Cloud oder nicht Cloud? Oder doch nur diese nicht?

TBM und Apptio - mit ausgefeilten Methoden zu klaren Kostenstrukturen

| Autor / Redakteur: Ariane Rüdiger / Ulrike Ostler

Mit einem komplexen Datenmodell erleichtert Apptio das IT-Kosten-Management
Mit einem komplexen Datenmodell erleichtert Apptio das IT-Kosten-Management (Bild: gemeinfrei Pixabay / Pixabay)

Das IT-Kosten-Management wird durch die Cloud nochmals um eine Dimension komplexer. Technology Business Mangement (TBM) ist eine wichtige Methodik, um diese Aufgabe zu lösen. Apptio, dessen Cloud-Services auf TBM basieren, rief nun Mitglieder des TBM Council zu einer Konferenz in Frankfurt zusammen. Dort drehte sich alles um die digitale Transformation und wie IT-Kostentransparenz dabei hilft.

Rund 50 IT-Manager, die dem TBM-Council angehören, kamen Mitte Mai nach Frankfurt zum von Apptio, einem Gründungsmitglied der Vereinigung, veranstalteten „TBM Executive Strategy Forum Summit“. Dort diskutierten sie ihre Erfahrungen mit der IT-Kostenrechnung mittels TBM und den Apptio-Services.

Das TBM Council wurde 2012 unter anderem von Apptio - heute beratend für die Organisation tätig - gegründet, um Methoden für das betriebswirtschaftliche Finanz-Management der im Unternehmen genutzten IT-Technik zu entwickeln. Der Vereinigung gehören heute weltweit rund 8.500, meist große Unternehmen unterschiedlicher Branchen an. Das Council hat eine Taxonomie aufeinander aufbauender IT-Services für eine generische IT-Wertschöpfungskette und einen Zertifizierungsprozess für TBM-Spezialisten entwickelt.

Apptio kauft zu

In Frankfurt berichtete Apptio-CEO Sunny Gupta über aktuelle Entwicklungen und bevorstehende Produktweiterentwicklungen: Noch in diesem Jahr können Apptio-Nutzer von neuen Funktionen wie Vendor Lifecycle Modellierung, Cloud-Planung, Cloud-Chargeback, Investitions- und Teamplanung oder Kapitalisierung der Workforce profitieren.

Sunny Gupta, CEO und Mitgründer von Apptio, erklärt den Besuchern des TBM Executive Strategy Forum in Frankfurt die neue Rolle der IT
Sunny Gupta, CEO und Mitgründer von Apptio, erklärt den Besuchern des TBM Executive Strategy Forum in Frankfurt die neue Rolle der IT (Bild: Rüdiger)

Um die eigenen Cloud-Fähigkeiten zu verstärken, hat Apptio gerade ein Kaufangebot für Cloudability, einen Spezialisten für das Finanz-Management von Multicloud-Umgebungen (FinOps), unterbreitet. Der Kauf solle die eigenen Fähigkeiten auf diesem Gebiet stärken, führt Peter Schoepf aus, der seit rund einem Jahr für den Geschäftsaufbau im deutschsprachigen Raum und Osteuropa zuständig ist. In München, von wo aus Schöpf arbeitet, gibt es mittlerweile die zweite von zwei deutschen Niederlassungen; die erste befindet sich in Frankfurt am Main.

FinOps für die Cloud

Bei Cloud-Themen hat sich Apptio bereits im Herbst 2018 durch den Aufkauf von Fitted Cloud, einem Spezialisten für die Cloud-Optimierung mittels ML-Algorithmen, verstärkt. Ebenfalls 2018 wurde die 2007 gegründete Apptio von dem Finanzinvestor Vista Equity für 1,94 Milliarden Dollar aufgekauft und von der Börse genommen, wohl um die weitere Expansion außerhalb von Börsenturbulenzen finanziell abzusichern. Das Ergebnis für 2018 lag bei über 230 Millionen Dollar.

Der potentielle Bedarf nach FinOps-Lösungen ist groß. „Die meisten Unternehmen erledigen die IT-Kostenrechnung und ähnliche Aufgaben noch mit Excel“, berichtete Klaus Fochler, der mit seinem Zwölf-Personen-Beratungshaus Dr. Fochler & Company Kunden bei der IT-Kostenermittlung mittels Apptio-Tools unterstützt. Das sei aber angesichts der steigenden IT-Komplexität schlicht nicht mehr ausreichend.

