Kommunale Verwaltung

Vier Erfolgsfaktoren für die elektronische Akte

| Autor: Susanne Ehneß

Die eAkte kann Kommunen dabei unterstützen, Abläufe zu beschleunigen und ein revisionssicheres Archiv aufzubauen
Die eAkte kann Kommunen dabei unterstützen, Abläufe zu beschleunigen und ein revisionssicheres Archiv aufzubauen (Bild: DOC RABE Media_Fotolia.com)

Die elektronische Akte (eAkte) kann Verwaltungen dabei unterstützen, ihre Effizienz zu steigern, Arbeitsabläufe zu beschleunigen und ein revisionssicheres Archiv aufzubauen.

Das 2013 verabschiedete E-Government-Gesetz verpflichtet Verwaltungen, ab dem Jahr 2020 auf eine elektronische Verwaltungsarbeit zu migrieren. Nach Auffassung des IT-Dienstleisters CGI ist dabei jedes Projekt als Folge organisatorischer und technischer Restriktionen einzigartig. Bei der Umsetzung sollten sich Behörden und Verwaltungen laut CGI daher an vier Erfolgsfaktoren orientieren.

1. Bedarf in einzelnen Fachabteilungen ermitteln

Vor dem eigentlichen Projektstart sollten Verwaltungen im Rahmen einer Ist-Analyse die drängendsten Probleme in einzelnen Fachabteilungen ermitteln und Lösungsstrategien entwickeln. Das Ziel der Bestandsaufnahme sei es, den Bedarf aufzuzeigen und im Anschluss daran Anwendungsszenarien festzulegen, in denen bei einem gegebenen Budget schnell ein deutlicher Fortschritt erzielt werden kann. Überall dort, wo bislang manuelle Abläufe dominieren, ließen sich durch eine Automatisierung Liege- und Durchlaufzeiten deutlich verringern.

Eine Studie des Marktforschungsunternehmens Forsa fand heraus, dass 78 Prozent der befragten Entscheider mit eGovernment interne und externe Arbeitsabläufe beschleunigen konnten. Durch eine digitale Verknüpfung unterschiedlicher Objekte erhielten Anwender eine ganzheitliche Sicht auf relevante Informationen. Als Ergebnis stünden mehr Kapazitäten für die eigentlichen fachlichen Tätigkeiten und die Behandlung von Sonderfällen zur Verfügung.

2. Arbeitsabläufe effizienter gestalten

Strategisch biete es sich laut CGI an, in einem ersten Schritt die Herausforderungen anzugehen, bei denen am schnellsten für Mitarbeiter – und zumindest auf kommunaler Ebene auch für Bürger – Erfolge zu erzielen sind. Bei komplexen, mehrere Verwaltungsstufen und längere Zeiträume umfassenden Arbeitsabläufen sollten die aktuellen Verfahren analysiert und effizientere Alternativen entwickelt werden.

Ein wichtiger Ansatzpunkt bestehe darin, zunächst einmal die aktuell implementierten Abläufe zu analysieren und dokumentieren. Das sorge für Transparenz. Im nächsten Schritt gehe es darum, wie die Arbeitsabläufe, beispielsweise mit Hilfe der eAkte, beschleunigt sowie eine revisions- und manipulationssichere Dokumentenablage aufgebaut werden können

3. Integration in die vorhandene IT-Landschaft

In den Verwaltungen ist über die Jahre hinweg eine oftmals heterogene IT-Landschaft entstanden. Einige Behörden hätten laut CGI vor zehn bis 15 Jahren erste eAkte-Lösungen eingeführt, die jetzt nach und nach erneuert oder ganz ersetzt werden müssten. In einigen Fällen müssten neue Lösungen an vorhandene ältere Inseln angebunden werden.

Gute Voraussetzungen lägen vor, wenn in den Fachteilungen mit Microsoft-Office-Produkten gearbeitet werde – dann ließen sich Lösungen, die beispielsweise auf der Content- und Dokumentenmanagement-Plattform „SharePoint“ aufsetzen, einfacher integrieren. Vielfach müssten auch die Fachverfahren, und damit die Spezialsoftware der Öffentlichen Verwaltung, eingebunden oder auch Scanstraßen angesteuert werden.

4. Auswahlkriterien definieren

Eines der wichtigsten Auswahlkriterien ist laut CGI die Modularität. Demnach sollte eine Lösung nach dem Lego-Prinzip aufgebaut sein, damit sie erstens reibungslos in vorhandene Systemlandschaften eingebaut werden und zweitens nahtlos erweitert werden könne. Durch die Modularität sei sichergestellt, dass alle Komponenten für individuelle Lösungen einzeln ausgewählt, konfiguriert, angepasst oder erweitert werden könnten. Verwaltung und Betrieb würden sich laut CGI vereinfachen, wenn die Lösung Cloud-fähig sei und über einen Browser gestartet werde. Die Cloud-Fähigkeit bedeute auch, dass sie in einem hochsicheren Gebietsrechenzentrum oder bei einem zertifizierten Cloud-Provider untergebracht sei.

In jedem Fall müsse eine Lösung revisionssicher sein, weil nur so die Compliance langfristig gewährleistet sei. Hohe Skalierbarkeit stelle schließlich sicher, dass eine Lösung auch künftigen Anforderungen gewachsen sei — dies sei insbesondere vor dem Hintergrund rasch wachsender Datenmengen, auch im Bereich der Öffentlichen Verwaltung, von großer Bedeutung.

Noch viel Potenzial übrig

„In Anbetracht der Tatsache, dass der Anteil elektronischer Rechnungen noch immer weniger als zehn Prozent des gesamten Volumens beträgt, lassen sich alleine durch Steigerung dieses Anteils die Prozesse in der Öffentlichen Verwaltung deutlich effizienter und kostengünstiger gestalten“, kommentiert Joao Baptista, President Eastern, Central and Southern European Operations bei CGI. Diese Tatsache allein sollte laut Baptista Grund genug sein, um in die Modernisierung der in der Öffentlichen Verwaltung eingesetzten IT-Systeme zu investieren.

Einer Studie der Goethe-Universität in Frankfurt zufolge würden in Deutschland jährlich 32 Milliarden Rechnungen und Kassenbelege ausgedruckt, kuvertiert und per Post verschickt, davon rund 120 bis 140 Millionen in der Öffentlichen Verwaltung. Viele davon würden zur weiteren Bearbeitung wieder manuell in Backendsystemen erfasst. „Das ist zehn Mal so teuer wie der elektronische Rechnungsaustausch“, so Baptista abschließend.

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