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Employee Central optimiert das Personalwesen von KMUs Transparente Personalstrukturen aus der Cloud

Autor / Redakteur: Stefan Schüttelkopf (und Petra Adamik) / Florian Karlstetter

Cloud Computing ist inzwischen auch im Mittelstand und bei kleineren Unternehmen angekommen. Zweifel hinsichtlich der Sicherheit von Unternehmens- und Personaldaten sind in den Hintergrund getreten. Seriöse Provider setzen bei der Datensicherheit und beim Zugriffsschutz hohe Standards.

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Personalwesen as a Service: Voraussetzungen, Anforderungen und Vorteile.
Personalwesen as a Service: Voraussetzungen, Anforderungen und Vorteile.
(© stokkete - Fotolia.com)

Dadurch wird das Betreibermodell für immer mehr Geschäftsbereiche zu einer attraktiven Alternative zum klassischen Unternehmens-Computing.

Der ortsunabhängige Zugriff auf Daten und die grenzenlose Zusammenarbeit mit Kollegen oder anderen Unternehmen machen das Cloud Computing immer attraktiver. Das Modell erlaubt zudem die schnelle und bedarfsgerechte Nutzung von Ressourcen und Applikationen bei überschaubaren Kosten.

Lösungen, die ursprünglich nur für große Unternehmen in der Cloud zur Verfügung standen, werden inzwischen auch für den Markt der kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) adaptiert. Anwenderbefragungen und Analysen belegen, dass es sich auch für KMUs rechnen kann, organisatorisch aufwändigere Geschäftsbereiche, beispielsweise das Personalwesen, in die Cloud zu verlagern. Dadurch lassen sich Abläufe organisatorisch straffen, ohne dass in komplexe und kostenaufwändige Ressourcen investiert werden muss. Das entlastet die Personalabteilung, erhöht die Effizienz und schafft Transparenz.

Voraussetzung für ein erfolgreiches Personalwesen in der Cloud sind neben einer hohen Integrität des Providers auch dessen Maßnahmen zum Datenschutz, sichere Authentifizierungsroutinen sowie ein mehrstufiges Sicherheitskonzept für sämtliche Personal- und Unternehmensdaten. Darüber hinaus steht und fällt ein schlüssiges Konzept für ein erfolgreiches Personalwesen in der Cloud mit einer modernen Software, die sich individuell an die Anforderungen von Unternehmen anpassen und bei Bedarf problemlos modifizieren lässt.

Personalwesen as a Service

Ein Beispiel für eine solche Applikation ist die Cloud-Lösung SuccessFactors Employee Central von SuccessFactors, einem SAP-Unternehmen, die bereits seit mehreren Jahren in großen Unternehmen erfolgreich zum Einsatz kommt. Mittlerweile liegt auch eine Lösung vor, die sich an den Anforderungen von KMUs orientiert. SuccessFactors bietet seinen Kunden attraktive Cloud-basierte Business Execution-Software. Mit seinen Cloud-Lösungen unterstützt das Unternehmen seine Kunden bei der Strategie, der Teamarbeit und der Bewertung von Mitarbeiterleistungen sowie beim Lernmanagement. Die Anwendungssuite wird in mehr als 168 Ländern und in 35 Sprachen genutzt.

Zum Portfolio des Anbieters gehört mit SuccessFactors Employee Central eine SaaS Lösung, die alle Standorte, Kostenstellen, juristische Einheiten und beliebige Mitarbeitertypen einbinden kann. Durch die Erfassung von Personal- und Talentdaten lassen sich beispielsweise detaillierte Mitarbeiterprofile erstellen. Dabei werden auch persönliche Skills und Talente dargestellt, was es ermöglicht, Mitarbeiter an den Unternehmenspositionen einzusetzen, an denen sie sich und ihre persönlichen Erfahrungen sowie ihre Qualifikationen punktgenau einbringen können.

Die notwendigen Analysen werden durch die Korrelation der Personaldaten ermöglicht. Einfache Verknüpfung mit Cloud-basierten Apps vereinfachen die Arbeitszeit-, Anwesenheits- und Leistungserfassung.

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Ein wesentliches Element für den Erfolg von SuccessFactors Employee Central liegt nach Einschätzung von Dr. Nikolaus Krasser, Vorstandsmitglied bei Pentos, im besonders ausgefeilten Sicherheitsmanagement, mit dem SuccessFactors seine Lösung ausgestattet hat. Dazu gehören, neben dem klassischen Informations- und Datenschutz, die einfache Konzeption maßgeschneiderter Sicherheitsmaßnahmen ebenso wie ein Notfall-, Patch- und Änderungsmanagement.