Fochler hat, bevor er sich für Apptio als Kooperationspartner entschied, mit seinem Team 20 am Markt erhältliche Tools bewertet. Entscheidend war für ihn letztlich die feingranulare Analyse und taxonomische Einordnung auch der entlegensten Kostenquellen, die Apptio mit „Apptio TBM Unified Model“ (Atum) leiste, einem Datenmodell, das auf TBM-Verfahren basiert.

Apptio bedient vor allem große Unternehmen

Wer jährlich mehr als 50 Millionen Euro IT-Kosten generiert, ist ein potentieller Kunde für Apptio. Kunden beziehen Servicemodule aus der Cloud, die nach einem Prozentsatz vom IT-Budget abgerechnet werden. Ihnen liegt Atum zugrunde. Unternehmensindividuell angepasst werden die Servicemodule mit „TBM Studio“. Die Software hilft bei Datenimport und -zuordnung zum Modell, die Parametrisierung des Modells und die Definition von Reports.

Einsetzbar sind Apptios TBM-Servicemodule beispielsweise für die Preisgestaltung, Make-or-Buy-Entscheidungen, Entscheidungen zur Cloud-Migration, für die Ermittlung des Wertbeitrags einzelner IT-Apps oder -Services fürs Unternehmen, Entscheidungen bezüglich Weiterführung bestehender oder Innovation in neue Technologien, den Anbietervergleich oder das Branchen-Benchmarking. Auch gestrandete Kapazitäten lassen sich damit entdecken und ihre Kostenauswirkungen sichtbar machen.

„Zukäufe verstärken unsere Cloud-Kompetenz“, Peter Schoepf ist Regional Vice President CE für den Geschäftsaufbau im deutschsprachigen Raum und Osteuropa zuständig
„Zukäufe verstärken unsere Cloud-Kompetenz“, Peter Schoepf ist Regional Vice President CE für den Geschäftsaufbau im deutschsprachigen Raum und Osteuropa zuständig (Bild: Rüdiger)

Zur Echtzeit-Datengewinnung vernetzt das Unternehmen seinen Service direkt mit den betriebswirtschaftlichen Applikationen wie SAP oder Oracle. Über entsprechende Schnittstellen laden sie dann die gewünschten Daten automatisch und vom Kunde gewünschtem Zeitrhythmus an der richtigen Stelle in das Atum-Modell, wo die einzelnen Services auf sie zugreifen.

Einsparungen finanzieren die digitale Transformation

Das eingesparte Geld stecken die Kunden häufig in wichtige neue Projekte, die meist der digitalen Transformation dienen. Zum Prozess der digitalen Transformation und seiner Handhabung lieferte Sean Kearns, Editorial Director von „Financial Times Focus“, interessante Daten aus einer Erhebung bei mehr als 500 Unternehmen unterschiedlicher Branchen aus zwölf Ländern mit Umsätzen über 500 Millionen Euro.

  • 58 Prozent der Unternehmen entwickeln danach ihre IT- und Digitalisierungsstrategie laufend weiter, 37 Prozent tun dies nur, wenn es konkrete Anlässe gibt.
  • Teilt man die Teilnehmer nach ihrer Risikoneigung, dann haben 82 Prozent der Risikobereiten bereits erfolgreiche Pilotprojekte durchgeführt, gegenüber 67 Prozent bei den eher risikoscheuen Firmen.
  • Die wichtigsten Prioritäten beim IT-Management sind Automatisierung der IT (34 Prozent), Daten-Management und das Erstellen einer Investitions-Roadmap (jeweils 24 Prozent).

Unterschiedliche Sichten auf die IT

Von den Befragten konstatieren je nach Funktionsgruppe (Infrastruktur und Betrieb, IT, Finanzen) zwischen 13 und 33 Prozent, es gebe zu wenig Verständnis dafür, wie neue Technologien die digitale Transformation beeinflussten. Verantwortungssphären würden durch die transformatorischen Vorgänge eher verwischt, äußern 40 Prozent der IT- und 57 Prozent der Finanzmanager.

