Cloud, Mobility und Datenkonsolidierung Warum die Nachfrage nach Cloud-Backups steigen sollte

Früher lagerten Daten im Unternehmen grundsätzlich auf Desktop-PCs und nur Geschäftsführung und Vertriebsteam nutzten zusätzlich Laptops. Alle geschäftsrelevanten Informationen waren im Rechenzentrum konzentriert. Heute verteilen sich auch wichtige Daten auf diverse mobile Gerätschaften. Nur mit einer Cloud-Backup-Strategie lassen sich die anstehenden rechtlichen Anforderungen erfüllen.

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Die moderne Geschäftsrealität findet in sozialen Netzen, auf Smartphones und immer häufiger außerhalb der firmeneigenen IT-Infrastruktur statt. Rund drei Viertel der Mitarbeiter sind mobil unterwegs und rufen überall und zu unterschiedlichsten Zeiten geschäftsrelevante On-Demand-Dienste ab.

Im Zuge wachsender Mitarbeitermobilität hat sich die Kommunikation grundlegend verändert. Viele Arbeiten verschieben sich vom PC und Notebook zum iPad und iPhone. Im Schnitt nutzt jeder Nutzer mittlerweile mehr als drei vernetzte Endgeräte, teils in privatem Besitz.

Mobile Nutzerdaten gefährdet

Die IT-Konsumerisierung erweitert die einst übersichtliche IT-Landschaft um eine Vielzahl an Verbraucher-Apps und Kommunikationskanälen, angefangen von Cloud- und SaaS-Diensten (Software as a Service) bis hin zu sozialen Medien, Messaging- und Produktivitäts-Tools.

Bei Austausch und Synchronisierung setzen sich die nutzerfreundlichsten Kommunikationswege durch, zumeist außerhalb des Blickfelds der IT-Abteilung. Lediglich 56 % der Unternehmensdaten befinden sich inzwischen noch im firmeneigenen Rechenzentrum. Eine wachsende Datenmenge ist auf Mobilgeräten und Cloud-Plattformen gespeichert.

Das moderne Arbeitsumfeld kennt keine geografischen, physischen oder strukturellen Grenzen — weshalb es den Unternehmen zunehmend Kopfschmerzen bereitet, die Kontrolle über ihre Daten zu behalten. Wenn Mitarbeiter mit dem mobilen Zugang zu wesentlichen Daten leichtsinnig umgehen, besteht die Gefahr, dass rechtliche Anforderungen nicht eingehalten werden, und das Risiko von Datenverlusten, Ausfallzeiten und Produktivitätsverlusten steigt.

Kein Wunder, dass angesichts dieser Veränderungen inzwischen 44 Prozent der IT-Verantwortlichen die auf Nutzergeräten lagernden Daten als gefährdet sehen, so das Ergebnis einer Studie von Forrester im Auftrag des Cloud-Datensicherungsspezialisten Druva.

Recht und Gesetz

Die Verlagerung von Informationen auf verteilte Quellen geht beim IT-Management also häufig zu Lasten von Datenqualität und -sicherheit. Deloitte zufolge fehlen in jeder zweiten Firma sowohl IT-Ressourcen als auch Personal und Knowhow, den neuen Herausforderungen im Rahmen einer schlüssigen IT-Governance-Strategie gerecht zu werden.

Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat ermittelt, dass nur 51 Prozent der Firmen zuversichtlich sind, ihre auf mobilen Endgeräten lagernden Daten für rechtliche oder gesetzliche Anfragen sowie interne Prüfungen zeitnah abrufen zu können. Früher beschränkte sich die Suche bekanntermaßen auf Rechnerdateien und Serververzeichnisse. Heute muss der IT-Blick bis zu mobilen Endgeräten und Cloud-Applikationen wie Salesforce oder Microsoft Office 365 reichen.

Der Einsatz von Disk- oder bandbasierten Speichersystemen gestaltet sich hier zur Sisyphos-Arbeit. Ist der Zeitaufwand beim manuellen Austausch von Speicherbändern schon bei Routineaufgaben hoch, stoßen sie bei weitergehenden Aufgaben an ihre technischen Grenzen — nicht zuletzt, weil mancherorts auch IT-ferne Mitarbeiter mit einbezogen werden müssen.

Sollen beispielsweise Datensätze vom Band wieder eingespielt werden, kostet es häufig mehrere Anläufe, das korrekte Band zu finden, lokalen Mitarbeitern den Ladeprozess zu erklären, die richtigen Dateien zu identifizieren und letztendlich wiederherzustellen. Mitunter fällt erst ganz am Ende dieses komplizierten Prozesses auf, dass die betreffenden Daten gar nicht gesichert wurden.

6 Fragen, die IT-Verantwortliche bei der Sicherung verteilter Daten stellen müssen:

1. Wie wird gesichert?

Zum Anforderungsprofil einer Backuplösung im Enterprise-Umfeld gehört, dass regelmäßig und automatisiert die Daten umfassend gesichert werden. Das Backup aller Geschäftsdaten auf mobilen Endgeräten, klassischen Desktop-Rechnern und Cloud-Applikationen wie Office 365 ist die beste Versicherung gegen mögliche Ransomware-Infektionen oder andere Hacker-Attacken.

