IT-Trends und die nötige Anpassung auch in kleinen Unternehmen (2)

Strategien und Konzepte für erfolgreiches Daten-Management

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Fazit

Die in vorangegangenen Abschnitten genannten Strategien und Konzepte ergeben zusammen mit den aktuellen Zahlen für Server, Clients, User, Speicherplatzbedarf und Wachstumstrends sowie Gerätearten und Applikationen (Lizenz-Management) die Eckwerte für eine zentrale Planung der IT-Systemlandschaft.

Diese umfasst neben der schon genannten IT-Strategie die Planung der RZ-Lokalität und die Entscheidungen über ein Backup-RZ, den Einsatz der Virtualisierung, der Storagelösung oder die Nutzung von Cloud Services.

Konkrete Anforderungen sind unbedingt nötig

Um einen integrierten Ansatz sicherstellen können, müssen die Anforderungen konkret und messbar formuliert sein. Neben einer IT-Strategie, welche messbare Ziele enthält, müssen die Grob- und Fein-Planung Eckwerte (Zahlen) für die zukünftige IT-Landschaft und ihre Kennzahlen enthalten.

Grundlagen der IT-Planung sollten sein:

  • Ausrichtung an der Unternehmensstrategie
  • Prozessorientierung
  • Complianceeinhaltung und -prüfung (gesetzliche, behördliche, Unternehmens-Richtlinien, Verordnungen wie EnEV 2007 (Energiesparverordnung), gültig seit 01.10.2007 und EEWärmeG (Erneuerbare Energien Wärmegesetz))
  • Standardisierung und Konsolidierung der Hard- und Software
  • Einsatz neuer Technologien
  • Nicht zu unterschätzen ist der Wandel in der Organisationstruktur von Unternehmen und der damit verbundene Schulungsaufwand im Personalbereich. Die Teams besonders die IT-Teams müssen den richtigen Mix aus technischen KnowHow und organisatorischen Fähigkeiten (Service und Prozesse) mitbringen.

Weiterhin ist zu beachten, das bei der Durchführung von großen IT-Projekten neben externer Unterstützung ca. 30 -50 Prozent des Manpower durch das Unternehmen bereit zu stellen ist. Dieser Aufwand darf im Vorfeld eines Projektes nicht unterschätzt werden, da die Organisationsstruktur der Unternehmen über derartige Reserven in der Regel nicht verfügt.

Die Projektvorbereitung muss alle Dokumente und Zahlen für eine gesicherte Entscheidungsfindung liefern:

  • Zieldefinition, Beschreibung des IT-Projekts, Abgrenzung des Problembereichs,
  • Lösungsumfang (Randbedingungen, geplante Technologien, technische Machbarkeit, grundsätzliche Sicherheitsanforderungen)
  • Projektorganisation (inkl. Gremien Datenschutzbeauftragter und Betriebsrat zum Beispiel
  • Ressourcenplanung (Übersicht über alle erforderlichen Ressourcen intern und extern mit Qualifikation)
  • Investitions- und Kostenplan mit Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
  • Terminplan
  • Risikoanalyse (Projektrisiken, Risiken im Zusammenhang mit dem Einsatz des geplanten Verfahrens oder Dienstes).

Erst wenn diese Dokumente geprüft und die Entscheidung für das Projekt gefallen ist, kann die Lösungs- und Anbieterauswahl starten.

Die Projektdurchführung muss entsprechenden dem Projektumfang nach anerkannten Projektmanagementregeln (PMI®, PRINCE 2, International Project Management Association (IPMA), Unified Project Management® Methodology (UPMM™), SCRUM) erfolgen.

Auch in KMU sollten hier nicht zu viele Kompromisse gemacht werden, da hier die Projektinvestitionen im Vergleich zum Unternehmen häufig erheblich größer als bei Konzernen ist. Damit ist auch das Projektrisiko viel größer. Wichtig ist, das Projektberichtswesen so zu definieren, dass das Unternehmen als Auftraggeber immer über die nötigen Informationen verfügt und die Entscheidung und den Projektablauf in der Hand behält.

Ein unklares Kosten-Nutzen-Verhältnis sowie begrenzte Ressourcen und Kompetenzen (inhouse) sind weitere wichtige Hürden für die Umsetzung integrierter IT-Projekte.

Trotzdem muss gesagt werden, dass die Geschäftschancen durch den Einsatz neuer Technologien erheblich steigen und jede Zentralisierung die Transparenz erhöht und damit Optimierungsmöglichkeiten eröffnet.

Die Autorin

Dr. Daniele Fiebig. freiberufliche IT-Beraterin.

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