Viele Methoden zum Lizenzabgleich – und doch kein Durchblick Softwarelizenzoptimierung ist mehr als Lizenz-Compliance

Autor / Redakteur: Vincent Brasseur, Flexera Software* / Elke Witmer-Goßner

Der Compliance-Nachweis bei Softwarelizenzen stellt Unternehmen manchmal vor Herausforderungen. Denn einige der üblichen Lizenzvermessungen sind recht schwierig zu handhaben und führen auch nicht immer zum gewünschten Ergebnis.

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Der gute Vorsatz, sich über die in einem Unternehmen verwendeten Softwarelizenzen und Nutzungsberechtigungen einen vollständigen Überblick zu verschaffen, stößt trotz zahlreicher Hilfsmittel am Markt meist an seine Grenzen.
Der gute Vorsatz, sich über die in einem Unternehmen verwendeten Softwarelizenzen und Nutzungsberechtigungen einen vollständigen Überblick zu verschaffen, stößt trotz zahlreicher Hilfsmittel am Markt meist an seine Grenzen.
(Bild: Flexera)

Für einfach strukturierte – beispielsweise gerätebasierte – Lizenzen scheint das Vorgehen klar auf der Hand zu liegen: Die Lizenz-Compliance wird durch einen Vergleich der Lizenz-Berechtigungen mit den verbrauchten Lizenzen festgestellt. Besitzt ein Unternehmen mehr Berechtigungen als es verwendet, dann wahrt es die Compliance für diese Lizenz. Viele sind davon überzeugt, dass es für die meisten älteren Softwareprogramme tatsächlich der einfachste Weg ist, die Anzahl der Installationen eines bestimmten Softwareproduktes zu zählen und diese mit den eingekauften Lizenzen abzugleichen.

Aber in Wirklichkeit kann selbst dieser rudimentäre Prozess für einen Compliance-Nachweis – nur gerätebasierte Lizenzen und ohne Berücksichtigung von Produktnutzungsrechten für die Software – äußert schwierig zu organisieren sein. Moderne Lizenzmodelle – beispielsweise die IBM Processor Value Unit (PVU) – erschweren das Lizenzmanagement immens. Eine erste Hürde dafür ist das Wissen um die tatsächlichen Installationen. Unternehmen können unterschiedliche Werkzeuge – Lösungen für das Konfigurationsmanagement oder IT Service Management (ITSM) oder Identifikations- und Inventarisierungs-Tools – einsetzen, um einen nahezu vollständigen Überblick von den Installationen auf jedem einzelnen Gerät zu erhalten.

Die Schwächen vieler Tools

Alle diese Werkzeuge können die installierten Softwareprodukte identifizieren – jedoch nur zu einem gewissen Grad. Einige haben immer noch Probleme, neue Service Packs und Releases von den Softwareherstellern zu erkennen. Andere übersehen Unterschiede in Produktpaketen für unterschiedliche Regionen oder Sprachen. Eine dritte Gruppe kann nicht die genauen Editionen, Suites oder Bundles der einzelnen Softwaretitel identifizieren. Der Komplexitätsgrad des Lizenzmanagements wird zusätzlich erhöht, wenn im Unternehmen mehrere Identifikations- und Inventarisierungswerkzeuge eingesetzt werden, die unterschiedliche Softwareprodukte pro Gerät erfassen. Sofern diese Tools die Daten nicht aggregieren können, müssen an dieser Stelle die Ergebnisse der Inventarisierung manuell abgeglichen werden.

Virtualisierung ist eine weitere Herausforderung für das Softwarelizenzmanagement, die die meisten – wenn nicht alle – Unternehmen meistern müssen. Bei der Anwendungs- und Desktop-Virtualisierung müssen Unternehmen für gerätebasierte Lizenzen die Endgeräte, mit denen auf die Software zugegriffen wird, überwachen und nicht die Server im Rechenzentrum, auf denen die Anwendungen installiert sind. Zudem erschweren bestimmte technische Aspekte der Virtualisierung eine genaue Inventarisierung. Danach müssen die Daten der Anwendungs- und Desktop-Virtualisierungswerkzeuge extrahiert sowie normalisiert und anschließend mit den Installations- und Nutzungsdaten der virtualisierten Anwendung abgeglichen werden.