Die Einhaltung europäischer Datenschutzgesetze ist integriert, darüber hinaus wurde die Software nach ISO-Standards zertifiziert, um einen zusätzlichen Nachweis für die qualitative und sichere Erbringung von Services zu garantieren und Cloud-Nutzern eine Orientierungshilfe zu geben.

Konzentration auf das Kerngeschäft

Das Personalwesen gehört in der Regel nicht zum Kerngeschäft von KMUs. Die Abläufe sind meist mit einem hohen administrativen und zeitlichen Aufwand verbunden. Mit einer Cloud-basierten Personallösung lassen sich erhebliche Rationalisierungseffekte nutzen. Die Vorteile einer solchen Lösung liegen auf der Hand:

  • mehr Transparenz
  • eine zentrale Informationsplattform
  • Systemzugang über zahlreiche unterschiedliche Endgeräte
  • einfache Bedienbarkeit
  • Manager-Selfservice
  • Mitarbeiter-Selfservice
  • Optimierung von Prozessen
  • verbesserte Datenqualität

Darüber hinaus haben Befragungen bei Nutzern gezeigt, dass der Einsatz moderner Technologien die Motivation der Mitarbeiter steigert und gleichzeitig ein Trainingseffekt entsteht, der sich insgesamt positiv auf die Effizienz und Produktivität auswirkt.

Service-Qualität ist entscheidend

Für den Erfolg einer Cloud-basierten Personalsoftware sowie den Grad der Akzeptanz sind die Servicequalität des Cloud-Providers sowie im Bedarfsfall auch die Bereitschaft und Schnelligkeit des Supports von entscheidender Bedeutung. Die Cloud-Lösungen müssen sich dabei am Qualitätsniveau lokal installierter Anwendungen messen lassen. Das gilt besonders dann, wenn eine bestehende Anwendung durch eine Cloud Applikation abgelöst werden soll.

„Für den Erfolg einer Cloud-basierten Personalsoftware ist es auch essentiell, dass Planung und Implementierung von einem professionellen Partner begleitet werden", weiß Krasser aus jahrelanger Erfahrung mit solchen Projekten. „Gerade bei KMU-Kunden ist häufig nur rudimentäres IT-Wissen vorhanden, was die Einführung von Lösungen nicht ganz einfach macht. Darum sollte ein verlässlicher Partner so eine Cloud-Implementierung begleiten, denn dabei geht es nicht um eine Lösung von der Stange, sondern unabhängig von der Komplexität eines Projektes um Maßarbeit."

Eigene Ressourcen schonen

„SuccessFactors Employee Central ist ein Software as a Service Modell in einer Public Cloud", charakterisiert Krasser die Lösung. "KMUs können ihre Kosten damit deutlich reduzieren, da vom Hersteller der fertige Service inklusive Hardware und Wartung gekauft wird." Allerdings sollten sich KMUs vor der Installation auch bewusst machen, dass die bisher gewohnten Kontrollmöglichkeit der eigenen IT durch ein vertragliches Regelwerk mit dem Provider der Public Cloud ersetzt werden.

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Im Frontend-Bereich steigt die Flexibilität von Anwenderunternehmen, die SuccessFactors Employee Central nutzen. Anwender der Personalsoftware können mit beliebigen Endgeräten, beispielsweise PCs, Smart Phones sowie Tablets oder Notebooks auf die Software zugreifen. Gerade in kleineren Unternehmen ohne eigene IT-Kompetenz wird positiv registriert, dass der Cloud-Provider SuccessFactors den kompletten Benutzerservice für seine Lösung übernimmt und den Anwendern bei Problemen zeitnah die notwendige Unterstützung gibt.

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Infrastructure as a Service (IaaS)

Dieses Modell ermöglicht die Nutzung von Rechnerinfrastruktur nach Bedarf und ist ein Gegenmodell zur klassischen Hardwareinvestition. Die Verantwortung über die Installation und Ausführung liegt beim Cloud-Nutzer, den Betrieb der Hardware übernimmt der Provider.

Platform as a Service (PaaS)

Der Provider einer Platform as a Service stellt eine komplette Infrastruktur in Form einer Laufzeit- oder Entwicklungsplattform mit standardisierten Schnittstellen zur Verfügung. Der Nutzer hat keinen Zugriff auf die Ebenen – wie Betriebssystem oder Hardware. Er kann auf der Plattform eigene Anwendungen laufen lassen.