47 Prozent geben an, dass im Rahmen der Transformation die Unterschiede zwischen der Sicht der IT- und der Finanzverantwortlichen deutlicher würden. „Beide Bereiche rücken dichter zusammen, dadurch entsteht mehr Spannung“, sagte Kearns. Dabei sagen 37 Prozent, dass CIO und CFO besonders unterschiedliche Sichten auf die Investition in neue digitale Produkte hätten.

Gegen solche Kommunikationsprobleme hilft am besten eine klare Informationsbasis. Das konstatierte beispielsweise Jason Goddard, Group Vice President und Head of Country Infrastructure bei ABB. „Die IT kann mit geeigneten Tools wie denen von Apptio wenigstens genau belegen, wie die Kosten von Applikationen entstehen.“

Ein Kriterienkatalog für die Cloud-Auswahl

Wichtig ist das unter anderem, wenn es darum geht, eine Applikation in die Cloud zu verlegen. Denn häufig scheint die Cloud billiger als sie wirklich ist, und auch die preislichen Unterschiede zwischen einzelnen Providern sind beträchtlich. Damit hat sich im Detail Scott Feuless beschäftigt.

Feuless hat 56 Kriterien und ein Bewertungsschema entwickelt, anhand dessen sich die Cloud-Services unterschiedlicher Anbieter miteinander vergleichen lassen. Sein Buch zu diesem Thema („Cloud Service Evaluation Handbook“) ist bei Amazon erhältlich.

„Man muss seine Applikation sehr genau kennen, um zu wissen, wo man sie sinnvollerweise am besten unterbringt“, sagt er. Auch scheinbar gleiche Services seien nämlich mitnichten gleich, sondern in der Regel im Detail je nach Provider unterschiedlich, so dass sich eine Applikation möglicherweise gar nicht ohne Weiteres verlagern lässt.

„Im Grunde ist, da sich Open Stack nicht durchsetzen konnte, jede Hyperscaler-Cloud eine proprietäre Umgebung“, sagt er. Anwender, die mit viel Optimismus in die Cloud gestartet seien, endeten häufig mit steigenden Kosten – on premise und in der Cloud. Dabei sollten zumindest die On-Premises-Kosten deutlich sinken, wenn Unternehmen in die Public Cloud umsteigen.

Digitale Transformation bei Boehringer Ingelheim

Ein Anwender, der Apptio-Services für die finanzielle Bewertung des gesamten IT-Tagesgeschäfts einsetzt, ist das Pharma-Unternehmen Boehringer Ingelheim. Die IT-Transformation geht die Organisation unter anderem durch spezielle Transformations- IT-Teams und ein internes Digital Lab, Bi-X, mit 50 Mitarbeitern an.

„Die Transformationsteams sollen Manager wie mich proaktiv unterstützen, BI-X bringt neue Ideen bis zu einem ersten funktionierenden Basisprodukt, dem 'Minimal Viable' Product“, sagt er. „Das ramp up übernimmt die IT.“ In jeder IT-Funktion werden zwei bis drei Mitarbeiter für die Teams ausgewählt und durch ein Value Management Office gesteuert.

Um die Mittel für die Transformation aufzubringen, speckt die IT unter anderem ab. Die Zahl der Applikationen – 2013 waren es noch 3.000 - soll bis 2021 auf 1.000 schrumpfen. Dazu kommen automatisierte Prozesse und ein zentralisierter App-Support. Das IT-Budget wird global verwaltet, Verantwortung, beispielsweise für Apps oder Services, sind von Ende zu Ende beim jeweiligen Team gebündelt.

Aus CIOs werden Service-Broker und Ideengeber

Davon, dass der CIO im Cloud-Zeitalter eine aussterbende Spezies ist, zeigten sich viele der Referenten überzeugt. Die vorherrschende Meinung: Aus dem CIO heutiger Prägung wird ein Service-Broker und Ideengeber, der neue Ideen für Digital Business entwickelt sowie strikt nach den Kriterien ökonomischen Gesamtnutzens Applikationen und Projekte aufsetzt, dekommissioniert oder auf die jeweils günstigste Plattform migriert.

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