Der nächste wichtige Faktor sind die sogenannten Lizenzberechtigungen. Das bedeutet: Ein Kauf einer bestimmten Version eines Softwareprodukts erlaubt auch deren Nutzung. Beispielsweise gestattet der Kauf einer Lizenz für Microsoft Office Standard 2013 die Nutzung des zugehörigen Produkts. Über die Zeit haben Unternehmen sicherlich unterschiedliche Versionen desselben Produkts beschafft. Einige diese Zukäufe gewähren den Zugriff auf die aktuelle Version, wenn die Wartungs- und Updateverträge für die Software seit dem Lizenzkauf fortlaufend aktuell gehalten wurden. Viele Unternehmen setzen standardmäßig eine einzige Version des Softwareprodukts ein. Diese muss nicht immer die gekaufte sein. Beispielsweise ist oft noch Microsoft Office Standard 2010 der Unternehmensstandard und die aktuelle Version ist noch nicht ausgerollt. Aber gleichzeitig kann nur die Version 2013 gekauft werden. Unter gewissen Bedingungen erlaubt es Microsoft, eine frühere Version des gekauften Produkts zu installieren (beispielweise anhand eines Downgrade-Rechtes). Jeder Lizenzkauf erlaubt also den Zugriff auf eine oder mehrere Versionen des Produktes und dieser muss anhand des gekauften Lizenztypus und der damit eventuell verbundenen Wartung bewertet werden.

Die Bürden der Vergangenheit

Beschaffungsaufträge aus der Vergangenheit sind eine der größten Herausforderungen für das Erstellen eines exakten Lizenznachweises. Denn die Verträge müssen zunächst bearbeitet und die enthaltenen Berechtigungen erfasst werden, um diese schließlich mit den Softwarepositionen aus der Inventarisierung abzugleichen. Bevor die Installation oder die Nutzung der Software mit den Lizenzberechtigungen abgeglichen werden können, müssen Unternehmen unter Umständen sowohl bei der Inventarisierung als auch bei den Berechtigungen Daten aufwändig erheben, normalisieren und bewerten. Ist diese Arbeit erledigt, könnte man meinen, dass der Abgleich aller Produktkäufe mit den Produktinstallationen für den Nachweis der Lizenz-Compliance ausreicht. Das ist aber selten der Fall. Denn, wie bereits angemerkt, kann der Abgleich nicht 1:1 erfolgen, da die Lizenzkäufe nicht zwingend die gleiche Version des Produkts abdecken. Darüber hinaus kann es in mittleren und großen Unternehmen vorkommen, dass trotz aller Bemühen, auf eine einzige Version zu standardisieren, mehrere Versionen desselben Produkts verwendet werden.

Die Produktnutzungsrechte innerhalb der Lizenzrichtlinien – beispielsweise Zweitnutzungsrechte, Rechte für Mehrfachinstallationen oder Roaming-Rechte – sind meistens der Grund, warum Lizenznachweise, die auf dem bloßen Abgleich der Softwareinstallationen mit den Lizenzkäufen beruhen, ungenau sind. In solchen Fällen kaufen Unternehmen oftmals mehr Lizenzen als eigentlich benötigt werden. Werden die Produktnutzungsrechte berücksichtigt, sinkt normalerweise der Lizenzverbrauch und das Unternehmen erreicht eine punktgenaue und kostenoptimierte Lizenz-Compliance.

Der Unterschied liegt im Detail

Viele Werkzeuge behaupten, sie könnten anhand von Dashboards und Berichten dazu beitragen, die Softwarelizenz-Compliance nachzuweisen. Aber eine tatsächliche Softwarelizenzoptimierung lässt sich mit diesen Tools nicht umsetzen. Dafür benötigen Unternehmen leistungsstarke Speziallösungen, wie FlexNet Manager Suite von Flexera Software. Die Unterschiede umfassen mehrere wichtige Aspekte. Dazu zählen Identifikations- und Inventarisierungsmöglichkeiten in virtuellen Umgebungen, die genaue Erkennung von Produkt-Suiten und -Editionen, das Management von komplexen Lizenzmodellen und Möglichkeiten, Lizenzen auf Grundlage von Produktnutzungsrechten und Nutzungsanalysen zu optimieren.

Vincent Brasseur, Flexera Software.
Vincent Brasseur, Flexera Software.
(Bild: Flexera)
* Der Autor Vincent Brasseur ist Director Product Management bei Flexera Software.

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