Software as a Service (SaaS)

Dabei werden Applikation über das Internet bezogen, wobei Infrastruktur-Ressourcen und Applikationen in einem Paket bereitgestellt werden. Der Cloud-Nutzer mietet keine Software, sondern bezieht einen kompletten Anwendungsservice. Dabei wird vom Nutzer nur der Service abgenommen, den er tatsächlich benötigt. Eine Ausweitung der Dienstleistung um weitere Module oder neue Applikationen ist problemlos möglich.

Everything as a Service (XaaS)

Hierbei werden alle "as a Service Modelle" gekoppelt und genutzt. Durch das wachsende Interesse an der Cloud und an Komplettleistungen ist XaaS inzwischen sehr erfolgreich.

„Ein wesentlicher Vorteil von SuccessFactors Employee Central ist für die meisten Anwender der flexible Zugang", berichtet Krasser. "Im Gegensatz zu den klassischen On Premise-Lösungen ist die Cloud-basierte Anwendung überall dort verfügbar, wo es einen Internetzugang gibt."

Punkten kann die Cloud-basierte Personalsoftware bei den Anwendern auch durch die Verwendung von Standards sowie durch ihre einfache Installation. Demgegenüber sind viele On Premise-Lösung aufwändig in der Implementierung und Pflege, wodurch die Betriebskosten deutlich über denen der Cloud-Lösung liegen.

Mehr Effizienz bei weniger Aufwand

Die wesentliche Anforderung, die KMUs an eine Cloud-basierte Personalsoftware wie SuccessFactors Employee Central haben, ist die Optimierung ihrer Prozesse sowie eine Verringerung des administrativen Aufwands. Die Kostenersparnis respektive die geringeren Investitionskosten spielen in Befragungen eine eher untergeordnete Rolle.

Der Autor, Mag. Stefan Schüttelkopf, MSc, ist Revisor bei der EVN AG, der größte Strom-, Gas und Wärmeversorger in Niederösterreich.
Der Autor, Mag. Stefan Schüttelkopf, MSc, ist Revisor bei der EVN AG, der größte Strom-, Gas und Wärmeversorger in Niederösterreich.
(© Stefan Schüttelkopf)
Erste Erfahrungswerte mit Installationen von SuccessFactors Employee Central im Umfeld von KUMs haben gezeigt, dass nach der Einarbeitungsphase der Zeitaufwand für die Erstellung administrativer Berichte, Fachberichte und strategischer Berichte merklich sinkt. In manchen Fällen konnten Reduzierungen um bis zu 50 Prozent erzielt werden. Das ist laut Krasser auch darauf zurückzuführen, dass SuccessFactors Employee Central einen Mitarbeiter- und Management-Selfservice anbietet, der die Personalabteilung deutlich entlastet.

Nathalie Parent, SVP HR bei hybris, einem SAP-Unternehmen, schätzt die Zeitersparnis bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung: „Seit über zweieinhalb Jahren arbeitet hybris nun mit SuccessFactors EC. Das Programm war einfach zu implementieren und intuitiv zu erlernen. Als schnell wachsendes Unternehmen mit Mitarbeitern rund um den Globus war es obligatorisch, dass das System von Start weg einwandfrei funktioniert. Das Compensation Planning Modul erlaubte es uns, die komplette Gehaltsplanung für das gesamte Unternehmen in nur drei Wochen abzuschließen; ein signifikanter Zeitgewinn, der uns Freiraum für andere strategische HR-Programme verschaffte. Unser Management schätzt es besonders, nun schnell und einfach auf Arbeitsabläufe zugreifen zu können und per Smartphone oder Tablet zu kommunizieren und so das Geschäft jederzeit am Laufen halten zu können. Als Kernstück unseres Talent-Managementprozesses ist SuccessFactors EC eine leistungsstarke und zugängliche Lösung, die es erlaubt, uns auf einzelne Personen zu konzentrieren und gleichzeitig eine Belegschaft auf Weltniveau aufbauen.“

Zusammenfassend ergänzt Krasser: „Aus unserer bisherigen Erfahrung können wir bestätigen, dass sich durch die Implementierung von SuccessFactors Employee Central für KMUs eine deutliche Effizienzsteigerung im Personalwesen erzielen lässt".

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