Eine Cloud-basierte Datensicherungslösung bietet dabei den Vorteil, dass anders als bei klassischen Speichermedien auch Daten außerhalb der Unternehmensnetze erfasst werden. Ebenfalls positiv: Die Sicherung von Offsite-Daten über AWS- oder Azure-Cloud-Dienste beinhaltet, dass länderspezifische Datenschutzgesetze und Branchenvorgaben eingehalten werden.

2. Wer wird gesichert?

Wichtig ist, dass Unternehmen alle verteilten Daten identifizieren, die auf Mobilgeräten, Desktops, Cloud-Apps lagern. Datensicherungsprozesse einer Organisation sollten 100 Prozent der Mitarbeiterdaten an getrennten Standorten abdecken.

Zur Vermeidung von Datenverlusten empfiehlt es sich, den Backupplan regelmäßig dahingehend zu überprüfen, ob auch tatsächlich alle Endanwender Teil der Datensicherungspolicy sind. Zumindest sollte klar sein, dass die Daten der wichtigsten Nutzer gesichert werden.

3. Was wird gesichert?

Auch den Umfang der gesicherten Daten gilt es zu überprüfen. In aller Regel umfasst das Backup die aktuellen Desktop- und E-Mail-Ordner. Aber wie sieht es mit Benutzerprofilen, Systemdaten, Apps aus?

Je umfassender Datensicherungen sind, umso leichter können Mitarbeiter im Fall der Fälle auch ihre produktive Arbeit wieder aufnehmen. Ein Weg kann dabei sein, dass individuelle Backupordner angelegt werden, in denen Nutzer ihre wichtigsten Dateien gegen Datenverlust schützen.

4. Wann wird gesichert?

Ein entscheidender Faktor im Alltagsbetrieb ist, wie häufig Datensicherungen durchgeführt werden. Backups, die nur in Intervallen von mehreren Tagen erfolgen, können gefährliche Lücken reißen. Und natürlich stören hier alle manuell angestoßenen Prozesse.

Backups sollten automatisiert zu festgelegten Zeiten ablaufen — bei normalen Anwendern reicht es im Regelfall, ihre Daten alle vier Stunden zu sichern. Bei wichtigen Nutzern ist eine Backup-Frequenz von zwei Stunden eine gute Anhaltsgröße.

5. Wie lange werden Backups aufbewahrt?

Im Betrieb bemisst sich der Erfolg einer Datensicherungslösung daran, wie schnell ein Unternehmen die vollständige Wiederherstellung der Geschäftsprozesse erreicht (Recovery Time Objective, RTO) und wie wenig die Mitarbeiterproduktivität durch einen Systemausfall beeinträchtigt wird (Recovery Point Objective, RPO).

Hier kommt auch die Aufbewahrungsdauer von Datensicherungen ins Spiel. Die Aufbewahrung von Datensicherungen unterscheidet sich natürlich je nach Branche sowie Gesetzes- und Branchenvorgaben.

6. Welche Schritte greifen in Zukunft?

Häufig vergessen wird, die Unternehmens-Policy immer wieder zu aktualisieren. Es ist gut, wenn die bisherigen Maßnahmen greifen und voraussichtlich auch in naher Zukunft ausreichen. Trotzdem lohnt es, alle sechs Monate zu überprüfen.

Inwiefern sind die Unternehmensanforderungen noch abgedeckt werden oder Gesetzesänderungen wie die für 2018 anstehende EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) am kostengünstigsten und sinnvollsten umzusetzen. Auch wenn die Backup-Routinen von der IT-Abteilung verantwortet werden, ist hier eine zusätzliche Rücksprache mit der Rechtsabteilung im Unternehmen empfehlenswert.

Transparenter Blick auf alle Daten

Herkömmliche Backuplösungen können weder darstellen, wo die Daten in der Cloud lagern, noch ob die erforderlichen Gesetzesvorschriften eingehalten werden. Im Rahmen ihrer E-Discovery-Prozesse benötigen viele Organisationen daher mehrere Tage, um überhaupt den Speicherort der Daten identifizieren zu können.

Dieser Verlust an Transparenz und Kontrolle gefährdet den Datenschutz, die betriebliche Kontinuität und die Produktivität der Mitarbeiter. Unternehmen spüren diese Auswirkungen und sind auf der Suche nach einem neuen ganzheitlichen Ansatz für Datenverfügbarkeit und Datenverwaltung, einem am Benutzer und nicht am Gerät ausgerichteten Ansatz.

Erforderlich ist es indes, die volle Kontrolle über Geschäftsdaten zurückzugewinnen, Datenmanagement und Datensicherung zentral steuern zu können. Anbieter wie Druva nutzen deshalb die Cloud als zentrale Anlaufstelle für verteilte Datenquellen.

Ziel ist es, den Unternehmen eine ganzheitliche Sicht auf den Benutzer zu geben — egal, ob die Daten auf einem Desktop-Computer, auf mobilen Geräten oder in Cloud-Anwendungen gespeichert wurden. Durch Migration auf eine vollständige Cloud-Lösung lässt sich ein besseres Disaster Recovery erreichen. Die für Prüfungs- und Compliance-Zwecke benötigten Informationen sind dabei ortsunabhängig in Dashboard-Ansicht abrufbar.

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