. Neben der Flexibilisierung der Beschäftigungsmodelle übernehmen zudem immer häufiger virtuelle Teams von verschiedenen Standorten aus gemeinsame Aufgaben.

Ebenso gehört die Abwicklung von Projekten in enger Kooperation mit Partnern und Kunden mittlerweile zur Tagesordnung. Die Bereitstellung effizienter Kollaborations-Tools, um überall, zu jedweder Zeit sowie geräteunabhängig möglichst in Echtzeit auf Daten zugreifen zu können, ist hierfür unerlässlich.

Damit das berufliche Zusammenspiel klappt, müssen sich zudem Dateien gleich welchen Formats schnell austauschen lassen und auf dem gleichen Versionsstand im Umlauf sein. Der Einführung genau darauf ausgelegter Lösungen nahmen sich Unternehmen in der Vergangenheit allerdings eher stiefmütterlich an.

Hilfe durch Selbsthilfe

Der Mangel an adäquaten Mitteln leistete jedoch einer Entwicklung Vorschub, die IT-Verantwortlichen in Unternehmen zwischenzeitlich Unbehagen bereitet: Angewiesen auf innovative Lösungen nutzen Mitarbeiter zunehmend für Endverbraucher konzipierte Cloud-Dienste, um Dateien und Dokumente im Handumdrehen zu teilen und zu synchronisieren.

Laut einer Untersuchung von IDC setzen momentan rund 25 Prozent der in Deutschland befragten Beschäftigten ohne Wissen der zentralen IT beim Datenaustausch auf aus dem privaten Umfeld vertraute Filesharing- und Synchronisations-Tools.

Zu den bekanntesten Vertretern dieser Spezies, die durch die Hintertür Einzug hielten und halten, zählen zweifelsohne Dropbox, Box, Microsoft OneDrive (früher Skydrive), die Apple iCloud, Google Drive oder ownCloud.

Alternative Lösungen auf dem Vormarsch

Ohne Frage bereitet der Austausch sensibler Unternehmensdaten über diese Dienste, bei denen sich Mitarbeiter in der Regel ihrer kostenfreien Privat-Accounts bedienen, den IT-Verantwortlichen Kopfschmerzen.

Zwar spricht die kinderleichte Bedienung für sich: Ordner erstellen, Dateien und Dokumente hineinziehen, per Freigabe teilen und fertig. Doch wo die Informationen genau gespeichert und abgesichert werden und wer darauf zugreifen darf oder kann, entzieht sich in den meisten Fällen der Kontrolle. Dennoch sind die Vorteile, die Filesharing- und Synchronisationslösungen in einer zunehmend mobil geprägten Welt bieten, zu charmant, um darauf zu verzichten.

Ihr Einsatz verspricht einen leichteren Zugriff auf Daten, den einfacheren Austausch von Dateien und räumt Versionierungsschwierigkeiten aus. In Folge lässt sich unterwegs effizienter arbeiten, aber auch die Konstruktivität von Teams steigern.

Besser selber machen

Das wiederum spiegelt sich in einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, strafferen Geschäftsprozessen sowie einer steigenden Produktivität wider und wirkt sich für Unternehmen auf vielen Gebieten positiv aus.

Beispiele hierfür sind ein besserer Kundendienst, schnelleren Produktentwicklungs- oder kürzere Markteinführungszeiten. Erfolgsfaktoren, die einen Wettbewerbsvorsprung bedeuten können und signifikanten Einfluss auf Umsatz und Profitabilität nehmen.

Um all dies auszuschöpfen, stehen inzwischen zahlreiche unternehmenstaugliche Alternativen bereit, die das „Dropbox-Problem“ lösen und an Sicherheit und Compliance gestellte Anforderungen erfüllen. Kiteworks von Accellion, Citrix Sharefile oder Novell Filr sind hierfür nur einige wenige Beispiele.

(ID:42982130)