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Eigene Filesharing- und Synchronisationslösungen sind der bessere Weg

Wenn der Workflow grenzenlos wird

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Damit das berufliche Zusammenspiel klappt, müssen sich zudem Dateien gleich welchen Formats schnell austauschen lassen und auf dem gleichen Versionsstand im Umlauf sein. Der Einführung genau darauf ausgelegter Lösungen nahmen sich Unternehmen in der Vergangenheit allerdings eher stiefmütterlich an.

Hilfe durch Selbsthilfe

Der Mangel an adäquaten Mitteln leistete jedoch einer Entwicklung Vorschub, die IT-Verantwortlichen in Unternehmen zwischenzeitlich Unbehagen bereitet: Angewiesen auf innovative Lösungen nutzen Mitarbeiter zunehmend für Endverbraucher konzipierte Cloud-Dienste, um Dateien und Dokumente im Handumdrehen zu teilen und zu synchronisieren.

Laut einer Untersuchung von IDC setzen momentan rund 25 Prozent der in Deutschland befragten Beschäftigten ohne Wissen der zentralen IT beim Datenaustausch auf aus dem privaten Umfeld vertraute Filesharing- und Synchronisations-Tools.

Zu den bekanntesten Vertretern dieser Spezies, die durch die Hintertür Einzug hielten und halten, zählen zweifelsohne Dropbox, Box, Microsoft OneDrive (früher Skydrive), die Apple iCloud, Google Drive oder ownCloud.

Alternative Lösungen auf dem Vormarsch

Ohne Frage bereitet der Austausch sensibler Unternehmensdaten über diese Dienste, bei denen sich Mitarbeiter in der Regel ihrer kostenfreien Privat-Accounts bedienen, den IT-Verantwortlichen Kopfschmerzen.

Zwar spricht die kinderleichte Bedienung für sich: Ordner erstellen, Dateien und Dokumente hineinziehen, per Freigabe teilen und fertig. Doch wo die Informationen genau gespeichert und abgesichert werden und wer darauf zugreifen darf oder kann, entzieht sich in den meisten Fällen der Kontrolle. Dennoch sind die Vorteile, die Filesharing- und Synchronisationslösungen in einer zunehmend mobil geprägten Welt bieten, zu charmant, um darauf zu verzichten.

Ihr Einsatz verspricht einen leichteren Zugriff auf Daten, den einfacheren Austausch von Dateien und räumt Versionierungsschwierigkeiten aus. In Folge lässt sich unterwegs effizienter arbeiten, aber auch die Konstruktivität von Teams steigern.

Besser selber machen

Das wiederum spiegelt sich in einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, strafferen Geschäftsprozessen sowie einer steigenden Produktivität wider und wirkt sich für Unternehmen auf vielen Gebieten positiv aus.

Beispiele hierfür sind ein besserer Kundendienst, schnelleren Produktentwicklungs- oder kürzere Markteinführungszeiten. Erfolgsfaktoren, die einen Wettbewerbsvorsprung bedeuten können und signifikanten Einfluss auf Umsatz und Profitabilität nehmen.

Um all dies auszuschöpfen, stehen inzwischen zahlreiche unternehmenstaugliche Alternativen bereit, die das „Dropbox-Problem“ lösen und an Sicherheit und Compliance gestellte Anforderungen erfüllen. Kiteworks von Accellion, Citrix Sharefile oder Novell Filr sind hierfür nur einige wenige Beispiele.

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